Cách theo dõi sinh nhật trong Excel để tạo bảng tính chuyên nghiệp và trực quan

Trong công việc và cuộc sống, việc ghi nhớ ngày sinh nhật của đồng nghiệp, bạn bè hay khách hàng luôn là điều quan trọng để duy trì mối quan hệ. Tuy nhiên, nếu chỉ ghi nhớ thủ công hoặc viết ra giấy, bạn rất dễ bỏ sót những ngày đặc biệt này. Giải pháp đơn giản, hiệu quả và hoàn toàn miễn phí chính là theo dõi sinh nhật bằng Excel. Với Excel, bạn có thể dễ dàng tạo bảng tính quản lý ngày sinh, kết hợp công thức và định dạng có điều kiện để tự động nhắc nhở sinh nhật. 

Trong bài viết này, FPT Shop sẽ chia sẻ cho bạn cách theo dõi sinh nhật trong Excel, giúp bạn có bảng tính vừa chuyên nghiệp lại vừa trực quan.

Lợi ích khi theo dõi sinh nhật bằng Excel

Khi biết cách theo dõi sinh nhật trong Excel, bạn sẽ có thể nhận lại được rất nhiều lợi ích to lớn như sau:

• Không bao giờ quên sinh nhật quan trọng: Khi bạn nhập dữ liệu đúng và thiết lập công thức, Excel sẽ tự động nhắc bạn về những ngày sắp tới. Điều này giúp bạn không còn phải lo lắng về việc bỏ sót những dịp ý nghĩa. Nhờ Excel, mọi chương trình chúc mừng đều được chuẩn bị đầy đủ và đúng thời điểm.
• Nâng cao sự chuyên nghiệp và tình cảm trong công việc: Excel giúp bạn kiến tạo một bảng theo dõi sinh nhật chính xác và có hệ thống. Điều này không chỉ giúp bạn chăm sóc đồng nghiệp hay khách hàng tốt hơn, mà còn tạo thiện cảm, cải thiện quan hệ và xây dựng văn hóa tích cực trong tập thể.
• Tiết kiệm thời gian và giảm sai sót: Thay vì phải tìm từng danh sách, dò từng lịch hoặc ghi chú ngoài giấy, Excel sẽ giúp bạn tự động tính những ngày cần chú ý hay những sinh nhật sắp đến. Bạn chỉ cần nhập dữ liệu ban đầu, sau đó mọi thứ sẽ được thực hiện một cách tự động.
• Phù hợp cho cả cá nhân và doanh nghiệp: Dù bạn chỉ cần nhớ sinh nhật bạn bè hay cần theo dõi ngày sinh của toàn đội ngũ hay khách hàng, Excel đều đáp ứng được. Từ việc chăm sóc tinh thần đến xây dựng thương hiệu cá nhân hoặc chuyên nghiệp, công cụ này đều phát huy tác dụng.

Khi tạo một bảng theo dõi sinh nhật trong Excel, bạn thực sự đang tạo ra một “trợ lý ẩn” đáng tin cậy để nhắc bạn đúng dịp. Bạn sẽ không còn lo bỏ lỡ những khoảnh khắc đáng quý.

Các cách theo dõi sinh nhật trong Excel

Việc ghi nhớ ngày sinh thủ công dễ gây quên hay thậm chí gây phiền hà. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể giải quyết mọi vấn đề đó bằng một bảng theo dõi sinh nhật trong Excel. Dưới đây là các cách theo dõi sinh nhật trong Excel mà bạn có thể tham khảo.

Cách 1: Theo dõi sinh nhật hôm nay bằng công thức đơn giản

Đây là cách đơn giản và dễ nhất. Bạn chỉ cần nhập công thức kết hợp TODAY, MONTH, DAY và IF để Excel tự động hiển thị thông báo khi hôm nay trùng với ngày sinh nhật. Cách này rất phù hợp nếu bạn chỉ muốn nhắc nhanh ai có sinh nhật đúng ngày. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Bạn mở file Excel có danh sách họ tên và ngày sinh (đảm bảo cột ngày sinh được định dạng đúng là loại date). Sau đó, bạn chọn ô trống kế bên (ví dụ ô C2 và B2 là ô chứ ngày sinh), nhập công thức:

• =IF(MONTH(B2)=MONTH(TODAY()), IF(DAY(B2)=DAY(TODAY()), "Đã đến sinh nhật", ""), "")

(Trong đó, B2 là ô chứa ngày sinh)

Bước 3: Bạn nhấn Enter rồi kéo (Fill) công thức xuống các ô bên dưới để áp dụng cho toàn bộ danh sách. Khi đến ngày sinh của một người, hệ thống sẽ hiển thị dòng “Đã đến sinh nhật” như trong hình bên dưới.

Cách 2: Tính và hiển thị số ngày đến sinh nhật tiếp theo

Nếu bạn muốn quản lý từ sớm, không chỉ đúng ngày, bạn có thể dùng công thức để tính số ngày còn lại cho tới sinh nhật sắp tới. Nhờ đó, bạn có thể chủ động chuẩn bị quà, thiệp hoặc lên kế hoạch chúc mừng trước vài ngày.

Bước 1: Bạn chuẩn bị bảng có cột Ngày sinh (theo đúng định dạng ngày). Sau đó, bạn hãy chọn cột kế bên (cột “Số ngày đến SN”), nhập công thức:

• =IF((DATE(YEAR(TODAY()), MONTH(B2), DAY(B2)) - TODAY()) > 0, DATE(YEAR(TODAY()), MONTH(B2), DAY(B2)) - TODAY(), 365 + (DATE(YEAR(TODAY()), MONTH(B2), DAY(B2)) - TODAY()))

(Trong đó, B2 chứa ngày sinh.)

Bước 2: Bạn nhấn Enter và kéo xuống để áp dụng hàng loạt. Công thức này sẽ cho bạn biết còn bao nhiêu ngày nữa đến sinh nhật, dù đã qua năm này hay chưa.

Cách 3: Tô màu nổi bật người sắp đến sinh nhật

Để bảng tính sinh động và trực quan hơn, bạn có thể dùng tính năng Conditional Formatting. Excel sẽ tự động làm nổi bật (tô màu, đổi font, gạch chân…) những dòng dữ liệu có sinh nhật hôm nay, trong tuần này hoặc trong tháng này. Đây là phương pháp trực quan và dễ quan sát nhất. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Bạn bôi đen vùng dữ liệu bao gồm danh sách tên, ngày sinh và cột thông báo/“Số ngày đến SN”. Sau đó, bạn hãy vào tab Home → chọn Conditional Formatting → New Rule.

Bước 2: Bạn chọn “Use a formula to determine which cells to format” và nhập công thức ví dụ để tô màu nếu sinh nhật trong ngày hôm nay:

• =AND(MONTH(B2)=MONTH(TODAY()), DAY(B2)=DAY(TODAY()))

hoặc nếu bạn muốn làm nổi bật những người có sinh nhật trong vòng 30 ngày tới, bạn có thể dùng điều kiện liên kết tới cột số ngày còn lại.

Bước 3: Cuối cùng, bạn chọn màu nền hoặc định dạng mong muốn (trong mục Format...) rồi nhấn OK. Những người sắp sinh nhật sẽ được làm nổi bật tự động hơn những người khác trong bảng tính.

Tạm kết

Qua hướng dẫn trên, FPT Shop hy vọng bạn đã biết cách theo dõi sinh nhật trong Excel. Nhìn chung, đây là một thủ thuật khá đơn giản. Chỉ với vài công thức, bạn đã có thể tạo ra một bảng Excel giúp theo dõi sinh nhật tự động, trực quan và chính xác. Dù bạn là nhân viên văn phòng, HR, chủ cửa hàng hay chỉ đơn giản muốn ghi nhớ ngày sinh của người thân, công cụ này chắc chắn sẽ mang lại sự tiện lợi và chuyên nghiệp cho bảng tính của bạn.

Nếu cần mua laptop văn phòng chính hãng với giá ưu đãi, bạn có thể ghé thăm cửa hàng FPT Shop gần nhất ngay hôm nay để nhận được nhiều ưu đãi hấp dẫn nhé!

Xem thêm:

• Cách chỉnh độ rộng tự động trên Excel để dữ liệu không bị che mất hay hiển thị lộn xộn
• Cách vô hiệu hóa tất cả Hyperlink trong Excel mà không ảnh hưởng đến dữ liệu