Bật mí cách dùng hàm IF trong Excel: Giải pháp hoàn hảo cho các tình huống điều kiện

Trong công việc hàng ngày với Excel, chắc hẳn bạn đã không ít lần gặp phải những tình huống cần xử lý dữ liệu dựa trên điều kiện nhất định. Và để giải quyết những tình huống đó một cách hiệu quả, hàm IF chính là công cụ không thể thiếu. 

Với khả năng đưa ra các kết quả khác nhau dựa trên điều kiện bạn thiết lập, hàm IF không chỉ giúp bạn tối ưu hóa công việc mà còn tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu. Vì vậy, bạn hãy cùng FPT Shop khám phá cách dùng hàm IF trong Excel qua bài viết sau đây nhé.

Hàm IF có chức năng gì?

Hàm IF trong Excel là một công cụ logic mạnh mẽ, giúp bạn kiểm tra điều kiện và đưa ra kết quả dựa trên việc điều kiện đó đúng hay sai. Cụ thể, hàm IF sẽ trả về một giá trị nếu điều kiện được đáp ứng (TRUE) và một giá trị khác nếu điều kiện không được đáp ứng (FALSE). Điều này cho phép bạn thực hiện các phép tính và xử lý dữ liệu dựa trên các tiêu chí cụ thể.

Ví dụ: bạn có thể sử dụng hàm IF để phân loại điểm số của học sinh, xác định liệu một sinh viên có đủ điều kiện nhận học bổng hay không hoặc để kiểm tra điều kiện dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau bằng cách kết hợp hàm IF với các hàm logic khác như AND và OR. Nhờ tính linh hoạt của nó, hàm IF thường được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau.

Nhìn chung, hàm IF không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tăng tính chính xác trong xử lý dữ liệu, làm cho nó trở thành một trong những hàm được sử dụng phổ biến nhất trong Excel. Vậy làm sao để sử dụng hàm này một cách hiệu quả nhất? Chúng ta hãy tìm hiểu cách dùng hàm IF trong phần tiếp theo của bài viết này.

Cách dùng hàm IF trong Excel

Để sử dụng hàm IF hiệu quả hơn trong công việc hàng ngày của mình, bạn sẽ cần nắm rõ cú pháp và khả năng kết hợp với hàm khác. Sau đó, bạn cần thực hành trên các ví dụ thực tế để nắm vững cách dùng hàm IF trên dữ liệu của bảng tính.

1. Cú pháp cơ bản

Hàm IF trong Excel là một hàm logic, cho phép bạn kiểm tra một điều kiện và trả về một giá trị nếu điều kiện đó đúng (TRUE) hoặc một giá trị khác nếu điều kiện đó sai (FALSE). Cú pháp cơ bản của hàm IF là:

• =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

Trong đó:

• logical_test: Đây là điều kiện mà bạn muốn kiểm tra. Nó có thể là một biểu thức so sánh, một giá trị cụ thể, hoặc một hàm khác.
• value_if_true: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
• value_if_false: Giá trị trả về nếu điều kiện sai.

2. Khả năng kết hợp với hàm khác

Hàm IF có thể được kết hợp với các hàm khác trong Excel để tạo ra các công thức phức tạp hơn, giúp xử lý dữ liệu hiệu quả trong nhiều tình huống khác nhau. Một vài ví dụ nổi bật như:

• Kết hợp với hàm AND: Hàm AND được sử dụng để kiểm tra nhiều điều kiện cùng lúc. Khi kết hợp với hàm IF, bạn có thể yêu cầu tất cả các điều kiện đều phải đúng để IF trả về giá trị TRUE. Ví dụ: =IF(AND(A1>10, B1<20), "Hợp lệ", "Không hợp lệ") sẽ trả về "Hợp lệ" nếu giá trị trong ô A1 lớn hơn 10 và giá trị trong ô B1 nhỏ hơn 20.
• Kết hợp với hàm OR: Tương tự như AND, hàm OR cho phép kiểm tra nhiều điều kiện, nhưng chỉ cần một trong các điều kiện đúng là hàm IF sẽ trả về giá trị TRUE. Ví dụ: =IF(OR(A1>10, B1<20), "Hợp lệ", "Không hợp lệ") sẽ trả về "Hợp lệ" nếu ít nhất một trong hai điều kiện A1 lớn hơn 10 hoặc B1 nhỏ hơn 20 là đúng​.
• Kết hợp hàm IF lồng nhau: Khi cần kiểm tra nhiều điều kiện với các kết quả khác nhau, bạn có thể lồng các hàm IF bên trong nhau. Ví dụ: =IF(A1>90, "Xuất sắc", IF(A1>75, "Tốt", IF(A1>50, "Trung bình", "Yếu"))) sẽ phân loại kết quả dựa trên giá trị trong ô A1​.

Cách dùng hàm IF kết hợp với các hàm khác sẽ giúp bạn linh hoạt trong việc xử lý dữ liệu và đưa ra các quyết định tự động dựa trên các điều kiện phức tạp trong Excel.

3. Ví dụ thực tế

Ở phần này, chúng ta sẽ cùng nhau thực hành với hàm IF thông qua bảng tính như hình bên dưới:

Ví dụ 1: Xếp loại nhân viên dựa trên điểm kiểm tra

Mục tiêu: Chúng ta sẽ xếp loại nhân viên dựa trên điểm kiểm tra theo các tiêu chí sau:

• "Xuất sắc" nếu điểm từ 90 trở lên.
• "Khá" nếu điểm từ 70 đến 89.
• "Trung bình" nếu điểm từ 50 đến 69.
• "Yếu" nếu điểm dưới 50.

Với mục tiêu trên, bạn hãy nhập công thức sau vào ô C2 trong bảng tính:

• =IF(B2>=90, "Xuất sắc", IF(B2>=70, "Khá", IF(B2>=50, "Trung bình", "Yếu")))

Khi nhập công thức xong, bạn hãy nhấn Enter và sao chép công thức từ ô C2 xuống các ô bên dưới bằng cách kéo góc dưới bên phải của ô C2 xuống.

Kết quả: Ô C2 sẽ hiển thị "Khá" cho Trần Thị B, "Yếu" cho Lê Văn C và tương tự cho các ô khác dựa trên điểm kiểm tra của họ.

Ví dụ 2: Tính tiền thưởng dựa trên xếp loại

Mục tiêu: Tính tiền thưởng cho nhân viên dựa trên xếp loại như sau:

• 1,000,000 VND cho "Xuất sắc".
• 500,000 VND cho "Khá".
• 200,000 VND cho "Trung bình".
• 0 VND cho "Yếu".

Với mục tiêu trên, bạn hãy nhập công thức sau vào ô D2 trong bảng tính:

• =IF(C2="Xuất sắc", 1000000, IF(C2="Khá", 500000, IF(C2="Trung bình", 200000, 0)))

Khi nhập công thức xong, bạn hãy nhấn Enter và sao chép công thức từ ô D2 xuống các ô bên dưới bằng cách kéo góc dưới bên phải của ô D2 xuống.

Kết quả: Ô D2 sẽ hiển thị 500,000 VND cho Trần Thị B, 0 VND cho Lê Văn C và tương tự cho các ô khác dựa trên xếp loại của họ.

Tạm kết

Hàm IF là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn giải quyết nhiều tình huống điều kiện trong quá trình làm việc. Việc nắm vững cách dùng hàm IF sẽ không chỉ giúp bạn xử lý dữ liệu nhanh chóng mà còn mở ra những khả năng tùy chỉnh cao hơn trong Excel. Qua bài viết này, FPT Shop hy vọng bạn đã có thêm những kiến thức hữu ích để áp dụng hàm IF vào công việc một cách hiệu quả.

Nếu bạn đang cần mua bộ phần mềm văn phòng của Microsoft, hãy truy cập đường link bên dưới hoặc ghé thăm các cửa hàng gần nhất của FPT Shop nhé.

• Microsoft Office

Xem thêm:

• Hướng dẫn chi tiết về hàm INT trong Excel: Rút ngắn số liệu một cách chính xác
• Mách bạn cách copy giá trị trong Excel không copy công thức mà ít người biết