Tạo biểu mẫu có thể điền trong Word thật đơn giản, giúp tài liệu tiện lợi, dễ dùng và phù hợp cho nhiều nhu cầu học tập lẫn công việc

Tạo biểu mẫu có thể điền trong Word đang trở thành giải pháp được nhiều người lựa chọn khi muốn xử lý tài liệu nhanh gọn và chuyên nghiệp. Thay vì phải in ra giấy hoặc chỉnh sửa từng phần, giờ đây bạn có thể tạo ra những form trực tiếp trên Word để nhập dữ liệu dễ dàng.

Vậy làm thế nào để thiết lập được các mẫu điền thông tin vừa đẹp mắt vừa thuận tiện? Hãy cùng FPT Shop khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây!

Ưu điểm của biểu mẫu Word so với Google Form

Nhiều người thường so sánh giữa việc sử dụng Word và Google Form để tạo form. Mỗi cái có ưu điểm riêng, nhưng tạo biểu mẫu có thể điền trong Word vẫn được nhiều doanh nghiệp lựa chọn trong các trường hợp sau:

Không cần Internet

Điểm mạnh lớn nhất của Word là khả năng hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến. Người dùng có thể mở, chỉnh sửa và điền vào biểu mẫu ngay cả khi không có mạng internet, sau đó gửi qua email hoặc lưu vào USB để nộp lại. Điều này đặc biệt hữu ích trong môi trường làm việc hạn chế kết nối Internet, như khi công tác ngoài hiện trường, làm việc tại nhà máy hoặc khi di chuyển.

Giữ nguyên bố cục

Biểu mẫu Word cho phép người soạn thảo kiểm soát chi tiết về bố cục, phông chữ, màu sắc, khoảng cách và các yếu tố thiết kế khác. Với những biểu mẫu cần tính chuyên nghiệp và phức tạp, như đơn xin nghỉ phép, hợp đồng lao động hoặc biểu mẫu nội bộ có logo công ty, Word đảm bảo tài liệu hiển thị chính xác đúng như thiết kế ban đầu. Ngược lại, Google Form thường bị giới hạn về trình bày, khó tùy chỉnh theo yêu cầu riêng.

Dễ tích hợp báo cáo

Một ưu điểm nổi bật khác là khả năng kết hợp dữ liệu biểu mẫu Word với Excel. Người dùng có thể trích xuất dữ liệu, phân tích, tạo bảng tổng hợp hoặc biểu đồ một cách nhanh chóng. Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể khi doanh nghiệp cần xử lý số lượng lớn thông tin, chẳng hạn trong khảo sát nhân sự, quản lý thông tin khách hàng hoặc theo dõi tiến độ công việc.

Thuận tiện trong in ấn

Đối với các tổ chức hoặc cá nhân cần lưu trữ hồ sơ bản cứng, Word chính là lựa chọn tối ưu. Biểu mẫu khi in ra luôn giữ được định dạng chuẩn, rõ ràng và đẹp mắt, phù hợp với yêu cầu hành chính hoặc lưu trữ lâu dài. Trong khi đó, Google Form khi in thường chỉ hiển thị nội dung đơn giản, thiếu tính thẩm mỹ và không phù hợp cho những tài liệu mang tính pháp lý.

Khi nào nên sử dụng biểu mẫu có thể điền trong Word?

Không phải lúc nào bạn cũng cần tạo biểu mẫu trong Word, nhưng trong một số trường hợp, đây lại là lựa chọn tối ưu:

• Khảo sát nhanh: Dùng cho bảng câu hỏi nội bộ, phản hồi từ nhân viên hoặc học viên.
• Đơn từ hành chính: Các loại đơn xin nghỉ phép, phiếu đăng ký, mẫu cam kết… có thể điền ngay trên máy tính, hạn chế in ấn giấy tờ.
• Quản lý thông tin khách hàng/đối tác: Lưu lại dữ liệu cơ bản một cách thống nhất, tránh nhầm lẫn khi nhập tay.
• Học tập và giảng dạy: Giáo viên có thể soạn phiếu bài tập để học sinh điền trực tiếp, tiết kiệm thời gian chấm và kiểm tra.

Nhờ tính linh hoạt này, biểu mẫu trong Word không chỉ tiện lợi cho công việc văn phòng mà còn phù hợp cho cả trường học, tổ chức và cá nhân.

Những công cụ cần thiết để tạo biểu mẫu

Để bắt đầu, bạn cần biết rằng Word có sẵn một tab hỗ trợ tạo biểu mẫu – đó là Developer (Nhà phát triển). Tuy nhiên, tab này mặc định bị ẩn và bạn cần kích hoạt trước khi sử dụng.

Cách bật tab Developer: Mở Word → File → Options → Customize Ribbon, sau đó tick chọn Developer trong cột bên phải rồi nhấn OK để kích hoạt.

Sau khi thực hiện, trên thanh công cụ sẽ xuất hiện tab Developer – nơi bạn có thể bắt đầu thao tác để tạo biểu mẫu có thể điền trong Word.

Các loại trường nhập liệu trong Word

Khi đã có tab Developer, bạn sẽ thấy nhiều công cụ để chèn vào biểu mẫu. Một số loại phổ biến gồm:

• Text Box: Trường nhập văn bản tự do (họ tên, địa chỉ, ghi chú…).
• Rich Text (RTF): Trường nhập văn bản có định dạng (in đậm, in nghiêng, đổi màu chữ).
• Check Box: Ô vuông cho phép người dùng tick chọn.
• Combo Box: Hộp chọn có danh sách sẵn, cho phép nhập thêm.
• Drop-Down List: Danh sách thả xuống với các lựa chọn cố định.
• Date Picker: Chọn ngày tháng bằng lịch.

Việc lựa chọn đúng trường phù hợp sẽ giúp biểu mẫu gọn gàng, dễ điền và tránh sai sót.

Các bước chi tiết để tạo biểu mẫu có thể điền trong Word

Bước 1: Xác định nội dung và soạn thảo khung biểu mẫu

Trước tiên, hãy viết ra danh sách thông tin mà bạn cần thu thập, ví dụ:

• Họ tên
• Ngày sinh
• Giới tính
• Số điện thoại
• Địa chỉ email
• Ý kiến hoặc phản hồi

Tiếp theo, mở một tài liệu Word mới và soạn phần tiêu đề, hướng dẫn chung. Sau đó chèn các mục cần thiết theo thứ tự.

Bước 2: Thêm trường nhập liệu

• Vào Developer → Controls, chọn loại trường cần chèn.
• Đặt con trỏ tại vị trí muốn thêm, rồi nhấn vào biểu tượng tương ứng (Text Box, Check Box, Drop-Down…).
• Nếu muốn tùy chỉnh (ví dụ thêm các lựa chọn giới tính Nam/Nữ/Khác), nhấn Properties để chỉnh sửa.

Bước 3: Khóa biểu mẫu để giữ định dạng

Khi đã hoàn tất bố cục, bạn nên khóa tài liệu để người dùng chỉ có thể điền vào các ô được thiết kế.

• Trên tab Developer, chọn Restrict Editing.
• Tích chọn mục Allow only this type of editing in the document → chọn Filling in forms.
• Nhấn Yes, Start Enforcing Protection và đặt mật khẩu (nếu cần).

Trước khi gửi đi, hãy thử nhập dữ liệu để đảm bảo biểu mẫu hoạt động đúng. Nếu cần sửa, chỉ cần tạm ngừng chế độ bảo vệ rồi điều chỉnh.

Lưu ý khi tạo biểu mẫu có thể điền trong Word

Để đảm bảo biểu mẫu hoạt động tốt, bạn nên ghi nhớ vài điểm sau:

• Đặt tên trường rõ ràng: Tránh gây nhầm lẫn cho người điền.
• Hạn chế số lượng mục: Chỉ hỏi những thông tin thực sự cần thiết.
• Chèn hướng dẫn ngắn gọn: Ví dụ “Vui lòng nhập số điện thoại theo định dạng 09xx xxx xxx”.
• Kiểm tra trên nhiều phiên bản Word: Đảm bảo không bị lỗi khi mở ở máy tính khác.
• Sao lưu bản gốc: Giữ lại một bản chưa khóa để dễ dàng chỉnh sửa về sau.

Mẹo nâng cao khi sử dụng biểu mẫu Word

Nếu bạn muốn biểu mẫu chuyên nghiệp hơn, có thể áp dụng thêm:

• Chèn macro đơn giản: Giúp tự động xóa dữ liệu cũ trước khi người mới nhập.
• Kết hợp Excel: Với các bảng dữ liệu phức tạp, bạn có thể liên kết biểu mẫu trong Word với file Excel để cập nhật tự động.
• Tùy chỉnh màu sắc, font chữ: Tạo cảm giác thân thiện, dễ sử dụng.
• Xuất sang PDF: Giúp chia sẻ rộng rãi mà không lo bị chỉnh sửa.

Một số lỗi thường gặp và cách khắc phục

Trong quá trình thao tác, bạn có thể gặp vài sự cố:

• Không gõ được vào biểu mẫu: Nguyên nhân là chưa bật chế độ điền (Filling in forms). Hãy kiểm tra phần Restrict Editing.
• Danh sách thả xuống không hiển thị lựa chọn: Vào Properties và thêm lại mục tùy chọn.
• Biểu mẫu bị mất định dạng khi gửi email: Hãy lưu dưới dạng file .docx thay vì .doc.
• Người khác chỉnh sửa toàn bộ tài liệu: Bạn cần bật bảo vệ bằng mật khẩu.

Tạm kết

Việc tạo biểu mẫu có thể điền trong Word không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn mang lại sự chuyên nghiệp cho tài liệu. Với vài thao tác cơ bản, bạn hoàn toàn có thể tạo ra những mẫu form phù hợp cho nhiều mục đích khác nhau, từ đăng ký, khảo sát đến báo cáo. Càng khám phá sâu hơn, bạn sẽ thấy Word còn có rất nhiều tính năng ẩn thú vị chờ bạn áp dụng để công việc trở nên nhẹ nhàng hơn.

Để trải nghiệm trọn vẹn những tiện ích này, bạn nên trang bị cho mình một chiếc laptop hiện đại, xử lý nhanh và mượt mà. Đến ngay FPT Shop để chọn mua laptop chính hãng với nhiều ưu đãi hấp dẫn, hỗ trợ tối đa cho học tập và công việc. Đây sẽ là công cụ đắc lực giúp bạn khai thác tối đa sức mạnh của Word và làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày.

Laptop Dell XPS

Xem thêm:

• Hướng dẫn căn chỉnh cỡ chữ chuẩn trong Word theo thể thức văn bản hành chính
• Cách căn lề chuẩn trong Word – Yêu cầu bắt buộc đối với dân văn phòng phải biết