Download file Excel quản lý nhân sự: Bộ mẫu chuẩn – dễ dùng – tối ưu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Quản lý nhân sự là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của mọi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng có điều kiện đầu tư một hệ thống phần mềm HRM chuyên nghiệp ngay từ đầu. Vì thế, download file Excel quản lý nhân sự luôn là lựa chọn phổ biến nhờ tính linh hoạt, dễ chỉnh sửa, dễ chia sẻ và không tốn chi phí triển khai.

Bài viết dưới đây FPT Shop sẽ giúp bạn tiếp cận đầy đủ bộ mẫu cần thiết, hướng dẫn cách tự tạo file quản lý nhân sự tối ưu, đồng thời chỉ ra những hạn chế tiềm ẩn khi sử dụng Excel trong quy trình HR. Qua đó giúp bạn lựa chọn phương án phù hợp với quy mô doanh nghiệp của mình. Nếu bạn đang tìm download file Excel quản lý nhân sự, hãy xem trọn bộ gợi ý ở phần dưới nhé.

Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng file Excel quản lý nhân sự?

Trước khi tìm hiểu cách download file Excel quản lý nhân sự, cần hiểu lý do vì sao công cụ này vẫn được nhiều đơn vị ưu tiên sử dụng. Excel cho phép tạo bảng thông tin linh hoạt, phân tách dữ liệu theo nhiều nhóm khác nhau như hồ sơ nhân viên, hợp đồng, mức lương, thời gian chấm công và lịch sử tăng lương… 

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp gia đình hoặc doanh nghiệp dưới 100 nhân sự, Excel gần như giải quyết được toàn bộ nhu cầu quản lý cơ bản. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và không cần cài đặt thêm phần mềm phức tạp.

Một file quản lý nhân sự đầy đủ cần có những thông tin nào?

Khi tiến hành download file Excel quản lý nhân sự hoặc tự xây dựng một mẫu mới, bạn cần đảm bảo file chứa các nhóm thông tin cốt lõi. Đây là những thông tin quyết định tính đầy đủ, rõ ràng và hiệu quả khi dùng để theo dõi nhân sự:

Thông tin cá nhân của nhân viên

Đây là nhóm thông tin cơ bản nhưng quan trọng nhất, bao gồm họ tên, ngày sinh, giới tính, số điện thoại, email, địa chỉ cư trú và số CMND/CCCD. Những dữ liệu này giúp HR định danh nhân sự và sử dụng khi cần liên hệ hoặc xử lý các thủ tục hành chính.

Thông tin công việc

Bao gồm mã nhân viên, phòng ban, chức vụ, ngày bắt đầu làm việc, loại hợp đồng, thời hạn hợp đồng và trạng thái làm việc hiện tại. Những thông tin này giúp HR nắm rõ tình hình bố trí nhân sự trong doanh nghiệp.

Lương – phụ cấp – tài khoản ngân hàng

Một file Excel quản lý nhân sự đầy đủ cần thể hiện lương cơ bản, phụ cấp, khoản thưởng, tài khoản ngân hàng nhận lương và các khoản đóng bảo hiểm. Đây là cơ sở cho việc tính lương và quyết toán cuối mỗi kỳ.

Chấm công và nghỉ phép

Các dữ liệu như số ngày làm việc, số ngày nghỉ phép, tăng ca hoặc nghỉ không phép là thông tin quan trọng để tính lương và đánh giá tuân thủ nội quy lao động.

Đào tạo – đánh giá

Bao gồm các khóa học đã tham gia, chứng chỉ đạt được, thời gian đánh giá định kỳ và kết quả đánh giá. Đây là cơ sở để xét tăng lương, thăng chức và khen thưởng. Khi bạn download file Excel quản lý nhân sự từ các nguồn chuẩn, hầu hết đều đã bao gồm các trường thông tin này để HR dễ dàng áp dụng.

Hướng dẫn tạo file Excel quản lý nhân sự chuẩn

Nếu doanh nghiệp muốn cá nhân hóa cao hơn thay vì dùng mẫu có sẵn, bạn có thể tự tạo file theo các bước dưới đây. Đây cũng là cách giúp bạn hiểu rõ hơn cách vận hành của mẫu, từ đó tối ưu theo nhu cầu nội bộ.

Bước 1: Xác định các danh mục thông tin cần quản lý

Trước khi tạo bảng, hãy liệt kê các nhóm dữ liệu mà doanh nghiệp cần thu thập. Một số doanh nghiệp cần quản lý thêm chứng chỉ nghề, trình độ học vấn hoặc thông tin người phụ thuộc để phục vụ thủ tục thuế. Khi xác định rõ nhu cầu, bạn sẽ dễ dàng chọn cấu trúc bảng phù hợp hơn.

Bước 2: Thiết kế bảng dữ liệu khoa học

Mỗi dòng nên đại diện cho một nhân viên. Mỗi cột tương ứng với một trường thông tin. Khi thiết kế bảng, bạn nên sử dụng tính năng Format as Table để bảng dễ lọc và dễ sắp xếp. Ngoài ra, nên cố định dòng tiêu đề để không bị trôi khi kéo dữ liệu.

Bước 3: Áp dụng công thức để file tự động hóa

Những công thức cơ bản trong HR gồm: hàm IF để đánh dấu trạng thái, COUNTIF để thống kê nhân sự theo phòng ban, SUM để tính tổng lương, VLOOKUP để truy xuất dữ liệu giữa các sheet, Conditional Formatting để đánh dấu thông tin quan trọng… Việc ứng dụng công thức giúp việc quản lý nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.

Bước 4: Tạo thêm các sheet phụ

Một file quản lý nhân sự đầy đủ không nên gộp tất cả thông tin vào một sheet. Bạn có thể tạo thêm 3–5 sheet phụ để phân chia theo mục đích sử dụng như:

• Sheet chấm công
• Sheet nghỉ phép
• Sheet hồ sơ nhân sự
• Sheet hợp đồng
• Sheet tổng hợp báo cáo

Bước 5: Bảo mật và lưu trữ

Dữ liệu nhân sự luôn nhạy cảm nên việc bảo mật là bắt buộc. Excel hỗ trợ đặt mật khẩu mở file hoặc mật khẩu chỉnh sửa. Ngoài ra nên sao lưu định kỳ lên Google Drive hoặc OneDrive để tránh rủi ro mất dữ liệu.

TOP các mẫu file quản lý nhân sự – dễ dùng – tối ưu nhất hiện nay

Dưới đây là danh sách các mẫu phổ biến nhất mà bạn có thể tìm để download file Excel quản lý nhân sự. Mỗi mẫu phục vụ một mục đích riêng, giúp HR dễ dàng áp dụng trong thực tế.

Mẫu file tổng hợp thông tin nhân sự toàn công ty

Đây là file quan trọng nhất trong toàn bộ hệ thống HR. Mẫu này tổng hợp tất cả thông tin cá nhân, công việc, lương và tình trạng hợp đồng của từng nhân viên. HR có thể dùng mẫu này để rà soát nhân sự toàn công ty chỉ trong vài phút.

Mẫu file theo dõi hợp đồng nhân sự

Mẫu này giúp HR biết hợp đồng nào sắp hết hạn, hợp đồng cần gia hạn hay hợp đồng chưa ký. Đối với doanh nghiệp có nhiều loại hợp đồng, mẫu này rất cần thiết để tránh sai sót.

Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hiện tại

Bao gồm thông tin về CMND/CCCD, bằng cấp, chứng nhận sức khỏe, số BHXH và các tài liệu liên quan. Mẫu này giúp công ty đảm bảo hồ sơ nhân sự luôn đầy đủ.

Mẫu quản lý nhân viên nghỉ việc

Khi nhân viên nghỉ việc, hồ sơ vẫn cần lưu trữ để phục vụ kiểm tra hoặc quyết toán về sau. Mẫu này ghi nhận thời điểm nghỉ, lý do nghỉ và tình trạng bàn giao.

Mẫu danh sách nhân sự mới tuyển

File này giúp theo dõi ứng viên mới, ngày nhận việc, thời gian thử việc, người hướng dẫn và kết quả đánh giá.

Mẫu theo dõi điều chỉnh lương nhân sự

Đây là mẫu mà hầu hết doanh nghiệp đều cần. Mẫu này ghi rõ thời điểm điều chỉnh lương, mức lương mới và lý do thay đổi.

• Link download file Excel quản lý nhân sự: Tại đây.

Hạn chế khi sử dụng file Excel trong quản lý nhân sự

Mặc dù việc download file Excel quản lý nhân sự mang lại nhiều tiện lợi, nhưng cũng có một số hạn chế mà doanh nghiệp cần cân nhắc.

Khó kiểm soát khi quy mô lớn

Khi số lượng nhân sự vượt quá 100 người, Excel không còn là công cụ tối ưu. HR phải nhập dữ liệu thủ công và rất dễ sai sót.

Dễ bị chỉnh sửa, sao chép

Excel không có khả năng phân quyền người dùng một cách chi tiết. Chỉ cần chia sẻ file cho vài người, nguy cơ bị chỉnh sửa sai là rất cao.

Thiếu tính tự động hóa

Excel không thể tự chấm công, tự nhắc hạn hợp đồng hay tự tổng hợp báo cáo phức tạp như các phần mềm HR.

Tạm kết

Việc download file Excel quản lý nhân sự là lựa chọn phù hợp cho nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tiết kiệm chi phí nhưng vẫn cần công cụ quản lý đầy đủ, rõ ràng và khoa học. Khi áp dụng đúng cách, file Excel hoàn toàn có thể hỗ trợ việc quản lý thông tin nhân viên, hợp đồng, lương – thưởng, chấm công và tuyển dụng một cách hiệu quả.

Để quản lý nhân sự trơn tru, bạn cần một thiết bị xử lý hoạt động ổn định, nhanh và đa nhiệm mượt mà. Các dòng laptop đặc biệt là laptop HP tại FPT Shop luôn được đánh giá cao nhờ độ bền, cấu hình mạnh, pin tốt và thiết kế phù hợp cho môi trường làm việc chuyên nghiệp. Bạn có thể ghé ngay FPT Shop để xem các mẫu laptop HP chính hãng mới có giá tốt cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn.

Xem thêm:

• Đừng bỏ lỡ: Bộ sưu tập Excel template miễn phí giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian
• File Excel quản lý thu chi quán cafe: Tổng hợp template hữu ích cho chủ quán