Smartsheet là gì? Có những ưu điểm gì và cách sử dụng cơ bản

Trong quản lý dự án, dù là dự án nhỏ hay lớn, để bảo đảm tiến độ, phân bổ nguồn lực hợp lý và chất lượng công việc, việc quản lý hiệu quả là điều vô cùng quan trọng. Và Smartsheet là một công cụ quản lý dự án được rất nhiều người tin dùng và đánh giá cao hiện nay. Vậy Smartsheet là gì, nó hữu ích như thế nào và cách sử dụng Smartsheet cơ bản ra sao? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây của FPT Shop các bạn nhé.

Smartsheet là gì?

Smartsheet là một nền tảng hỗ trợ quản lý dự án và công việc một cách hiệu quả. Đây là một công cụ tích hợp nhiều tính năng giúp người dùng quản lý các dự án, tài nguyên và các công việc hàng ngày. Smartsheet cung cấp các bảng tính điện tử (sheet), giúp người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ, phân công công việc và giao tiếp với các thành viên trong nhóm.

Ngoài ra, nền tảng này còn cung cấp các biểu mẫu sẵn có cho nhiều lĩnh vực khác nhau, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức trong việc xây dựng kế hoạch hoặc báo cáo.

Smartsheet 2

Một trong những ưu điểm lớn của Smartsheet là khả năng tích hợp và phối hợp làm việc nhóm hiệu quả. Nhờ vào các tính năng như chia sẻ dữ liệu, nhắc nhở công việc và tạo lịch trình làm việc, Smartsheet giúp đảm bảo các thành viên trong nhóm có thể nắm bắt thông tin kịp thời và phối hợp công việc một cách hiệu quả.

Đặc biệt, Smartsheet còn cung cấp một gói dùng thử miễn phí trong 30 ngày, cho phép người dùng mới trải nghiệm đầy đủ các tính năng trước khi quyết định đăng ký sử dụng lâu dài.

Thông tin ứng dụng Smartsheet

Nền tảng: iOS 15.0 trở lên, Android 10.0 trở lên, Windows 7.0 trở lên.
Dung lượng: Windows: ~110 MB, iOS: ~94.3 MB và Android: ~85 MB.
Loại ứng dụng: Công cụ.
Nhà phát hành: Smartsheet Inc.
Giá mua: Miễn phí, có mua trong ứng dụng.

Ưu điểm của Smartsheet

Smartsheet có nhiều ưu điểm khiến nó trở thành một công cụ quản lý dự án lý tưởng cho nhiều doanh nghiệp và tổ chức:

Kiểm soát nguồn lực dễ dàng: Smartsheet giúp người quản lý dự án dễ dàng theo dõi và phân bổ nguồn lực trong suốt quá trình làm việc, từ đó đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ và đúng chất lượng.
Hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả: Tính năng chia sẻ thông tin và giao tiếp trong Smartsheet giúp các thành viên trong nhóm phối hợp với nhau dễ dàng hơn. Các thành viên có thể cập nhật thông tin, chia sẻ tiến độ công việc và trao đổi ý kiến trực tiếp trên nền tảng.
Tính năng nhắc nhở: Smartsheet có tính năng nhắc nhở tự động, giúp người dùng theo dõi tiến độ công việc và không bỏ sót các nhiệm vụ quan trọng.
Giao diện dễ sử dụng: Smartsheet có giao diện trực quan, dễ sử dụng ngay cả với những người không có kinh nghiệm về quản lý dự án. Các bảng tính được sắp xếp một cách hợp lý, giúp người dùng nhanh chóng tìm thấy thông tin cần thiết.
Hỗ trợ đa nền tảng: Smartsheet có thể sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm máy tính để bàn, điện thoại thông minh và máy tính bảng, giúp người dùng dễ dàng truy cập và cập nhật công việc mọi lúc mọi nơi.
Tính năng đa dạng và hữu ích: Smartsheet cung cấp nhiều công cụ hữu ích, từ việc tạo lịch làm việc, theo dõi tiến độ công việc, cho đến việc phân bổ nguồn lực và giao tiếp nhóm. Tất cả đều được tích hợp vào một nền tảng duy nhất, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

Smartsheet 11

5 tính năng chính của Smartsheet

1. Tạo công việc, lập lịch và theo dõi công việc

Với Smartsheet, bạn có thể dễ dàng tạo và phân công công việc, lên lịch làm việc và theo dõi tiến độ các dự án. Các bảng công việc linh hoạt và dễ chỉnh sửa cho phép bạn phân bổ nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và theo dõi tình trạng công việc từng bước một.

Ngoài ra, Smartsheet còn cung cấp các tính năng như lịch làm việc, nhắc nhở, giao diện trực quan và báo cáo tiến độ, giúp bạn quản lý công việc và dự án một cách hiệu quả hơn.

Smartsheet 4

2. Chia sẻ bảng công việc dễ dàng

Bạn có thể mời các thành viên tham gia và cho phép họ làm việc trực tiếp trên các bảng công việc chung. Thêm vào đó, tính năng theo dõi lịch sử chỉnh sửa, ghi nhận các thay đổi và trao đổi thông qua bình luận và thông báo sẽ giúp tạo ra môi trường làm việc trực tuyến hiệu quả.

3. Cung cấp công cụ quản lý

Smartsheet hỗ trợ mạnh mẽ việc quản lý tài nguyên, giúp bạn phân bổ tài nguyên cho công việc và dự án một cách trực quan. Tích hợp lịch làm việc và bảng công việc, nền tảng này giúp bạn phân chia và theo dõi hiệu quả nguồn lực trong dự án. Bạn có thể gán tài nguyên cho từng nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và thời gian hoàn thành, từ đó tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và đảm bảo dự án được triển khai hiệu quả. Bên cạnh đó, Smartsheet còn cung cấp tính năng theo dõi hiệu suất công việc, giúp cải thiện các quy trình làm việc một cách liên tục.

Smartsheet12

4. Tích hợp nhiều công cụ hỗ trợ

Smartsheet hỗ trợ tích hợp với nhiều ứng dụng phổ biến như Microsoft Office và Google Drive, mang lại khả năng tương tác linh hoạt và dễ dàng giữa các nền tảng. Bạn có thể xuất và nhập dữ liệu giữa Smartsheet và các ứng dụng như Excel, Word, PowerPoint của Microsoft Office. Đồng thời, việc tích hợp với Google Drive cho phép bạn chia sẻ và truy cập tài liệu trực tiếp từ nền tảng đám mây.

5. Trang bị công cụ tạo báo cáo

Smartsheet cung cấp các công cụ mạnh mẽ để tạo báo cáo, biểu đồ và bảng điều khiển. Bạn có thể tạo các báo cáo tiến độ, biểu đồ Gantt, biểu đồ cột, biểu đồ tròn và nhiều loại biểu đồ khác để hiển thị và phân tích dữ liệu một cách rõ ràng.

Ngoài ra, công cụ bảng điều khiển tổng quan giúp bạn theo dõi các chỉ số quan trọng và đánh giá hiệu suất dự án một cách trực quan. Nhờ vào các công cụ này, bạn có thể dễ dàng nắm bắt thông tin quan trọng và đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu mà Smartsheet cung cấp.

Smartsheet 3

Cách sử dụng Smartsheet cơ bản trên Windows

Dưới đây là hướng dẫn cơ bản về cách sử dụng Smartsheet, từ việc tạo bảng tính mới đến việc sử dụng các công cụ hỗ trợ.

Tạo bảng tính Smartsheet mới

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Smartsheet của mình. Nếu chưa có tài khoản, bạn có thể đăng ký một tài khoản mới tại trang chủ của Smartsheet.
Bước 2: Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy giao diện chính của Smartsheet. Để tạo bảng tính mới, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) ở góc trên bên trái và chọn Create. Bạn có thể chọn từ các mẫu có sẵn hoặc bắt đầu với một bảng tính trống.

Bước 3: Nếu bạn muốn nhập dữ liệu từ các nền tảng khác như Microsoft Excel, Google Sheets, Microsoft Project, hoặc Atlassian Trello, bạn có thể chọn Import và tải lên các file có sẵn.

Bước 4: Đặt tên cho bảng tính mới của bạn và nhấn OK để lưu.

Smartsheet 7

Giới thiệu một số công cụ cơ bản

Sharing (Chia sẻ): Tính năng này cho phép bạn dễ dàng chia sẻ bảng tính với đối tác, khách hàng hoặc các thành viên trong nhóm. Việc chia sẻ thông tin này giúp đảm bảo tất cả những người liên quan đến dự án sẽ nhận được thông tin một cách chính xác và nhanh chóng.

Smartsheet 8

Conversation (Trò chuyện): Smartsheet có tính năng trò chuyện tích hợp ngay trong các bảng tính. Điều này cho phép bạn dễ dàng tương tác và thảo luận trực tiếp với các thành viên trong nhóm, giúp theo dõi thông tin quan trọng và xử lý vấn đề ngay khi cần thiết.

Smartsheet 9

Gantt View (Biểu đồ Gantt): Đây là một trong bốn chế độ xem mà Smartsheet cung cấp. Biểu đồ Gantt giúp bạn theo dõi tiến độ công việc của dự án, từ đó có cái nhìn tổng quan về các công việc đã hoàn thành và các công việc còn lại. Gantt View giúp bạn dễ dàng điều chỉnh lịch trình và phân bổ công việc hợp lý hơn.

Smartsheet 10

Cách tải Smartsheet cực đơn giản

Để tải Smartsheet bạn hãy truy cập vào link phù hợp và làm theo hướng dẫn để tải về nhé:

Ngoài ra, bạn có thể truy cập và sử dụng trực tiếp Smartsheet trên website tại link này:

Link truy cập và sử dụng Smartsheet trên máy tính Windows.

Lời kết

Smartsheet là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, giúp các doanh nghiệp và cá nhân dễ dàng quản lý tiến độ, nguồn lực và công việc hàng ngày. Với các tính năng hỗ trợ làm việc nhóm, nhắc nhở công việc và theo dõi tiến độ dự án, Smartsheet mang lại hiệu quả rõ rệt trong việc nâng cao năng suất làm việc. Bằng cách sử dụng Smartsheet, người dùng có thể tổ chức công việc một cách khoa học và đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ.

Nếu bạn đang tìm kiếm một chiếc laptop văn phòng phù hợp để sử dụng các ứng dụng quản lý dự án như Smartsheet, hãy tham khảo ngay các mẫu laptop văn phòng tại FPT Shop. Với nhiều lựa chọn từ các thương hiệu uy tín, chất lượng, hiệu suất ổn định và dịch vụ hỗ trợ tốt nhất.

Mua ngay một chiếc laptop HP hoàn hảo cho công việc tại đây: