Quản lý bán hàng bằng Excel mang lại những lợi ích gì? Những mẫu file Excel dùng để quản lý bán hàng

Biết cách tận dụng những công cụ hữu ích trong quá trình bán hàng sẽ giúp ích rất nhiều cho cửa hàng và doanh nghiệp của bạn. Excel là một trong số những công cụ có tính ứng dụng cao và được nhiều người sử dụng. Nội dung bài viết hôm nay xoay quanh những lợi ích của việc quản lý bán hàng bằng Excel và một vài gợi ý về mẫu file Excel thường dùng trong bán hàng.

Lợi ích của việc quản lý bán hàng bằng Excel

Khi quản lý bán hàng bằng Excel, bạn sẽ nhận được một số lợi ích như sau:

Thông tin được thống kê rất chi tiết

Thông thường, mọi người hay sử dụng sổ sách để lưu trữ các thông tin về sản phẩm, điều này gây mất thời gian để tra cứu và tìm kiếm thông tin cần thiết, đặc biệt là những lúc cần gấp. Dù bạn là một người ghi chép rất cẩn thận và trình bày thông tin có hệ thống thì việc tìm kiếm thông tin trong sổ sách vẫn rất mất thời gian và có nhiều bất cập. Excel là một công cụ dạng bảng tính, giúp quản lý bán hàng hiệu quả. Với Excel, bạn sẽ thống kê được nhiều thông tin trên các bảng biểu, sắp xếp theo hàng và cột một cách chi tiết, rõ ràng.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể thiết kế bảng thống kê theo ý muốn và nhu cầu kiểm soát của mình. Ví dụ, bạn có thể lưu trữ những thông tin như: tên hàng hoá, số lượng, thời gian, mã hàng hoá, giá bán, giá khởi điểm, tồn kho,... Khi cần tìm kiếm thông tin, bạn sẽ tìm được rất dễ dàng chỉ với vài bước đơn giản.

Tính toán bằng hàm tính có sẵn giúp tiết kiệm thời gian

Ngoài việc sử dụng thông tin thống kê để quản lý và kiểm soát sản phẩm trong cửa hàng của bạn, Excel cũng có tính năng cho phép tính toán doanh thu và thu nhập trực tiếp trong tệp.

Để tránh những sai lầm có thể xảy ra khi tính toán thủ công bằng sổ sách, bạn hãy quản lý bán hàng bằng Excel. Chỉ với bài bước nhập liệu, bạn có thể tận dụng được nhiều tính năng của Excel. Excel cho phép bạn đặt chức năng tự động tính toán số liệu bán hàng và doanh thu một cách nhanh chóng, chính xác. 

Lưu ý rằng nếu bạn dùng mẫu Excel quản lý bán hàng trực tuyến thì hãy nhập đúng dữ liệu và đặt đúng chức năng.

Hoàn toàn miễn phí

Excel là công cụ phổ biến trên toàn thế giới, không chỉ dành riêng cho việc quản lý bán hàng mà còn được ứng dụng trong nhiều ngành, lĩnh vực và mô hình kinh doanh khác nhau. Điều đặc biệt là Excel hoàn toàn miễn phí.

Thiết bị bạn cần là máy tính, laptop hoặc điện thoại thông minh. Bạn sẽ tải Excel trên những thiết bị này và có thể sử dụng ngay lập tức. Việc cài đặt vô cùng dễ dàng và không yêu cầu khoản phí nào. Đây là một công cụ cực kỳ thích hợp cho những ai không muốn trả phí hoặc một khoản đầu tư cho phần mềm quản lý kinh doanh.

Nếu bạn cảm thấy những lợi ích kể trên thật hấp dẫn, hãy nhanh chóng bắt đầu quản lý bán hàng bằng Excel từ bây giờ!

Một số mẫu file Excel dùng để quản lý bán hàng

Để có thể quản lý bán hàng bằng Excel thật hiệu quả, FPT Shop sẽ chia sẻ cho bạn một số mẫu file Excel đơn giản và hữu dụng.

File quản lý sản phẩm

Việc quản lý sản phẩm của cửa hàng là vô cùng quan trọng và không thể thiếu được nếu bạn đang kinh doanh. File này chứa tất cả thông tin về các sản phẩm của bạn, chẳng hạn như tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, hạn sử dụng, ngày xuất - nhập khẩu, mã sản phẩm, SKU sản phẩm,... Những thông tin chi tiết trong bảng sẽ giúp bạn nắm được tình hình về sản phẩm của cửa hàng mình.

File quản lý doanh thu

Trong kinh doanh, chắc chắn rất nhiều người quan tâm đến việc quản lý doanh thu. Bạn nên có một file quản lý doanh thu để nắm được tình hình kinh doanh của cửa hàng. Khi đó, bạn sẽ theo dõi được hoạt động của cửa hàng và những chi phí phát sinh. Trong file sẽ bao gồm một số thông tin cơ bản như tên sản phẩm, mã sản phẩm, đơn giá, số lượng, tên khách hàng,... Bạn cũng có thể thêm thông tin về ngày tháng để tiện theo dõi. File quản lý doanh thu sẽ giúp chủ cửa hàng kiểm soát doanh thu một cách hiệu quả và chính xác hơn.

File quản lý thông tin khách hàng

Từ trước đến nay, việc chăm sóc khách hàng là vô cùng quan trọng trong kinh doanh. Do đó, quản lý thông tin khách hàng là điều mà mọi cửa hàng cần làm thật tốt. Thực hiện hiệu quả việc quản lý này sẽ giúp cho quá trình phục vụ khách hàng được tối ưu hơn. Khi đó, mối quan hệ giữa khách hàng và cửa hàng sẽ được củng cố, đem lại lợi ích lâu dài cho cửa hàng. Đây chính là yếu tố cạnh tranh đặc biệt mà bạn cần quan tâm để giữ chân khách hàng. Khi làm file quản lý thông tin khách hàng, bạn cần lưu ý một số thông tin như: tên khách hàng, mã khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, email,...

File quản lý xuất - nhập và tồn kho

Quản lý xuất - nhập và hàng hoá tồn kho là một trong những công việc không thể thiếu khi kinh doanh. Vì vậy, các chủ cửa hàng cần phải có một file quản lý xuất - nhập và tồn kho để định hướng hoạt động của mình. Trong file này, bạn cần cung cấp những thông tin quan trọng như: ngày/tháng/năm giao dịch, mã hàng hoá, chứng từ giao dịch, mô tả hàng hoá, số lượng, đơn giá, đơn vị đo lường, thành tiền,... Những thông tin này sẽ giúp bạn dễ dàng nắm đưọc tình hình hoạt động trong kho hàng.

File quản lý đơn hàng

Quản lý đơn hàng là công việc vô cùng quan trọng. Nếu như bạn không quản lý tốt thì sẽ dễ bị mất đơn hàng, ảnh hưởng đến doanh thu và uy tín của cửa hàng. Vì thế mà chủ cửa hàng cần hết sức cẩn thận trong việc này. Excel là công cụ giúp quản lý đơn hàng hiệu quả. Trong file quản lý đơn hàng có thể bao gồm một số thông tin như mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn vị tính, tên nhân viên giao hàng, trạng thái đơn hàng,...

File quản lý công nợ

Để nắm được thông tin chính xác về lãi, lỗ của công việc kinh doanh, chủ cửa hàng cần phải quản lý đầy đủ công nợ của cửa hàng. Đây là yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của cửa hàng. Có nhiều trường hợp vì chưa xử lý tốt công tác quản lý công nợ nên dẫn đến tình trạng cửa hàng tưởng là có lãi nhưng thực chất là đang lỗ. Điều này cực kỳ nguy hiểm cho cửa hàng. Để tránh rơi vào tình huống ấy, bạn nên có file quản lý công nợ tuỳ chỉnh riêng từ bây giờ.

Đó là những file quản lý bán hàng bằng Excel cơ bản và phổ biến nhất mà mỗi cửa hàng cần có để quản lý hiệu quả công việc kinh doanh. Ngoài ra vẫn còn rất nhiều file khác mà bạn có thể tham khảo và chọn dùng. Điều quan trọng là bạn phải biết chọn lựa file phù hợp và sử dụng hiệu quả chúng.

Tạm kết

Hy vọng rằng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ những lợi ích mà việc quản lý bán hàng bằng Excel mang lại. Với 6 file quản lý bán hàng mà chúng tôi cung cấp, mong rằng bạn sẽ biết cách tạo file với những thông tin phù hợp và chính xác. Đừng quên theo dõi FPT Shop thường xuyên để đọc được nhiều bài viết hấp dẫn!

Xem thêm:

• Phần mềm quản lý bán hàng là gì? Top 13 phần mềm bán hàng được ưa chuộng nhất 2023
• Cách lập bảng chi tiêu cá nhân bằng Excel để theo dõi chi tiêu của bạn một cách hiệu quả

Chỉ với một chiếc laptop, bạn có thể quản lý công việc kinh doanh của mình vô cùng thuận tiện. Tham khảo ngay dòng laptop Asus có thiết kế ấn tượng và cấu hình mạnh mẽ được bán tại FPT Shop:

• Laptop Asus