Phiếu thu là gì? Phân loại và cách ghi nội dung phiếu thu chi tiết, chính xác

Phiếu thu là chứng từ kế toán được dùng phổ biến trong lĩnh vực tài chính - kế toán. Để tìm hiểu rõ hơn phiếu thu là gì, mời bạn cùng theo dõi bài viết dưới đây của FPT Shop.

Phiếu thu là gì?

Phiếu thu là gì? Phiếu thu là một loại chứng từ kế toán cực kỳ quan trọng trong hoạt động tài chính của mọi doanh nghiệp. Đây là tài liệu xác nhận việc thu tiền từ các nguồn khác nhau như khách hàng, đối tác hoặc cá nhân nộp tiền cho đơn vị. Nói cách khác, phiếu thu đóng vai trò như bằng chứng pháp lý để ghi nhận các giao dịch thu tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, giúp kế toán dễ dàng kiểm soát dòng tiền, đồng thời đảm bảo minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.

Khi có phát sinh giao dịch thu tiền, kế toán sẽ lập phiếu thu với các thông tin cụ thể như: Tên người nộp, số tiền, lý do thu, ngày tháng, chữ ký của các bên liên quan. Phiếu thu không chỉ giúp kiểm soát tài chính nội bộ mà còn là cơ sở quan trọng để đối chiếu sổ quỹ, báo cáo thu chi và quyết toán thuế.

Các loại phiếu thu hiện nay

Bên cạnh câu hỏi phiếu thu là gì thì có những loại phiếu thu nào cũng được nhiều người quan tâm. Dưới đây là những loại phiếu thu phổ biến nhất hiện nay mà các doanh nghiệp thường sử dụng.

Phiếu thu tiền mặt

Phiếu thu tiền mặt là loại phổ biến nhất và được sử dụng rộng rãi trong mọi tổ chức từ doanh nghiệp lớn đến hộ kinh doanh cá thể. Đây là chứng từ xác nhận việc thu tiền mặt trực tiếp tại quỹ công ty. Ví dụ, khách hàng thanh toán hóa đơn, đối tác trả nợ, nhân viên hoàn ứng hoặc các khoản thu khác.

Phiếu thu tiền gửi ngân hàng

Khi doanh nghiệp nhận tiền thông qua hình thức chuyển khoản hoặc nộp vào tài khoản ngân hàng, kế toán sẽ lập phiếu thu tiền gửi ngân hàng. Loại phiếu này thể hiện quan hệ giao dịch không dùng tiền mặt và thường đi kèm với giấy báo hoặc sao kê ngân hàng để xác nhận chính xác khoản tiền đã vào tài khoản.

Phiếu thu nội bộ

Phiếu thu nội bộ được sử dụng khi có sự chuyển tiền giữa các bộ phận, phòng ban hoặc chi nhánh trong cùng một doanh nghiệp. Đây là loại chứng từ đặc biệt nhằm đảm bảo minh bạch trong dòng tiền nội bộ, đồng thời giúp kế toán dễ dàng kiểm soát các khoản thu - chi giữa các đơn vị phụ thuộc.

Ví dụ, chi nhánh A chuyển doanh thu về trụ sở chính hoặc phòng kinh doanh nộp tiền bán hàng cho phòng kế toán, tất cả đều phải lập phiếu thu nội bộ.

Phiếu thu tạm ứng

Phiếu thu tạm ứng được lập khi nhân viên, đối tác hoặc khách hàng hoàn lại phần tiền tạm ứng còn dư cho doanh nghiệp. Đây là chứng từ giúp xác định rõ mối quan hệ tài chính giữa người tạm ứng và đơn vị cấp tạm ứng, đồng thời đảm bảo việc hoàn tất nghĩa vụ tài chính của các bên liên quan.

Ví dụ, một nhân viên được tạm ứng 5 triệu đồng để đi công tác, sau khi hoàn thành chuyến đi, chỉ chi hết 4 triệu thì cần nộp lại 1 triệu. Khi đó, kế toán sẽ lập phiếu thu tạm ứng ghi rõ số tiền hoàn trả, nội dung chi tiêu và chữ ký xác nhận của người hoàn ứng.

Các nội dung chính của phiếu thu

Một phiếu thu hoàn chỉnh thường bao gồm các nội dung chính sau:

Thông tin về đơn vị lập phiếu

Đây là phần thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp hoặc tổ chức lập phiếu thu. Thông tin này giúp xác định chính xác chủ thể phát hành chứng từ kế toán và đảm bảo tính minh bạch khi giao dịch với bên nộp tiền.

Số hiệu và ngày lập phiếu

Mỗi phiếu thu cần có số hiệu riêng biệt và ngày tháng lập cụ thể. Việc đánh số phiếu thu theo thứ tự liên tục không chỉ giúp kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ mà còn tránh sai sót, thất lạc trong quá trình lưu trữ. Ngoài ra, việc ghi rõ thời gian phát sinh giao dịch giúp kế toán dễ dàng đối chiếu sổ sách theo kỳ kế toán.

Thông tin người nộp tiền

Phần này bao gồm họ tên, địa chỉ và bộ phận công tác (nếu có) của người nộp tiền. Trong trường hợp khách hàng hoặc đối tác là tổ chức, thông tin người nộp tiền cần ghi rõ tên doanh nghiệp, mã số thuế và tên người đại diện nộp tiền.

Lý do thu tiền

Mục này thể hiện nguyên nhân và nội dung của khoản thu, ví dụ như “Thu tiền bán hàng”, “Thu hồi công nợ”, “Thu tiền tạm ứng hoàn lại” hoặc “Thu phí dịch vụ”. Việc mô tả rõ lý do thu không chỉ giúp kế toán dễ hạch toán đúng tài khoản mà còn hỗ trợ kiểm toán viên hoặc cơ quan thuế khi đối chiếu chứng từ.

Số tiền thu bằng số và bằng chữ

Đây là phần quan trọng nhất của phiếu thu. Kế toán phải ghi chính xác số tiền thu bằng số và bằng chữ để tránh sai sót hoặc gian lận. Nếu khoản thu bằng ngoại tệ, số tiền cần ghi rõ loại tiền, tỷ giá quy đổi và giá trị tương ứng bằng Việt Nam đồng.

Hình thức thu tiền

Tùy vào từng trường hợp, hình thức thu có thể là tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, séc hoặc phiếu chi nội bộ.

Chữ ký của các bên liên quan

Một phiếu thu hợp lệ bắt buộc phải có chữ ký của người lập phiếu, người nộp tiền, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán, thủ quỹ và người duyệt.

Phần xác nhận của thủ quỹ

Sau khi nhận tiền, thủ quỹ sẽ ghi rõ số tiền thực tế nhập quỹ, ký tên và ghi ngày tháng xác nhận. Đây là bước cuối cùng để hoàn thiện phiếu thu, đồng thời là căn cứ ghi sổ quỹ và đối chiếu khi cần thiết.

Lưu ý cần biết khi lập phiếu thu

Để đảm bảo phiếu thu được lập đúng quy định và hợp lệ khi kiểm toán hoặc quyết toán thuế, kế toán viên cần nắm rõ một số lưu ý quan trọng dưới đây.

Phiếu thu phải được lập trước khi nhận tiền

Theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn về chế độ kế toán doanh nghiệp, mọi khoản tiền thu phải được lập phiếu trước khi tiến hành thu thực tế. Điều này giúp đảm bảo quy trình kiểm soát nội bộ, tránh tình trạng thất thoát hoặc thu sai đối tượng.

Đánh số phiếu thu liên tục và theo thứ tự thời gian

Việc đánh số phiếu không thể tùy tiện. Mỗi kỳ kế toán, các phiếu thu cần được đánh số liên tục, không trùng lặp và không bỏ trống số thứ tự. Cách làm này giúp kế toán dễ dàng theo dõi, tra cứu và đối chiếu chứng từ khi cần kiểm tra hoặc làm báo cáo tài chính.

Kiểm tra đầy đủ chữ ký, thông tin liên quan

Một phiếu thu hợp lệ cần có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Nếu thiếu chữ ký của người duyệt, kế toán trưởng hoặc thủ quỹ, phiếu thu sẽ không có giá trị pháp lý.

Lưu trữ phiếu thu đúng quy định

Sau khi hoàn tất, phiếu thu phải được lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán, tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán.

Không tẩy xóa, sửa chữa trên phiếu thu

Nếu có sai sót, kế toán không được phép tẩy xóa trực tiếp mà phải lập phiếu thu mới thay thế. Phiếu cũ cần được đánh dấu “Hủy” và lưu kèm để đảm bảo tính minh bạch.

Xem thêm: Chứng từ là gì? Tìm hiểu khái niệm, phân loại và vai trò của chứng từ kế toán

Tạm kết

Việc lập và quản lý phiếu thu tưởng chừng đơn giản nhưng lại có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong công tác kế toán - tài chính. Hy vọng những thông tin phiếu thu là gì mà FPT Shop chia sẻ trên đây hữu ích cho bạn.

Để thuận tiện cho việc soạn thảo, lưu trữ phiếu thu, bạn nên đầu tư ngay cho mình một chiếc laptop đời mới. Tại FPT Shop có đa dạng các dòng máy tính chính hãng, cấu hình cao. Liên hệ đặt mua laptop giá tốt tại FPT Shop ngay!

• Laptop

Xem thêm: 

• Phiếu kế toán là gì? Vai trò và ý nghĩa quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp
• Chiết khấu thanh toán là gì? Tìm hiểu quy định và cách hạch toán chiết khấu thanh toán chính xác nhất 2025
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Khái niệm, quy định và những điểm quan trọng cần biết