Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Khái niệm, quy định và những điểm quan trọng cần biết

Trong bối cảnh chuyển đổi số lan rộng tại Việt Nam, các hình thức thanh toán hiện đại ngày càng được ứng dụng vào hoạt động kinh doanh và quản lý doanh nghiệp. Điều này khiến nhiều người quan tâm đến chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và vai trò của nó trong hệ thống kế toán thuế. 

Khi các khoản chi được thực hiện thông qua ngân hàng hoặc các phương tiện phi tiền mặt, doanh nghiệp không chỉ kiểm soát dòng tiền tốt hơn mà còn đáp ứng điều kiện bắt buộc trong việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Việc hiểu rõ bản chất, ví dụ minh họa và quy định pháp lý liên quan sẽ giúp đơn vị hạn chế rủi ro và chủ động hơn trong quá trình quản lý tài chính.

Chứng từ thanh toán là gì?

Chứng từ thanh toán là giấy tờ hoặc vật mang tin được lập ra để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và hoàn thành. Đây là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp thực hiện các khoản chi trả theo đúng quy định. Mỗi chứng từ phải thể hiện rõ nội dung giao dịch, đối tượng liên quan và giá trị khoản chi để làm cơ sở kiểm tra, đối chiếu và hạch toán.

Chứng từ thanh toán có thể xuất hiện trong nhiều tình huống như chi tiền mua hàng hóa, thanh toán dịch vụ, hoàn ứng, chi phí vận hành hay các khoản chi theo hợp đồng. Dù ở dạng nào, chứng từ thanh toán vẫn đóng vai trò là minh chứng cho giao dịch đã diễn ra thực tế và chính xác.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì?

Để đáp ứng yêu cầu quản lý thuế và hạn chế giao dịch bằng tiền mặt, pháp luật quy định rõ về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là các tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản chi mua hàng hóa và dịch vụ nhưng không sử dụng tiền mặt khi thanh toán. Thay vào đó, các khoản chi này được thực hiện qua những hình thức như chuyển khoản ngân hàng, thẻ ngân hàng hoặc các phương thức thanh toán hiện đại khác.

Từ khóa chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được nhắc đến nhiều trong các quy định về điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Khi doanh nghiệp mua hàng có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên, việc thanh toán phải được thực hiện qua ngân hàng hoặc phương thức phi tiền mặt theo đúng quy định thì mới được khấu trừ thuế. Những khoản chi có giá trị nhỏ hơn hai mươi triệu đồng không bắt buộc phải có chứng từ phi tiền mặt, nhưng nếu mua nhiều lần trong cùng một ngày và tổng giá trị đạt mức này thì quy định lại áp dụng như khoản chi lớn.

Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế

Theo khoản 10 Điều 1 Thông tư 26 năm 2015, việc xác định điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào liên quan chặt chẽ đến chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu doanh nghiệp mua hàng hóa và dịch vụ có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên thì bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng hoặc hình thức không dùng tiền mặt khác để được khấu trừ thuế. Quy định này áp dụng cho cả hàng hóa nhập khẩu, trừ trường hợp từng lô hàng có giá trị dưới hai mươi triệu đồng.

Với những khoản chi dưới hai mươi triệu đồng theo từng hóa đơn thì không yêu cầu chứng từ phi tiền mặt. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp mua nhiều lần trong cùng một ngày từ một nhà cung cấp và tổng giá trị đạt từ hai mươi triệu đồng trở lên thì chỉ những khoản chi có chứng từ thanh toán qua ngân hàng mới đủ điều kiện khấu trừ. Việc hiểu đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh tình trạng bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

Nhà cung cấp được xác định là đối tượng nộp thuế có mã số thuế rõ ràng. Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều cửa hàng trực thuộc sử dụng chung mã số thuế nhưng hóa đơn có ghi rõ cửa hàng số và có đóng dấu treo thì mỗi cửa hàng được xem là một nhà cung cấp độc lập. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định giá trị mua trong ngày để kiểm soát điều kiện khấu trừ.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm những loại nào?

Để giúp người đọc dễ hình dung hơn chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm những loại nào, các văn bản pháp lý chia thành hai nhóm chính. Mỗi nhóm có những đặc điểm riêng phù hợp với từng tình huống thanh toán của doanh nghiệp.

1. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng

Chứng từ thanh toán qua ngân hàng là loại phổ biến nhất và được áp dụng rộng rãi trong giao dịch của doanh nghiệp. Đây là các tài liệu chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán mở tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.

Một số hình thức thường gặp gồm:

• Séc do ngân hàng phát hành
• Ủy nhiệm chi hoặc lệnh chi
• Ủy nhiệm thu
• Nhờ thu
• Thẻ ngân hàng và thẻ tín dụng
• Thanh toán qua sim điện thoại hoặc ví điện tử
• Chuyển khoản tới tài khoản của chủ doanh nghiệp tư nhân khi phù hợp với quy định
• Chuyển khoản từ tài khoản của chủ doanh nghiệp tư nhân sang tài khoản của bên bán trong trường hợp được pháp luật cho phép

Những hình thức thanh toán này đều được pháp luật công nhận và có giá trị như nhau nếu đáp ứng điều kiện thông tin đầy đủ, có xác nhận từ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán và phản ánh chính xác giá trị giao dịch. Đây cũng là nhóm chứng từ quan trọng nhất khi doanh nghiệp cần dùng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để chứng minh điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.

2. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác

Bên cạnh thanh toán qua ngân hàng, pháp luật cũng công nhận một số trường hợp thanh toán không dùng tiền mặt khác để doanh nghiệp có thể sử dụng làm căn cứ khấu trừ thuế. Các trường hợp này thường xuất hiện khi hoạt động kinh doanh có sự đối trừ hoặc ủy quyền giữa nhiều bên.

Các tình huống được công nhận bao gồm:

• Thanh toán bằng cách bù trừ giá trị hàng hóa và dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa và dịch vụ bán ra khi điều khoản bù trừ được quy định cụ thể trong hợp đồng
• Thanh toán theo phương thức bù trừ công nợ giữa các khoản vay và mượn tiền
• Thanh toán bằng cách cấn trừ công nợ thông qua bên thứ ba
• Thanh toán theo phương thức ủy quyền cho bên thứ ba chi trả qua ngân hàng
• Trường hợp hàng hóa và dịch vụ được thanh toán qua ngân hàng vào tài khoản bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện cưỡng chế theo quy định

Các trường hợp nêu trên đều được xem là hợp lệ nếu doanh nghiệp có đầy đủ tài liệu chứng minh quá trình thanh toán. Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp sử dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt một cách linh hoạt mà vẫn tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.

Điều kiện để được trừ chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo Điều 4 Thông tư 96 năm 2015, doanh nghiệp chỉ được tính vào chi phí hợp lý khi có hóa đơn hợp lệ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên. Nếu doanh nghiệp chỉ thanh toán bằng tiền mặt cho các hóa đơn lớn thì khoản chi đó sẽ bị loại khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Điều này cho thấy vai trò đặc biệt quan trọng của chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trong việc bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.

Do đó, doanh nghiệp cần chú ý đảm bảo quá trình thanh toán được thực hiện đúng quy định và lưu trữ đầy đủ chứng từ để tránh rủi ro trong quá trình quyết toán. Từ khóa chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được nhắc đến nhiều lần trong các văn bản pháp lý như một điều kiện mang tính bắt buộc đối với các khoản chi lớn.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trong thực tiễn doanh nghiệp

Trên thực tế, việc sử dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mang đến nhiều lợi ích rõ rệt cho doanh nghiệp. Không chỉ giúp giảm rủi ro trong giao dịch, thanh toán qua ngân hàng còn tạo sự minh bạch, dễ kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết. Hệ thống ngân hàng hiện đại hỗ trợ doanh nghiệp lưu lại toàn bộ lịch sử giao dịch, từ đó hạn chế sai sót và giúp kiểm soát dòng tiền hiệu quả hơn.

Trong bối cảnh công nghệ tài chính phát triển mạnh, các hình thức thanh toán điện tử như ví điện tử, chuyển khoản qua ứng dụng ngân hàng và thẻ tín dụng ngày càng phổ biến. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tận dụng các giải pháp này để đáp ứng điều kiện bắt buộc khi dùng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trong hoạt động mua bán hàng hóa và dịch vụ. Đây cũng là xu hướng phù hợp với chủ trương hạn chế giao dịch tiền mặt mà Nhà nước đang thúc đẩy.

Kết bài

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt giữ vai trò quan trọng trong hoạt động kế toán và thuế của doanh nghiệp. Từ việc đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đến việc được tính chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp, các loại chứng từ này mang đến sự minh bạch và an toàn cho giao dịch. Việc doanh nghiệp hiểu đúng và áp dụng đầy đủ không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn tạo nền tảng vững chắc cho công tác quản lý tài chính lâu dài. Với các quy định rõ ràng và dễ hiểu, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động trong thanh toán và sử dụng chứng từ phi tiền mặt đúng cách.

Nếu bạn đang tìm kiếm thiết bị hỗ trợ làm việc hiệu quả hơn trong quá trình quản lý chứng từ và giao dịch điện tử, FPT Shop mang đến nhiều lựa chọn laptop, máy tính bảng và điện thoại với hiệu năng mạnh mẽ. Những thiết bị này sẽ giúp bạn xử lý công việc nhanh hơn và theo dõi tài chính thuận tiện hơn. Hãy ghé FPT Shop để chọn sản phẩm phù hợp cho nhu cầu công việc mỗi ngày.