Xem lịch sử chỉnh sửa Google Docs và khôi phục nội dung quan trọng

Tính năng cơ bản nhất của Google Docs là tạo và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến. Khi sử dụng công cụ này các nội dung soạn thảo được lưu trữ trực tuyến theo thời gian thực, bạn không cần phải chủ động lưu file hoặc cài đặt lưu file tự động. Mặt khác, người dùng cũng có thể chia sẻ tài liệu cho các tài khoản khác cùng đóng góp, chỉnh sửa trên một tài liệu.

Cũng vì đặc trưng này, Google Docs đã bổ sung tính năng theo dõi lịch sử chỉnh sửa, giúp người dùng kiểm soát và theo dõi tài liệu tốt hơn, dễ dàng xác minh các nội dung được chỉnh sửa, tìm lại phiên bản được lưu trước đó.

1. Cách xem lịch sửa chỉnh sửa trên Google Docs

1.1. Xem lịch sử chỉnh sửa và khôi phục file Google Tài liệu (Google Docs)

• Bước 1: Mở file tài liệu trên Google Docs
• Bước 2: Nhấn vào nút Chỉnh sửa lần cuối (icon có hình mũi tên đi ngược chiều đồng hồ) nằm ở góc trên, bên phải giao diện làm việc.

• Bước 3: Phía bên phải màn hình sẽ hiển thị Nhật ký phiên bản. Người dùng có thể kiểm tra các nội dung và chọn bản muốn khôi phục > Nhấn nút Khôi phục phiên bản này.

• Bước 4: Chọn Khôi phục > Tài liệu sẽ hiển thị nội dung theo phiên bản đã chọn.

1.2. Xem lịch sử chỉnh sửa và khôi phục file Google Trang tính (Google Sheets)

• Bước 1: Mở trang tính trên Google Sheets
• Bước 2: Ấn vào nút Chỉnh sửa lần cuối (icon có hình mũi tên đi ngược chiều đồng hồ) nằm ở góc trên, bên phải giao diện làm việc.
• Bước 3: Phía bên phải màn hình sẽ hiển thị Nhật ký phiên bản. Người dùng có thể kiểm tra các nội dung và chọn bản muốn khôi phục > Nhấn nút Khôi phục phiên bản này.
• Bước 4: Chọn Khôi phục > Trang tính sẽ hiển thị nội dung theo phiên bản đã chọn.

1.3. Xem lịch sử chỉnh sửa và khôi phục file Google Trang trình bày (Google Slides)

• Bước 1: Mở trang trình bày trên Google Slides
• Bước 2: Nhấn vào nút Chỉnh sửa lần cuối (icon có hình mũi tên đi ngược chiều đồng hồ) nằm ở góc trên, bên phải giao diện làm việc.
• Bước 3: Phía bên phải màn hình sẽ hiển thị Nhật ký phiên bản. Người dùng có thể kiểm tra các nội dung và chọn bản muốn khôi phục > Nhấn nút Khôi phục phiên bản này.
• Bước 4: Chọn Khôi phục > Trang trình bày sẽ hiển thị nội dung theo phiên bản đã chọn.

2. Các tính năng hỗ trợ

Ngoài việc xem nội dung chỉnh sửa và khôi phục phiên bản trước đó, bạn có thể áp dụng thêm các tính năng dưới đây giúp quá trình sử dụng thuận tiện và hiệu quả hơn.

2.1. Đặt tên cho phiên bản

Sau khi hoàn thiện những phần nội dung nhất định hoặc tìm được phiên bản cần sử dụng trong lịch sử, bạn có thể đặt tên giúp phân biệt và đánh dấu trước phòng trường hợp cần tìm lại.

Thao tác thay đổi tên cho phiên bản:

• Bước 1: Thực hiện thao tác xem lịch sử chỉnh sửa Google Docs.
• Bước 2: Trong Nhật ký chỉnh sửa, kích vào dòng ghi thời gian của phiên bản mà bạn muốn sửa tên > Nhập tên mới > Gõ Enter để lưu tên thay đổi.

2.2. Tạo bản sao

Ngoài cách khôi phục phiên bản đó ngay trên file tài liệu đang dùng, bạn cũng có thể tạo bản sao riêng, giúp việc so sánh, kết hợp các nội dung thuận tiện hơn.

Thao tác tạo bản sao cho phiên bản:

• Bước 1: Mở lịch sử chỉnh sửa của file.
• Bước 2: Ở bảng nhật ký chỉnh sửa, chọn phiên bản cần sử dụng, kích vào Thao tác khác (nút 3 chấm) ở phía bên phải.
• Bước 3: Chọn mục Tạo bản sao.
• Bước 4: Đặt tên cho tài liệu, chọn thư mục lưu trữ, chọn Chia sẻ với mọi người (nếu cần) > Nhấn nút Tạo bản sao.

3. Tạm kết

Như vậy, bài viết trên đã hướng dẫn bạn cách xem lịch sử chỉnh sửa Google Docs (Tài liệu), Google Sheets (Trang tính), Google Slides (Trang trình bày) cũng như các thao tác cơ bản về đặt tên, sao chép, khôi phục tài liệu. Bạn hãy thử thao tác để làm quen với tính năng hữu ích này nhé.

Ghé ngay FPT Shop và chọn cho mình một chiếc máy tính xách tay tiện dụng, chất lượng, đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng của bạn với mức giá vô cùng ưu đãi. Tham khảo tại đây.

Laptop

Xem thêm:

• Hướng dẫn cách để tạo bảng trong Google Docs, cách xóa và chỉnh sửa bảng dễ dàng
• Mẹo để tải ảnh từ Google Docs về máy tính một hoặc nhiều ảnh cùng lúc cực dễ dàng