Tìm hiểu về ký tự đại diện trong Excel, một số công thức dùng để tìm, thay thế và lọc

Ký tự đại diện trong Excel có hai dạng phổ biến, giúp cho bạn vẫn có thể sử dụng ký tự một cách chính xác dù không biết rõ. Các công thức liên quan đi cùng cũng khá đơn giản, chỉ cần bạn nắm vững, công việc của bạn sẽ được giải quyết nhanh chóng hơn nhiều.

1. Ký tự đại diện trong Excel là ký tự gì?

Ký tự đại diện trong Excel được hiểu đơn giản là loại ký tự có thể thay thế cho bất cứ ký tự nào trong Excel. Nghĩa là, dù bạn không biết một ký tự chính xác thì bạn vẫn có thể sử dụng ký tự đại diện của nó ngay tại vị trí đó.

Hai dạng ký tự đại diện phổ biến trong Excel là dấu hoa thị (*), dấu chấm hỏi (?) hoặc dấu ngã (~)

1.1. Dấu hoa thị

Dấu hoa thị (*) được coi là ký tự đại diện chung nhất bởi nó có thể đại diện cho bất kỳ ký tự nào:

• ch* có thể khớp với bất kỳ từ nào bắt đầu bằng "ch"
• *ch dùng để thay thế bất kỳ chuỗi văn bản nào kết thúc bằng "ch"
• *ch* là đại diện cho bất kỳ từ nào có chứa "ch" ở bất kỳ vị trí nào

1.2. Dấu chấm hỏi

Dấu chấm hỏi (?) đại diện cho bất kỳ ký tự đơn nào, giúp tìm kiếm kết quả phù hợp từng phần cụ thể hơn.

• ? có thể khớp với bất kỳ mục nhập nào có chứa một ký tự
• ?? để hay thế hai ký tự bất kỳ
• ??? - ??? để đại diện cho bất kỳ chuỗi nào có chứa 2 nhóm có 3 ký tự được phân tách bằng dấu gạch ngang

1.3. Dấu ngã

Dấu ngã (~) được đặt trước một ký tự đại diện để hủy tác dụng của ký tự đại diện, đồng thời biến ký tự đó thành dấu sao, dấu hỏi, dấu ngã theo nghĩa đen.

2. Hướng dẫn tìm và thay thế các ký tự đại diện trong Excel đơn giản

2.1. Tìm kiếm bằng ký tự đại diện trong Excel

Bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để màn hình xuất hiện bảng Find and Replace, bạn nhập ký tự tìm kiếm là ??-?? rồi chọn Find all để thấy kết quả tìm kiếm bằng ký tự đại diện.

2.2. Thay thế bằng ký tự đại diện trong Excel

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H rồi nhập biểu thức ký tự đại diện cần tìm để thay thế ở mục Find What, ở mục Replace with, bạn chọn Nhập nội dung thay thế rồi click Replace All để thay đổi nội dung cũ.

2.3. Cách tìm và thay thế các ký tự đại diện trong Excel

Bạn bấm tổ hợp phím Ctrl + F, bảng Find and Replace mở ra, bạn cần nhập ký tự ~ * vào mục Find What rồi chọn Find All, kết quả sẽ hiển thị.

3. Các công thức với ký tự đại diện trong Excel

3.1. Công thức COUNTIF

• Bước 1: Trong bảng tính, bạn nhập hàm =COUNTIF(A2:A7,"*"&C9&"*") vào ô tham chiếu kết quả.
• Bước 2: Nhấn phím Enter.

3.2. Công thức VLOOKUP

• Bước 1: Bạn nhập hàm =VLOOKUP(D7&"*", $A$3:$B$6, 2, FALSE) vào ô tham chiếu kết quả trong bảng dữ liệu.
• Bước 2: Nhấn phím Enter.

4. Những ký tự đại diện trong Excel cho các số

4.1. Tìm và thay thế bằng số ký tự đại diện trong Excel

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để bảng Find and Replace xuất hiện, sau đó, bạn nhập ký tự tìm kiếm *4* và nhấn chọn Find all. Khi đó, bạn có thể thấy kết quả tìm kiếm bằng ký tự đại diện.

4.2. Lọc số ký tự đại diện trong Excel

Thực hiện tương tự như trên, bộ lọc tự động trong Excel có thể lọc các số có chứa 4 không vấn đề gì.

4.3. Cách làm các ký tự đại diện cho các số hoạt động

Cách tốt nhất để làm các ký tự đại diện trong Excel hoạt động cho các số là bạn cần chuyển đổi chúng thành dạng văn bản rồi thực hiện tương tự như trên.

Tuy nhiên, trong trường hợp cách này không được chấp nhận thì bạn bắt buộc phải đưa ra công thức riêng cho từng trường hợp cụ thể.

5. Tổng kết

Trên đây là những thông tin về ký tự đại diện trong Excel cùng những công thức liên quan mà bạn cần biết. Hy vọng những công thức này có thể giúp bạn thực hiện công việc học tập, văn phòng của mình hiệu quả hơn nhé.

Ngoài ra, tại FPT Shop cung cấp khá nhiều dòng sản phẩm laptop phục vụ được tất cả nhu cầu của người dùng. Nếu bạn đang tìm mua laptop mới, bạn có thể tham khảo một số mẫu trong đường link dưới đây nhé.

Laptop

Xem thêm:

• Tổng hợp mẫu kế hoạch công việc sử dụng Excel đơn giản
• Chi tiết cách chuyển file Excel sang PDF mà không bị cắt bằng nhiều phương pháp