/ham_vlookup_co_dieu_kien_01_9f482b1d7e.jpg)
/xuan_hai_5022f16098.jpg)
/xuan_hai_5022f16098.jpg)
Bí quyết sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện để tìm kiếm dữ liệu chính xác trong Excel
Hàm VLOOKUP có điều kiện là công cụ mạnh mẽ trong Excel, cho phép bạn tìm kiếm dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau một cách linh hoạt và chính xác. Bằng cách sử dụng cột phụ hoặc kết hợp các giá trị điều kiện, bạn có thể nhanh chóng truy xuất thông tin quan trọng từ bảng dữ liệu lớn.
Excel là công cụ mạnh mẽ trong việc xử lý và phân tích dữ liệu và một trong những tính năng được sử dụng phổ biến nhất là hàm VLOOKUP. Tuy nhiên, khi dữ liệu phức tạp và yêu cầu nhiều điều kiện, hàm VLOOKUP thông thường có thể không đủ linh hoạt. Để giải quyết vấn đề này, bạn sẽ cần sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện. Vậy cách sử dụng hàm này như thế nào? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu về hàm VLOOKUP có điều kiện qua bài viết sau đây nhé.
Tổng quan về hàm VLOOKUP
Hàm VLOOKUP trong Excel có cú pháp cơ bản như sau:
- =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
Trong đó:
- lookup_value: Giá trị cần tìm.
- table_array: Phạm vi dữ liệu chứa giá trị cần tìm.
- col_index_num: Số thứ tự của cột trong phạm vi dữ liệu chứa giá trị trả về.
- range_lookup: Xác định tìm kiếm khớp chính xác hoặc gần đúng (0 cho khớp chính xác, 1 cho gần đúng).
Tuy nhiên, hàm VLOOKUP truyền thống chỉ tìm kiếm dựa trên một điều kiện duy nhất, khiến nó không phù hợp khi bạn cần tìm dữ liệu theo nhiều tiêu chí.
Cách sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện với cột phụ
Để sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện, một trong những cách phổ biến nhất là sử dụng cột phụ để kết hợp các điều kiện thành một. Cột phụ này sẽ chứa các giá trị được nối từ nhiều cột khác nhau. Đây là phương pháp đơn giản và dễ áp dụng nhất để tra cứu dữ liệu với nhiều điều kiện.
Dưới đây là một số ví dụ về cách sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện mà bạn có thể tham khảo. Bảng tính mẫu với dữ liệu nhân viên như sau:
Ví dụ 1: Tìm kiếm lương nhân viên theo ID và năm
Bạn có bảng dữ liệu với các cột: Mã nhân viên, Tên, Phòng ban, Lương và Năm. Bạn muốn tìm kiếm lương của một nhân viên cụ thể trong một năm nhất định. Các bước thực hiện:
Bước 1: Trong bảng dữ liệu, bạn cần tạo thêm một cột phụ để kết hợp Mã nhân viên và Năm. Giả sử, bạn chọn ô F2 (hoặc một ô trống khác ở cột bên cạnh) và nhập công thức dưới đây vào ô đó:
- =A2 & E2
Ở đây: A2 là ô chứa Mã nhân viên và E2 là ô chứa Năm.
Sau khi nhập công thức, bạn hãy sao chép công thức này xuống các ô bên dưới để áp dụng cho tất cả các hàng.
Bước 2: Sau đó, bạn hãy chọn ô mà bạn muốn hiển thị kết quả (ví dụ ô F8). Bạn cần nhập công thức sau để tìm lương của nhân viên dựa trên Mã ID và Năm:
- =VLOOKUP(G2 & H2, $F$2:$D$6, 4, FALSE)
Trong đó:
- G2 là ô chứa Mã nhân viên mà bạn muốn tìm.
- H2 là ô chứa Năm tương ứng.
- $F$2:$D$6 là phạm vi dữ liệu bao gồm cả cột phụ mà bạn đã tạo (cột phụ chứa mã ghép từ Mã nhân viên và Năm).
- 4 là số thứ tự của cột trả về, tức là cột Lương.
- FALSE để chỉ rõ rằng bạn muốn tìm kiếm chính xác.
Bước 3: Sau khi nhấn Enter, Excel sẽ trả về mức lương của nhân viên trong năm cụ thể mà bạn đã nhập trong ô G2 và H2.
Ví dụ 2: Tìm phòng ban của nhân viên theo Mã ID
Vẫn với bảng tính đó, chúng ta sẽ tìm phòng ban của nhân viên chỉ dựa trên Mã nhân viên ở trong ví dụ này. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy chọn ô mà bạn muốn hiển thị kết quả (ví dụ ô F8). Sau đó, bạn hãy nhập công thức sau:
- =VLOOKUP(A3, $A$2:$D$6, 3, FALSE)
Trong đó:
- A3 là ô chứa Mã nhân viên.
- $A$2:$D$6 là phạm vi dữ liệu (từ Mã nhân viên đến Phòng ban).
- 3 là số thứ tự của cột chứa dữ liệu Phòng ban.
- FALSE để tìm kiếm khớp chính xác.
Bước 2: Sau khi nhấn Enter, Excel sẽ trả về phòng ban của nhân viên có mã được nhập vào ô G3.
Ví dụ 3: Tìm lương của nhân viên theo Mã ID và Phòng ban
Trong ví dụ này, chúng ta hãy sử dụng hàm VLOOKUP để tìm mức lương dựa trên Mã nhân viên và Phòng ban. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy chọn một ô trống để tạo cột phụ (ví dụ F2). Sau đó, bạn hãy nhập công thức sau để kết hợp Mã nhân viên và Phòng ban:
- =A2 & C2
Trong đó, A2 là ô chứa Mã nhân viên và C2 là ô chứa Phòng ban. Sau khi nhập xong, bạn hãy kéo công thức này xuống các ô bên dưới để sao chép nó.
Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy chọn ô nơi bạn muốn hiển thị kết quả (ví dụ ô F8). Sau đó, bạn hãy nhập công thức sau:
- =VLOOKUP(G2 & H2, $D$2:$F$6, 4, FALSE)
Trong đó:
- G2 là ô chứa Mã nhân viên.
- H2 là ô chứa Phòng ban.
- $F$2:$D$6 là phạm vi dữ liệu đã tạo bao gồm cột phụ.
- 4 là số thứ tự của cột Lương trong bảng.
- FALSE để tìm kiếm khớp chính xác.
Bước 3: Sau khi nhấn Enter, Excel sẽ trả về mức lương tương ứng cho nhân viên với Mã ID và Phòng ban cụ thể.
Một số lưu ý khi sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện
Khi sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện, có một vài lưu ý dành cho bạn như sau:
- Đảm bảo các giá trị trong cột phụ đã được ghép đúng thứ tự: Nếu các giá trị không được ghép đúng thứ tự, hàm VLOOKUP sẽ không thể trả về kết quả chính xác.
- Giới hạn ký tự của lookup_value: Hàm VLOOKUP có thể xử lý giá trị tra cứu tối đa là 255 ký tự. Do đó, nếu bạn ghép nhiều cột với dữ liệu lớn, hãy đảm bảo rằng tổng số ký tự không vượt quá giới hạn này.
- Sử dụng công thức mảng khi cần: Nếu bảng dữ liệu quá phức tạp hoặc không thể thêm cột phụ, hãy xem xét sử dụng công thức mảng để dò tìm dữ liệu.
Tạm kết
Với việc sử dụng cột phụ hoặc công thức mảng, bạn có thể linh hoạt sử dụng hàm VLOOKUP có điều kiện để tìm kiếm dữ liệu một cách chính xác, nhanh chóng. Dù cho bạn làm việc với dữ liệu đơn giản hay phức tạp, áp dụng những bí quyết này sẽ giúp bạn khai thác tối đa tiềm năng của Excel trong việc xử lý và phân tích dữ liệu.
Nếu bạn đang có nhu cầu sử dụng phần mềm văn phòng của Microsoft, hãy truy cập vào đường link bên dưới hoặc ghé thăm các cửa hàng gần nhất của FPT Shop.
Xem thêm: