Tìm hiểu về hàm IFS trong Excel: Giải pháp tối ưu cho các công thức điều kiện

Trong Excel, việc xử lý dữ liệu và tính toán phức tạp trở nên đơn giản hơn bao giờ hết nhờ các hàm chức năng linh hoạt và đa dạng. Trong số đó, hàm IFS nổi bật như một công cụ mạnh mẽ để giải quyết các bài toán điều kiện phức tạp một cách dễ dàng và hiệu quả. 

Nếu bạn đang loay hoay với những công thức lồng ghép rườm rà và muốn tìm kiếm một giải pháp thay thế thông minh, hãy sử dụng hàm IFS. Đây là một trợ thủ đắc lực sẽ giúp bạn tối ưu hóa công việc, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian đáng kể.

Hàm IFS có chức năng gì?

Hàm IFS trong Excel là một công cụ mạnh mẽ được thiết kế để xử lý các điều kiện logic phức tạp một cách linh hoạt và dễ dàng hơn. Chức năng chính của hàm IFS là cho phép bạn kiểm tra nhiều điều kiện khác nhau và trả về giá trị tương ứng với điều kiện đầu tiên đúng. Khác với hàm IF truyền thống, hàm IFS giúp loại bỏ việc phải lồng ghép nhiều hàm IF vào nhau, làm cho công thức trở nên ngắn gọn, dễ hiểu và dễ bảo trì hơn.

Khi sử dụng hàm IFS, bạn có thể liệt kê ra hàng loạt điều kiện và giá trị trả về mà không cần lo lắng về độ dài hay độ phức tạp của công thức. Điều này đặc biệt hữu ích trong các tình huống cần kiểm tra nhiều tiêu chí như xếp loại điểm số, phân loại sản phẩm hay đánh giá hiệu suất công việc. Hàm IFS giúp tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác và giảm thiểu sai sót, đồng thời giúp bảng tính của bạn trở nên rõ ràng và chuyên nghiệp hơn.

Với cú pháp dễ nhớ và khả năng linh hoạt cao, hàm IFS thực sự là một giải pháp tối ưu cho những ai thường xuyên làm việc với các công thức điều kiện trong Excel. Nó cho phép bạn tập trung vào nội dung và kết quả, thay vì phải tốn công sức cho việc xử lý các công thức dài dòng và phức tạp.

Cách sử dụng hàm IFS trong Excel

Trong phần này của bài viết, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu về cách sử dụng hàm IFS thông qua việc khám phá cú pháp, khả năng kết hợp của hàm nhé.

1. Cú pháp cơ bản

Hàm IFS trong Excel được thiết kế để đơn giản hóa việc kiểm tra nhiều điều kiện trong một công thức. Với cú pháp rõ ràng và dễ hiểu, hàm IFS giúp bạn viết công thức ngắn gọn, trực quan hơn so với việc sử dụng nhiều hàm IF lồng nhau.

Cú pháp của hàm IFS như sau:

• =IFS(điều_kiện1, giá_trị_nếu_điều_kiện1_đúng, điều_kiện2, giá_trị_nếu_điều_kiện2_đúng, …)

Trong đó:

• điều_kiện1, điều_kiện2, …: Đây là các biểu thức logic mà bạn muốn kiểm tra. Hàm sẽ lần lượt kiểm tra các điều kiện này từ trái sang phải.
• giá_trị_nếu_điều_kiện1_đúng, giá_trị_nếu_điều_kiện2_đúng, …: Đây là các giá trị mà hàm sẽ trả về nếu điều kiện tương ứng là đúng.

Hàm IFS sẽ trả về giá trị của điều kiện đầu tiên đúng. Nếu tất cả các điều kiện đều sai, hàm sẽ trả về lỗi #N/A. Để tránh lỗi này, bạn có thể sử dụng một điều kiện mặc định như TRUE ở cuối công thức để đảm bảo rằng ít nhất một điều kiện luôn đúng và có giá trị trả về.

2. Khả năng kết với hàm khác

Hàm IFS có khả năng kết hợp linh hoạt với nhiều hàm khác trong Excel để tạo ra các công thức phức tạp và mạnh mẽ hơn. Điều này giúp bạn tối ưu hóa việc xử lý dữ liệu và thực hiện nhiều thao tác cùng lúc.

Các ví dụ phổ biến về kết hợp hàm IFS với các hàm khác:

• Kết hợp với hàm SUM, AVERAGE hoặc MAX: Bạn có thể sử dụng hàm IFS để tính toán có điều kiện trước khi sử dụng các hàm như SUM, AVERAGE hoặc MAX.
• Kết hợp với hàm TEXT: Hàm IFS có thể kết hợp với hàm TEXT để định dạng kết quả theo ý muốn.
• Kết hợp với hàm VLOOKUP hoặc INDEX-MATCH: Hàm IFS có thể kết hợp với các hàm tìm kiếm như VLOOKUP hoặc INDEX-MATCH để kiểm tra nhiều điều kiện và trả về kết quả tương ứng.
• Kết hợp với hàm IFERROR: Để tránh lỗi xảy ra trong quá trình tính toán, bạn có thể kết hợp hàm IFS với IFERROR.

Nhờ khả năng kết hợp mạnh mẽ với các hàm khác, hàm IFS giúp bạn linh hoạt trong việc xây dựng các công thức phức tạp, xử lý dữ liệu hiệu quả và dễ dàng hơn trong Excel.

3. Ví dụ thực tế

Để minh họa cách sử dụng hàm IFS trong Excel, FPT Shop sẽ sử dụng bảng điểm của các học sinh để xếp loại học lực dựa trên điểm trung bình. Bạn có thể tham khảo bảng điểm bên dưới để thực hành theo:

Mục tiêu: Bạn sẽ xếp loại học lực cho từng học sinh dựa trên các tiêu chí sau:

• Xuất sắc: Điểm từ 90 trở lên.
• Giỏi: Điểm từ 75 đến dưới 90.
• Khá: Điểm từ 60 đến dưới 75.
• Trung bình: Điểm dưới 60.

Cách sử dụng hàm IFS:

Đầu tiên, bạn hãy mở Excel và nhập dữ liệu vào cột A và B theo mẫu bảng điểm trên. Điều đó có nghĩa là bạn cần nhập công thức sau vào ô C2:

• =IFS(B2 >= 90, "Xuất sắc", B2 >= 75, "Giỏi", B2 >= 60, "Khá", TRUE, "Trung bình")

Tiếp theo, bạn hãy sao chép công thức xuống các ô bên dưới để áp dụng cho tất cả các học sinh.

Sau khi áp dụng công thức, bạn sẽ nhận được xếp loại học lực cho mỗi học sinh dựa trên điểm trung bình của họ. Công thức này giúp bạn xử lý nhiều điều kiện một cách dễ dàng, rõ ràng và hiệu quả hơn.

Tạm kết

Hàm IFS trong Excel không chỉ là một giải pháp đơn giản hóa cho các công thức điều kiện phức tạp mà còn mở ra cơ hội để bạn nâng cao hiệu suất làm việc với dữ liệu. Thay vì phải sử dụng nhiều hàm IF lồng nhau rắc rối, hàm IFS giúp bạn sắp xếp điều kiện rõ ràng, dễ đọc và dễ quản lý hơn. Qua bài viết này, FPT Shop hy vọng bạn đã nắm vững cách sử dụng hàm IFS và nhận ra những lợi ích tuyệt vời mà nó mang lại.

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm văn phòng của Microsoft, hãy truy cập vào đường link bên dưới hoặc ghé thăm các cửa hàng của FPT Shop nhé.

• Microsoft Office

Xem thêm:

• Hướng dẫn chi tiết cách cố định cột trong Excel mà không phải ai cũng biết làm
• Bật mí cho bạn cách chèn ảnh vào Excel cực đơn giản nhưng nhiều người chưa biết