Hướng dẫn cách sử dụng hàm COUNTIF trong Google Sheet đơn giản, chi tiết cho bạn dễ áp dụng

Cách sử dụng hàm COUNTIF trong Google Sheet là một trong những kiến thức nền tảng và thiết yếu nhất đối với bất kỳ ai làm việc với bảng tính, từ học sinh, sinh viên đến nhân viên văn phòng. Trong quá trình xử lý dữ liệu, bạn sẽ thường xuyên gặp những tình huống cần thống kê hoặc phân loại thông tin, chẳng hạn như đếm số sản phẩm đã bán hết, số nhân viên đạt chỉ tiêu hay số học sinh được xếp loại Giỏi. Nếu thực hiện thủ công, công việc này không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót. Với hàm COUNTIF, mọi việc trở nên nhanh gọn và chính xác hơn rất nhiều. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ nguyên lý và cách áp dụng hàm này một cách dễ dàng nhé.

1. Hàm COUNTIF là gì?

Cách sử dụng hàm COUNTIF trong Google Sheet bắt đầu với việc hiểu rõ bản chất của nó. Về cơ bản, COUNTIF là một hàm thống kê dùng để đếm số lượng ô trong một phạm vi (range) đáp ứng một tiêu chí (criterion) duy nhất. Bạn có thể coi nó như một người trợ lý cần mẫn, có khả năng lướt qua hàng ngàn ô dữ liệu và chỉ đếm những ô mà bạn ra lệnh cho nó.

Sự hữu ích của COUNTIF nằm ở khả năng tự động hóa và độ chính xác. Thay vì dùng mắt để dò tìm và đếm thủ công, bạn chỉ cần thiết lập điều kiện một lần, hàm sẽ trả về kết quả ngay lập tức. Quan trọng hơn, khi dữ liệu nguồn của bạn thay đổi, kết quả của hàm COUNTIF cũng sẽ tự động cập nhật, đảm bảo các báo cáo của bạn luôn chính xác và tức thời.

2. Cú pháp hàm COUNTIF

Cú pháp của hàm COUNTIF rất dễ nhớ:

=COUNTIF(range, criterion)

Trong đó:

• range (phạm vi): Đây là đối số bắt buộc, là dải ô mà bạn muốn hàm thực hiện việc đếm.
• criterion (tiêu chí): Đây cũng là đối số bắt buộc, là điều kiện để xác định những ô nào sẽ được đếm. Điều kiện này có thể là một con số, một chuỗi văn bản, một biểu thức so sánh, hoặc một tham chiếu đến ô khác.

3. Ứng dụng của hàm COUNTIF trong Google Sheet

Hàm COUNTIF không chỉ đơn giản là công cụ đếm dữ liệu theo điều kiện, mà còn mang lại rất nhiều ứng dụng thực tế trong học tập và công việc:

• Thống kê sản phẩm: Xác định có bao nhiêu sản phẩm đã bán hết, còn tồn kho hay thuộc một danh mục nhất định.
• Quản lý nhân sự: Đếm số nhân viên đạt chỉ tiêu, đi muộn quá số ngày quy định hoặc đang làm việc ở một bộ phận cụ thể.
• Theo dõi học tập: Đếm số học sinh đạt điểm Giỏi, số bạn chưa hoàn thành bài tập hoặc số sinh viên có kết quả dưới một ngưỡng nào đó.
• Phân tích dữ liệu khách hàng: Thống kê số khách hàng đến từ một khu vực, số đơn hàng vượt một mức giá trị nào đó hoặc số khách hàng quay lại mua hàng nhiều lần.

4. Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm COUNTIF trong Google Sheet

Để làm chủ hàm COUNTIF, điều quan trọng nhất là phải hiểu cách xây dựng đối số criterion cho từng trường hợp cụ thể.

Đếm với điều kiện là văn bản chính xác

Đây là ứng dụng cơ bản nhất. Khi bạn muốn đếm số lần xuất hiện của một từ hoặc cụm từ cụ thể, bạn chỉ cần đặt nó trong cặp dấu ngoặc kép " ".

Ví dụ: Giả sử bạn có một danh sách trạng thái đơn hàng trong cột D (D2:D50) và bạn muốn đếm có bao nhiêu đơn hàng đã "Hoàn thành".

Công thức: =COUNTIF(D2:D50, "Hoàn thành")

Lưu ý: Hàm COUNTIF không phân biệt chữ hoa và chữ thường. Do đó, "Hoàn thành", "hoàn thành" hay "HOÀN THÀNH" đều cho ra cùng một kết quả.

Đếm với điều kiện là con số chính xác

Tương tự như văn bản, bạn có thể đếm số lần xuất hiện của một con số cụ thể.

Ví dụ: Trong danh sách số lượng sản phẩm đã bán ở cột D (D2:D50), bạn muốn biết có bao nhiêu đơn hàng bán được đúng 10 sản phẩm.

Công thức: =COUNTIF(D2:D50, 10)

Lưu ý: Khi điều kiện là một con số, bạn không cần đặt nó trong dấu ngoặc kép.

Đếm với các toán tử so sánh (>, <, >=, <=, <>)

Cách sử dụng hàm COUNTIF trong Google Sheet trở nên mạnh mẽ hơn khi kết hợp với các toán tử so sánh. Khi đó, toàn bộ biểu thức điều kiện phải được đặt trong dấu ngoặc kép.

• >: Lớn hơn
• <: Nhỏ hơn
• >=: Lớn hơn hoặc bằng
• <=: Nhỏ hơn hoặc bằng
• <>: Khác (không bằng)

Ví dụ: Vẫn với cột số lượng sản phẩm D2:D50, bạn muốn:

• Đếm số đơn hàng bán được nhiều hơn 20 sản phẩm: =COUNTIF(D2:D50, ">20")
• Đếm số đơn hàng bán được ít hơn hoặc bằng 5 sản phẩm: =COUNTIF(D2:D50, "<=5")
• Đếm số đơn hàng có số lượng khác 0: =COUNTIF(D2:D50, "<>0")

Đếm với ký tự đại diện (Wildcards)

Ký tự đại diện cho phép bạn đếm các ô chứa một phần văn bản, thay vì phải khớp chính xác toàn bộ.

• Dấu sao *: Đại diện cho một chuỗi ký tự bất kỳ (có thể là không có ký tự nào).
• Dấu hỏi ?: Đại diện cho một ký tự đơn lẻ bất kỳ.

Ví dụ: Giả sử cột B (B2:B22) chứa tên các loại trái cây.

Đếm các loại trái cây có tên bắt đầu bằng "Táo" (như "Táo Xanh", "Táo Mỹ"): =COUNTIF(B2:B22, "Táo*")

Đếm các loại trái cây có tên kết thúc bằng "dâu": =COUNTIF(B2:B22, "*dâu")

Đếm các loại trái cây có 3 ký tự và bắt đầu bằng "Ca": =COUNTIF(B2:B50, "Ca?")

Đếm với điều kiện là một tham chiếu ô

Bạn không nhất thiết phải gõ trực tiếp điều kiện vào công thức. Bạn có thể tham chiếu đến một ô khác chứa điều kiện đó.

Ví dụ: Bạn muốn đếm số đơn hàng "Hoàn thành" trong cột D, và từ "Hoàn thành" được viết trong ô F2.

Công thức: =COUNTIF(D2:D50, F2)

5. Một số lỗi thường gặp và cách khắc phục

Để nắm vững cách sử dụng hàm COUNTIF trong Google Sheet, việc nhận biết và tránh các lỗi thường gặp là vô cùng quan trọng:

Lỗi #NAME?

Lỗi #NAME? xuất hiện khi Google Sheet không nhận diện được công thức, thường do bạn nhập sai tên hàm hoặc phạm vi dữ liệu không đúng.

Ví dụ, trong công thức =COUNTIF(B2B9;"Táo"), lỗi xảy ra vì phạm vi dữ liệu bị viết sai, thiếu dấu hai chấm (:) giữa B2 và B9. Công thức đúng phải là =COUNTIF(B2:B9, "Táo").

Lỗi #N/A

Lỗi #N/A xuất hiện khi Google Sheet không tìm thấy giá trị mà bạn đang yêu cầu.

Ví dụ, nếu trong công thức COUNTIF có dư dấu chấm phẩy (;), như =COUNTIF(A1:A10;;"Táo"), hàm sẽ nhận thừa một đối số và dẫn đến lỗi #N/A. Để khắc phục, chỉ cần loại bỏ dấu chấm phẩy dư thừa để công thức đúng cú pháp: =COUNTIF(A1:A10, "Táo").

Lỗi #ERROR!

Lỗi #ERROR! xuất hiện khi công thức bị sai cú pháp, khiến Google Sheet không thể tính toán.

Ví dụ, trong công thức =COUNTIF(C2:C9;22*), dấu * (wildcard) có thể thay thế cho bất kỳ chuỗi ký tự nào, nhưng không thể áp dụng cho định dạng kiểu số. Do đó, công thức này sẽ gây ra lỗi #ERROR!. Để khắc phục, cần đảm bảo wildcard chỉ dùng với dữ liệu dạng văn bản hoặc viết công thức đúng cú pháp phù hợp với kiểu dữ liệu.

Tổng kết

Tóm lại, cách sử dụng hàm COUNTIF trong Google Sheet không hề phức tạp mà ngược lại, nó là một công cụ cực kỳ trực quan và hiệu quả để thực hiện các tác vụ thống kê cơ bản. Bằng cách nắm vững cú pháp đơn giản và sự linh hoạt trong việc xây dựng các tiêu chí đếm, bạn có thể nhanh chóng trích xuất những thông tin giá trị từ bảng dữ liệu của mình, tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác trong công việc. Đây là một kỹ năng nền tảng mà bất kỳ ai làm việc trên Google Sheet cũng nên thành thạo.

Bạn cần một chiếc máy tính đáp ứng tốt nhu cầu học tập và công việc văn phòng hằng ngày? Laptop văn phòng tại FPT Shop sẽ là lựa chọn lý tưởng. Với cấu hình ổn định, thiết kế tiện dụng và nhiều phân khúc giá, sản phẩm phù hợp cho học sinh, sinh viên và nhân viên văn phòng muốn xử lý tác vụ nhanh, hiệu quả và bền bỉ. Mời bạn tham khảo nhanh tay tại đây:

• Laptop văn phòng.

Xem thêm:

• Hướng dẫn cách xem lịch sử chỉnh sửa trên Google Sheet và khôi phục phiên bản cực dễ dàng
• Hướng dẫn cách định dạng số trong Google Sheets nhanh chóng chỉ với vài bước đơn giản