Chữ bị giãn cách trong Word phải làm sao? Tìm hiểu nguyên nhân và cách khắc phục

Trong quá trình sử dụng Word, không ít người gặp phải tình trạng các chữ bị giãn cách không đều, làm mất thẩm mỹ và ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Bài viết này của FPT Shop sẽ giúp bạn hiểu rõ nguyên nhân gây ra lỗi chữ bị giãn cách trong Word và gợi ý các giải pháp hiệu quả để khắc phục tình trạng này.

Nguyên nhân khiến chữ bị giãn cách trong Word

Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến thường gây ra lỗi chữ bị giãn cách trong Word:

Font chữ bị lỗi

Font chữ không tương thích hoặc bị hỏng là một trong những nguyên nhân chính. Một số font chữ có vấn đề về định dạng hoặc không hỗ trợ đầy đủ các ký tự, đặc biệt là các ký tự tiếng Việt. Khi sử dụng font chữ bị lỗi, các ký tự có thể không được căn chỉnh đều, dẫn đến hiện tượng giãn cách bất thường. Điều này thường xảy ra với những font chữ không chính thống hoặc font chữ đã cũ, không còn phù hợp với phiên bản Word hiện tại.

Lỗi định dạng văn bản

Khi soạn thảo văn bản, người dùng đôi khi vô tình thay đổi các cài đặt về khoảng cách chữ, dòng, hoặc đoạn. Những thay đổi này có thể dẫn đến việc giãn cách không đều giữa các ký tự. Thêm vào đó, việc sao chép nội dung từ các nguồn khác như trang web hoặc tệp PDF có thể mang theo định dạng không tương thích. Những định dạng này không chỉ làm giãn cách chữ mà còn gây rối cho bố cục tổng thể của văn bản.

Cài đặt tự động của Word

Microsoft Word cung cấp một số tính năng tự động để tối ưu hóa văn bản, nhưng đôi khi chính những tính năng này lại gây ra lỗi. Một ví dụ là tùy chọn "Adjust sentence and word spacing automatically", có thể tự động điều chỉnh khoảng cách giữa các câu và từ, làm giãn cách không mong muốn giữa các ký tự.

Cách khắc phục lỗi chữ bị giãn cách trong Word đơn giản

Sửa lỗi do font chữ

• Kiểm tra font chữ: Nếu lỗi xảy ra do font chữ bị hỏng, hãy chuyển sang sử dụng các font phổ biến và đáng tin cậy như Times New Roman, Arial, hoặc Calibri.
• Cài đặt lại font: Tải lại font chữ từ các nguồn uy tín. Tránh sử dụng font chữ không rõ nguồn gốc để hạn chế lỗi tương tự.

Kiểm tra và xóa định dạng văn bản

Xóa định dạng không cần thiết:

• Bôi đen toàn bộ văn bản bị lỗi.
• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Space hoặc chọn Clear All Formatting trong tab Home.

Sử dụng định dạng mặc định: Áp dụng lại định dạng chuẩn cho văn bản bằng cách chọn Normal trong Styles.

Điều chỉnh cài đặt khoảng cách chữ

• Bôi đen đoạn văn bản bị giãn cách không đều.
• Nhấn Ctrl + D để mở hộp thoại Font.

• Chuyển sang tab Advanced (hoặc Character Spacing).
• Trong mục Spacing, chọn Normal và đảm bảo mục Scale, Spacing, và Position đều ở trạng thái mặc định.

Tắt tính năng tự động điều chỉnh của Word

• Vào File > Options để mở hộp thoại Word Options.
• Chọn thẻ Advanced.
• Tìm đến mục Cut, copy, and paste, nhấp vào Settings….

• Bỏ chọn Adjust sentence and word spacing automatically, sau đó nhấn OK.

Lưu ý khi sử dụng Word để tránh lỗi chữ bị giãn cách

Để đảm bảo trải nghiệm soạn thảo văn bản mượt mà và tránh lỗi chữ bị giãn cách trong Word, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng dưới đây:

Ưu tiên sử dụng font chữ tiêu chuẩn

Font chữ đóng vai trò quan trọng trong việc hiển thị và định dạng văn bản. Để tránh lỗi chữ bị giãn cách, hãy chọn các font chữ tiêu chuẩn và được hỗ trợ tốt trong Word, chẳng hạn như Times New Roman, Arial, Calibri hoặc các font phổ biến khác. Tránh sử dụng các font chữ từ nguồn không rõ ràng, vì chúng có thể không tương thích với hệ thống hoặc chứa các ký tự bị lỗi.

Tránh sao chép nội dung từ nguồn không tin cậy

Khi sao chép nội dung từ các nguồn như trang web, tệp PDF hoặc tài liệu khác, rất có thể bạn sẽ mang theo các định dạng không mong muốn. Những định dạng này có thể gây ra lỗi giãn cách chữ hoặc làm rối bố cục tài liệu. Để khắc phục, bạn nên sử dụng tùy chọn Paste Text Only (Dán dưới dạng văn bản) trong Word. Tùy chọn này sẽ loại bỏ hoàn toàn các định dạng gốc, giúp văn bản dễ dàng chỉnh sửa và đồng bộ hơn.

Thường xuyên cập nhật phần mềm

Microsoft Word thường xuyên tung ra các bản cập nhật để sửa lỗi và cải thiện hiệu suất. Bằng cách đảm bảo rằng bạn đang sử dụng phiên bản Word mới nhất, không chỉ các lỗi giãn cách chữ mà cả các vấn đề khác cũng sẽ được khắc phục. Đồng thời, việc cập nhật còn tăng cường bảo mật, bảo vệ tài liệu của bạn khỏi các nguy cơ như virus hoặc phần mềm độc hại.

Sao lưu dữ liệu định kỳ

Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi lớn nào trên tài liệu, hãy tạo một bản sao lưu. Sao lưu dữ liệu không chỉ giúp bạn tránh mất mát thông tin quan trọng mà còn giúp khôi phục lại phiên bản cũ trong trường hợp xảy ra lỗi định dạng. Sử dụng các tính năng như Save As hoặc lưu tài liệu vào dịch vụ đám mây như OneDrive, Google Drive để bảo đảm an toàn.

Tạm kết

Lỗi chữ bị giãn cách trong Word tuy gây phiền toái nhưng không phải là vấn đề khó khắc phục nếu bạn áp dụng đúng những phương pháp được chia sẻ từ FPT Shop ở trên đây. Chỉ cần điều chỉnh font chữ, kiểm tra định dạng và cập nhật phần mềm kịp thời, bạn có thể dễ dàng cải thiện chất lượng tài liệu, đảm bảo văn bản của mình luôn chuyên nghiệp và dễ đọc.

Bên cạnh đó, nếu bạn đang tìm kiếm một thiết bị đáng tin cậy để tối ưu hóa công việc và tránh các vấn đề liên quan đến phần mềm, các dòng laptop Dell chính hãng tại FPT Shop là một lựa chọn hoàn hảo. Laptop Dell nổi bật với thiết kế chắc chắn, hiệu năng mạnh mẽ cùng độ bền vượt trội, đáp ứng tốt mọi nhu cầu từ học tập, làm việc đến giải trí. Đặc biệt, khi mua sắm tại FPT Shop, bạn sẽ nhận được nhiều ưu đãi hấp dẫn, cùng chính sách bảo hành và hỗ trợ khách hàng uy tín.

Xem thêm về các sản phẩm laptop Dell chính hãng tại đây:

• Laptop Dell

Xem thêm:

• Hướng dẫn sửa lỗi cách chữ trong Word cực nhanh chóng, chỉ 1 phút là xong ngay
• Cách sửa lỗi dính chữ trong Word nhanh chóng, hiệu quả