Mách bạn 3 bí kíp chèn lịch vào Google Sheets nhanh chóng, giúp lên kế hoạch hiệu quả

Chèn lịch vào Google Sheets được biết đến như một giải pháp hiệu quả, là người bạn đồng hành hỗ trợ người làm việc văn phòng, học sinh, sinh viên lên kế hoạch làm việc khoa học, theo dõi quá trình công việc sát sao hơn. Trong bài viết này, hãy cùng FPT Shop tìm hiểu cách chèn lịch vào Google Sheets nhanh chóng nhé.

Tạo lịch trên Google Sheets để làm gì?

Lợi thế của Google Sheets là dễ dùng, miễn phí, có thể chỉnh sửa linh hoạt và chia sẻ với nhiều người, rất phù hợp để tạo lịch dùng chung hoặc cá nhân hóa theo nhu cầu. Việc chèn lịch trên Google Sheets mang lại nhiều lợi ích thiết thực, đặc biệt trong công việc, học tập và quản lý thời gian cá nhân.

Google Sheets là công cụ lý tưởng giúp bạn theo dõi tiến độ công việc theo ngày, tuần hoặc tháng. Bạn có thể dễ dàng ghi chú deadline, lịch họp, các đầu việc quan trọng cần ưu tiên và chia sẻ với đồng đội chỉ trong vài cú nhấp. 

Nếu bạn là học sinh, sinh viên hoặc người đang ôn luyện kỹ năng mới, lịch học trên Google Sheets cho phép bạn phân bổ thời gian hợp lý giữa các môn học, khóa học hay buổi ôn tập. 

Dù là sinh nhật người thân, lịch khám bệnh hay chuyến du lịch cuối tuần, bạn cũng có thể quản lý dễ dàng với Google Sheets. Lịch cá nhân có thể tùy chỉnh linh hoạt theo thói quen và nhu cầu, lại có thể truy cập mọi lúc trên mọi thiết bị, cực kỳ tiện lợi để không bỏ sót sự kiện nào.

Nếu bạn đang quản lý nội dung cho fanpage hay website, lịch đăng bài là thứ không thể thiếu. Google Sheets giúp bạn lên kế hoạch rõ ràng theo từng ngày, chủ đề, nền tảng đăng tải và người phụ trách. Đây cũng là cách để cả team Marketing phối hợp trơn tru mà không bị chồng chéo công việc.

Google Sheets cũng rất hiệu quả trong việc tạo lịch trực hoặc phân ca làm việc cho nhân sự. Từ cửa hàng nhỏ đến doanh nghiệp lớn, lịch ca giúp giảm thiểu nhầm lẫn, đảm bảo mọi vị trí đều có người phụ trách rõ ràng, chuyên nghiệp và minh bạch.

Cách chèn lịch vào Google Sheets đơn giản

Chèn lịch trên Google Sheets theo mẫu có sẵn

Bước 1: Vào Trang tính, click vào Thư viện mẫu.

Bước 2: Bảng chọn sẽ hiện ra các danh sách lịch làm việc, to do list,... được thiết lập sẵn. Lúc này, bạn chỉ cần ấn chọn mẫu lịch phù hợp với kế hoạch và công việc của bạn, sau đó tùy chỉnh theo ý thích.

Bước 3: Bạn có thể chia sẻ lịch làm việc với nhóm hoặc tải về máy và mở bằng file Excel.

Chèn lịch trên Google Sheets theo cách thủ công

Bước 1: Mở Google Sheets mới để tiến hành tạo khung lịch. Ở dòng đầu tiên Row 1, bắt đầu từ cột B, bạn bắt đầu nhập tên các ngày trong tuần. Thứ tự từ ô B1 đến ô H1 sẽ tương ứng với thứ 2 cho đến chủ nhật.

Bước 2: Xác định ngày đầu tiên của tháng bằng cách tạo một ô riêng (ví dụ: A2) và nhập công thức để lấy ngày đầu tiên của tháng:

=DATE(2025,5,1)

Bạn kiểm tra xem ngày đầu tiên là thứ mấy. Ví dụ FPT Shop chèn lịch vào Google Sheets bắt đầu từ tháng 5/2025 vậy ngày 1/5/2025 là thứ 5. Như vậy, bạn sẽ điền số 1 vào ô E2 tương ứng với cột E là Thứ 5.

Bước 3: Từ ô E2, bạn tiếp tục điền các ngày tiếp theo theo thứ tự từ trái sang phải. Sau khi điền đến cột H tương ứng với chủ nhật, bạn xuống hàng tiếp theo (Row 3) và tiếp tục từ Thứ 2 (cột B). Như thế, bạn cứ tiếp tục điền đến hết ngày 31, lưu ý tùy vào tháng đó có 30 hay 31 ngày mà bạn thay đổi cho phù hợp.

Bước 4: Chọn khối ô từ B1 đến H6, sau đó bạn vào menu Format chọn Borders để thêm đường viền. Tiếp đến, bạn chọn khối ô, rồi nhấn căn giữa ngang và dọc từ thanh công cụ.

Ngoài ra, bạn có thể tô màu cuối tuần hoặc ngày lễ để thêm phần rõ ràng.

Bước 5: Thêm dòng tuần hoặc tiêu đề, ghi chú tùy thích là hoàn tất chèn lịch vào Google Sheets.

Bạn cũng có thể sáng tạo thêm bằng cách vào Format chọn Conditional formatting để tự động tô màu các ngày cụ thể hoặc chèn link, tạo dropdown công việc cho mỗi ngày, tùy vào điều kiện và sở thích.

Chèn lịch trên Google Sheets bằng Add-on Calendar Template

Để rút ngắn thời gian thao tác chèn lịch vào Google Sheets và vẫn có một bảng lịch đẹp mắt, ấn tượng, bạn có thể tìm mẫu bổ sung trong phần Tiện ích được FPT Shop hướng dẫn ngay sau đây.

Bước 1: Mở Google Sheets, tạo một file mới hoặc mở file sẵn có.

Bước 2: Trên thanh menu, chọn Tiện ích, tìm Tiện ích bổ sung và ấn chọn Tải tiện ích bổ sung.

Bước 3: Trong cửa sổ Google Workspace Marketplace, gõ: Calendar Template. Chọn Calendar Template by Vertex42 hoặc công cụ có uy tín tương đương và nhấn Cài đặt (Install), cho phép quyền truy cập nếu được yêu cầu.

Bước 4: Sau khi cài xong, bạn quay lại menu Tiện ích bổ sung (Extensions), chọn Calendar Template và ấn Create Calendar.

Một cửa sổ bên phải sẽ hiện ra để bạn tùy chỉnh ngày tháng năm phù hợp, sau đó bạn nhấn Generate.

Bước 4: Sau khi lịch được tạo, bạn có thể ghi chú sự kiện vào từng ngày, chèn màu, ghi chú, liên kết và chia sẻ phù hợp.

Những lưu ý khi chèn lịch vào Google Sheets

Khi chèn lịch vào Google Sheets, bạn cần lưu ý một vài điều kiện dưới đây để giúp quá trình tạo lịch không bị gián đoạn, đồng thời giúp bạn tạo lịch hiệu quả, dễ dùng và khoa học.

• Xác định mục đích sử dụng rõ ràng: Trước khi tạo lịch, bạn cần xác định mục đích dùng lịch cho công việc, học tập, cá nhân hay đăng bài... Việc này giúp bạn thiết kế bố cục, cột, hàng và màu sắc sao cho phù hợp.
• Sử dụng định dạng ngày tháng chính xác: Đảm bảo các ô có định dạng ngày tháng đúng, như DD/MM/YYYY hoặc MM/DD/YYYY để tránh sai sót khi lọc, sắp xếp hay dùng công thức.

• Chia lịch theo tuần, tháng, quý tùy nhu cầu: Tùy mục tiêu, bạn có thể chia lịch theo từng tuần, từng tháng hoặc cả quý để dễ nhìn và theo dõi tiến độ tổng thể.
• Tô màu, đánh dấu trực quan: Bạn nên sử dụng màu sắc để phân biệt loại công việc, trạng thái hoàn thành, chưa hoàn thành hoặc độ ưu tiên. Ngoài ra, màu sắc giúp bạn nhận diện nhanh thông tin quan trọng mà không cần đọc chi tiết từng ô.
• Sử dụng công thức để tự động hóa: Áp dụng thêm các công thức như =TODAY(), =TEXT(), =IF()… để cập nhật ngày hiện tại, đếm số ngày còn lại, đánh dấu deadline trễ,… khi cần thiết, giúp lịch sống động và tiện ích hơn.
• Giữ lịch gọn gàng, dễ nhìn: Tránh chèn quá nhiều chữ vào một ô, không nên nhồi nhét nội dung khiến lịch trở nên rối mắt. Bạn cũng cần giữ layout thông thoáng để dễ thao tác và theo dõi.
• Sử dụng tính năng chia sẻ & phân quyền hợp lý: Khi làm việc nhóm, bạn cần chia sẻ lịch và phân quyền phù hợp như người chỉnh sửa, người chỉ được xem… để tránh mất dữ liệu hoặc thay đổi không mong muốn.

Tạm kết

Việc chèn lịch vào Google Sheets không chỉ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả mà còn hỗ trợ tổ chức công việc, học tập và cuộc sống cá nhân một cách khoa học, rõ ràng.

Dù bạn là học sinh, nhân viên văn phòng hay chủ doanh nghiệp, việc sử dụng lịch trực quan trên Google Sheets sẽ giúp bạn kiểm soát tiến độ, tăng hiệu suất và phối hợp nhóm tốt hơn.

Nếu bạn là sinh viên hay dân văn phòng đang tìm kiếm một chiếc laptop phù hợp để học tập, làm việc và quản lý thời gian hiệu quả, thì đừng bỏ qua những mẫu laptop mỏng nhẹ, cấu hình ổn định tại FPT Shop.

Mời bạn xem chi tiết những mẫu laptop dành cho sinh viên, văn phòng giá rẻ, chính hãng tại đây:

• Laptop văn phòng

Xem thêm

• Google Sheet là gì? Cách sử dụng và những tính năng “xịn sò” của Google Sheet
• Hướng dẫn cách tải file Google Sheets về điện thoại nhanh chóng và đơn giản