Nên lưu file ở SharePoint hay OneDrive? Chọn sao cho đúng?

Trong quá trình làm việc và lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây, nhiều người thường phân vân nên lưu file ở SharePoint hay OneDrive để đảm bảo hiệu quả và an toàn thông tin. Cả hai đều là giải pháp thuộc hệ sinh thái Microsoft nhưng phục vụ mục đích khác nhau.

Tổng quan về SharePoint và OneDrive

Trước khi quyết định nên lưu file ở SharePoint hay OneDrive, bạn cần nắm được bản chất và định hướng phát triển của hai nền tảng này.

SharePoint là nền tảng được Microsoft thiết kế nhằm hỗ trợ tổ chức quản lý tài liệu, xây dựng cổng thông tin nội bộ và tăng cường cộng tác nhóm. Hiện nay, SharePoint được hàng trăm nghìn tổ chức trên toàn cầu sử dụng, với hàng trăm triệu người dùng nhờ khả năng tích hợp sâu với Microsoft 365. Doanh nghiệp có thể triển khai SharePoint dưới dạng dịch vụ đám mây trong Microsoft 365 hoặc máy chủ nội bộ (SharePoint Server).

nên lưu file ở SharePoint hay OneDrive? - hình 1

Trong khi đó, OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây tập trung vào người dùng cá nhân và doanh nghiệp nhỏ. Mỗi người dùng có một không gian lưu trữ riêng biệt để sao lưu và chia sẻ dữ liệu. OneDrive có hai phiên bản chính: OneDrive cá nhân (5 GB miễn phí) và OneDrive for Business (thường 1 TB cho mỗi tài khoản doanh nghiệp).

nên lưu file ở SharePoint hay OneDrive? - hình 2

Khác biệt về đối tượng sử dụng

OneDrive phù hợp cho lưu trữ cá nhân

OneDrive được thiết kế với mô hình “mỗi người một kho dữ liệu”. Các tệp tin mặc định là riêng tư và chỉ được chia sẻ khi người dùng chủ động cấp quyền. Điều này rất phù hợp để lưu trữ tài liệu cá nhân, dữ liệu công việc riêng hoặc chia sẻ trong nhóm nhỏ. Với những ai làm việc độc lập hoặc doanh nghiệp quy mô nhỏ, OneDrive mang lại sự đơn giản và linh hoạt cao.

nên lưu file ở SharePoint hay OneDrive? - hình 3

SharePoint dành cho môi trường tổ chức

Khác với OneDrive, SharePoint hướng đến dữ liệu tập trung của doanh nghiệp. Tài liệu không thuộc về cá nhân mà thuộc về nhóm hoặc phòng ban. Người quản trị có thể phân quyền truy cập chi tiết cho từng thành viên.

So sánh khả năng quản lý và chia sẻ tệp

Hệ thống phân quyền

SharePoint nổi bật với hệ thống kiểm soát truy cập chi tiết. Quản trị viên có thể thiết lập quyền xem, chỉnh sửa hoặc chia sẻ cho từng nhóm người dùng. Ngoài ra, nền tảng còn cho phép tạo liên kết chia sẻ có thời hạn hoặc yêu cầu xác minh để tăng tính bảo mật. OneDrive cũng cho phép chia sẻ qua liên kết hoặc mời trực tiếp qua email, nhưng mức độ quản trị tập trung không mạnh bằng SharePoint.

nên lưu file ở SharePoint hay OneDrive? - hình 4

Tìm kiếm và quản lý phiên bản

Cả hai nền tảng đều hỗ trợ tìm kiếm nhanh và lưu lịch sử chỉnh sửa tài liệu. Tuy nhiên, SharePoint cung cấp khả năng tổ chức thư viện tài liệu theo cấu trúc phức tạp hơn, phù hợp với lượng dữ liệu lớn và nhiều dự án song song.

Bảo mật và mã hóa dữ liệu

Về bảo mật, cả SharePoint và OneDrive đều sử dụng các giao thức mã hóa hiện đại như TLS, SHA-2 và SSL với khóa mã hóa mạnh. Dữ liệu được mã hóa khi truyền và khi lưu trữ trên máy chủ đám mây.

Tuy nhiên, SharePoint cung cấp nhiều tùy chọn bảo mật nâng cao hơn, cho phép quản trị viên thiết lập chính sách bảo mật riêng theo yêu cầu doanh nghiệp. Đây là yếu tố quan trọng với tổ chức lớn hoặc đơn vị cần tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt.

nên lưu file ở SharePoint hay OneDrive? - hình 5

Nếu chỉ sử dụng cho mục đích cá nhân hoặc nhóm nhỏ, OneDrive vẫn đảm bảo an toàn ở mức cao. Vì vậy, quyết định nên lưu file ở SharePoint hay OneDrive còn phụ thuộc vào mức độ nhạy cảm của dữ liệu.

Công cụ hỗ trợ cộng tác nhóm

OneDrive – Cộng tác cơ bản

OneDrive cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa tài liệu Word, Excel hoặc PowerPoint theo thời gian thực. Tính năng này phù hợp với nhóm nhỏ hoặc dự án đơn giản.

nên lưu file ở SharePoint hay OneDrive? - hình 6

SharePoint – Hệ sinh thái cộng tác toàn diện

SharePoint không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ tài liệu. Người dùng có thể tạo trang wiki nội bộ, danh sách công việc, diễn đàn trao đổi và quản lý dự án. Điều này giúp xây dựng môi trường làm việc tập trung, tối ưu cho doanh nghiệp lớn.

Doanh nghiệp nên chọn SharePoint hay OneDrive?

Việc nên lưu file ở SharePoint hay OneDrive phụ thuộc chủ yếu vào quy mô và cách tổ chức dữ liệu của doanh nghiệp.

Với doanh nghiệp nhỏ hoặc nhóm làm việc ít người, OneDrive thường đã đủ đáp ứng nhu cầu. Mỗi nhân viên có không gian lưu trữ riêng, dễ chia sẻ tài liệu khi cần và chi phí triển khai thấp. Giải pháp này phù hợp nếu doanh nghiệp không yêu cầu quản lý tài liệu quá phức tạp.
Ngược lại, với doanh nghiệp có nhiều phòng ban và dự án song song, SharePoint sẽ phù hợp hơn. Nền tảng này cho phép tạo thư viện tài liệu chung, phân quyền truy cập chi tiết và kiểm soát dữ liệu tập trung. Điều này giúp tránh tình trạng thất lạc tài liệu khi nhân sự thay đổi.

Trong thực tế, nhiều tổ chức kết hợp cả hai: OneDrive dùng cho tài liệu cá nhân, còn SharePoint lưu trữ dữ liệu chung.

nên lưu file ở SharePoint hay OneDrive? - hình 7

Kết bài

Tóm lại, nên lưu file ở SharePoint hay OneDrive không có đáp án chung cho mọi trường hợp mà phụ thuộc vào mục đích sử dụng cụ thể. Nếu cần quản lý dữ liệu tập trung, cộng tác nhóm quy mô lớn và bảo mật cao, SharePoint là lựa chọn tối ưu. Ngược lại, nếu ưu tiên lưu trữ cá nhân và chia sẻ linh hoạt, OneDrive sẽ phù hợp hơn.

Nếu bạn đang tìm kiếm một chiếc laptop cấu hình ổn định để làm việc hiệu quả với Microsoft 365 và các nền tảng lưu trữ đám mây, hãy tham khảo các mẫu laptop chính hãng tại FPT Shop. Tại đây có đa dạng lựa chọn cho học tập, văn phòng và doanh nghiệp cùng chính sách trả góp linh hoạt và nhiều ưu đãi hấp dẫn.

Xem thêm: