Khám phá top phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay, doanh nghiệp nào cũng cần

Phần mềm hóa đơn điện tử là công cụ chuyên biệt giúp doanh nghiệp tạo, lưu trữ, phát hành và quản lý hóa đơn trên nền tảng số. Đây được coi là giải pháp cần thiết cho những doanh nghiệp thường xuyên phát sinh giao dịch yêu cầu xuất hóa đơn. Mục tiêu của phần mềm là đơn giản hóa quá trình kê khai hóa đơn, giúp doanh nghiệp thực hiện dễ dàng và hiệu quả hơn.

1. Phần mềm hóa đơn điện tử là gì?

Phần mềm hóa đơn điện tử là hệ thống kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế, cho phép lưu trữ, phát hành và quản lý hóa đơn dưới dạng số, thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy. Phần mềm này tự động tạo hóa đơn khi bán hàng, ký số, xuất hóa đơn và gửi đến khách hàng qua SMS hoặc Email.

Đồng thời, hệ thống được đồng bộ với dữ liệu của Tổng cục Thuế, đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành về hóa đơn như Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 70/2025/NĐ-CP,… Bên cạnh đó, phần mềm còn tích hợp với các hệ thống quản lý khác của doanh nghiệp như phần mềm kế toán để tự động hạch toán và truy xuất dữ liệu.

2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử

Đối với doanh nghiệp

• Giảm thiểu việc sử dụng hóa đơn giấy, góp phần bảo vệ môi trường.
• Tiết kiệm chi phí và thời gian cho các công việc như in ấn, lưu trữ hóa đơn.
• Hạn chế rủi ro mất mát, rách hoặc hư hỏng hóa đơn, tránh ảnh hưởng đến các hoạt động liên quan.
• Hóa đơn điện tử có mã xác thực từ cơ quan thuế, giúp ngăn chặn làm giả, nâng cao tính an toàn, chính xác và bảo mật.
• Dễ dàng lưu trữ, quản lý, tra cứu và thống kê hóa đơn, từ đó nâng cao hiệu quả hạch toán, kê khai và nộp thuế qua mạng.

Đối với cơ quan thuế

• Giảm bớt thời gian và chi phí đối chiếu so với hóa đơn giấy.
• Ngăn ngừa tình trạng làm giả hóa đơn, tạo môi trường kinh doanh minh bạch và công bằng.
• Đồng bộ dữ liệu hóa đơn dễ dàng, hỗ trợ hiệu quả cho công tác kiểm tra, thanh tra và hoàn thuế.

3. Top phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất

Sapo Invoice

Sapo Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử cho phép đăng ký, phát hành và quản lý hóa đơn trực tuyến, liên kết trực tiếp với cơ quan Thuế, đảm bảo giá trị pháp lý và hỗ trợ doanh nghiệp vận hành an toàn, nhanh chóng và hiệu quả.

• Link đăng ký Sapo Invoice

Các tính năng nổi bật:

• Thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ hóa đơn theo quy định của cơ quan Thuế như đăng ký, phát hành, thông báo sai sót, hủy, thay thế, điều chỉnh.
• Nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn trực tiếp với cơ quan Thuế.
• Lưu trữ hóa đơn an toàn, bảo mật theo quy định lên tới 10 năm.
• Gửi hóa đơn và thông báo tới khách hàng dễ dàng.
• Tra cứu thông tin doanh nghiệp và hóa đơn mọi lúc, mọi nơi.
• Cung cấp nhiều mẫu hóa đơn, hỗ trợ thiết kế theo yêu cầu.
• Hệ thống báo cáo đa chiều, tổng hợp dữ liệu phong phú.

S-Invoice

S-Invoice, hay còn gọi là phần mềm xuất hóa đơn điện tử Viettel, hỗ trợ phát hành hàng loạt hóa đơn cùng lúc, lên tới hàng triệu hóa đơn mỗi ngày. Là sản phẩm của Tập đoàn Viễn thông và Công nghệ Viettel, S-Invoice sử dụng công nghệ bảo mật nhiều lớp, đảm bảo an toàn trong quản lý và lưu trữ hóa đơn.

• Link đăng ký S-Invoice

Các tính năng nổi bật:

• Tạo hóa đơn thuế tự động, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.
• Quản lý và lưu trữ hóa đơn khoa học, dễ dàng tra cứu và truy xuất thông tin.
• Tích hợp với các hệ thống kế toán khác, đồng bộ dữ liệu và nâng cao độ chính xác của báo cáo.
• Bảo mật thông tin nhờ các công nghệ tiên tiến.
• Xuất hóa đơn dưới dạng điện tử, thuận tiện cho việc gửi và nhận.
• Cho phép tùy chỉnh mẫu hóa đơn và thông tin theo nhu cầu của doanh nghiệp.

VNPT Invoice

VNPT Invoice là một trong những thương hiệu phần mềm hóa đơn điện tử được đánh giá cao và thường xuất hiện trong top những giải pháp tốt nhất. VNPT bắt đầu cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử từ năm 2012 và mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, như tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn và tích hợp thuận tiện với phần mềm kế toán.

• Link đăng ký VNPT Invoice

Các tính năng nổi bật:

• Hỗ trợ mở rộng, phù hợp với nhiều loại hóa đơn đặc thù và mô hình kinh doanh khác nhau.
• Kết nối linh hoạt với các hệ thống kế toán, ERP, CRM thông qua API.
• Thống kê, báo cáo và xuất dữ liệu sang các chương trình khai thuế như TVAN, HTKK, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian lập tờ khai.
• Phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp tới khách hàng qua Email.
• Bảo mật dữ liệu cao, lưu trữ hóa đơn miễn phí lên tới 10 năm.

MISA (meInvoice)

MISA meInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ tính năng tự động hóa và lượng khách hàng lớn.

• Link đăng ký MISA meInvoice

Các tính năng nổi bật:

• Lập và ký số hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị như mobile, desktop và website.
• Kết nối với hơn 60 phần mềm kế toán và quản lý bán hàng phổ biến, giúp giảm tới 80% thời gian nhập liệu.
• Lấy thông tin khách hàng trực tiếp từ cơ quan thuế qua mã số thuế, tiết kiệm thời gian lập hóa đơn.
• Theo dõi hạn nợ, thanh toán trực tuyến trên điện thoại thông qua cổng thanh toán điện tử.
• Hỗ trợ hơn 150 mẫu hóa đơn, đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản trị và quy định thuế.
• Tự động tổng hợp báo cáo sử dụng hóa đơn và xuất dữ liệu để kê khai thuế dễ dàng.
• Tra cứu trạng thái và lịch sử hóa đơn theo MST, tên khách hàng hoặc số hóa đơn trên mọi thiết bị.

EasyInvoice

EasyInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử tự động được phát triển bởi Công ty Công nghệ Softdreams. Đây là một trong những giải pháp được nhiều doanh nghiệp quan tâm và tìm kiếm, luôn nằm trong nhóm các phần mềm hóa đơn điện tử chất lượng hàng đầu. Phần mềm đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính, hỗ trợ quản lý doanh thu, báo cáo và kê khai thuế cho doanh nghiệp

• Link đăng ký EasyInvoice

Các tính năng nổi bật:

• Tạo, phát hành, điều chỉnh, thay thế, hủy và chuyển đổi hóa đơn một cách nhanh chóng.
• Gửi hóa đơn tới khách hàng qua Email, SMS hoặc chuyển đổi sang hóa đơn giấy khi cần.
• Tùy chỉnh mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc sử dụng kho mẫu có sẵn.
• Cung cấp các báo cáo và thống kê đa dạng như tình hình sử dụng hóa đơn, quản lý hóa đơn đầu vào, tổng hợp bán hàng.
• Lưu trữ hóa đơn miễn phí lên đến 10 năm, không giới hạn số máy truy cập, có thể phân quyền cho nhân viên.
• Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ theo yêu cầu của Cục Thuế.

4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp

• Tính năng: Phần mềm cần hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ như tạo, phát hành, quản lý và gửi hóa đơn, quản lý khách hàng, tích hợp dữ liệu tồn kho và báo cáo. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin và hóa đơn hiệu quả hơn.
• Dễ sử dụng: Giao diện đơn giản, thân thiện sẽ giúp người dùng thao tác nhanh chóng mà không mất nhiều thời gian đào tạo.
• Khả năng tích hợp và mở rộng: Nên chọn phần mềm kết nối được với các hệ thống khác như ERP, kế toán hay thanh toán trực tuyến. Tính linh hoạt và khả năng mở rộng sẽ đảm bảo phù hợp với nhu cầu lâu dài của doanh nghiệp.

• Tuân thủ pháp luật: Phần mềm phải đáp ứng các quy định về hóa đơn điện tử và kê khai thuế, có chứng nhận từ cơ quan chức năng để tránh rủi ro pháp lý.
• Bảo mật: Cần có các biện pháp an toàn như mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập và xác thực người dùng nhằm bảo vệ thông tin khách hàng.
• Hỗ trợ khách hàng & chi phí: Nên ưu tiên những nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ tốt, cung cấp tài liệu, bản dùng thử, cập nhật thường xuyên. Bên cạnh giá cả, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc tính năng, bảo mật và dịch vụ đi kèm để có lựa chọn tối ưu.

Tạm kết

Trên đây là những giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến và được nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn. Việc áp dụng phần mềm phù hợp không chỉ đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật mà còn giúp tiết kiệm chi phí, tối ưu quy trình kế toán, nâng cao tính minh bạch và độ chính xác trong quản lý tài chính. Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh hay chuỗi bán lẻ, bạn nên ưu tiên chọn phần mềm có giao diện thân thiện, chi phí hợp lý và đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ cần thiết.

Để cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử, bạn cần có một chiếc laptop phù hợp. Hãy lựa chọn những mẫu laptop chính hãng từ những thương hiệu uy tín và đơn vị phân phối đáng tin cậy như FPT Shop. Laptop doanh nhân tại FPT Shop đa dạng về mẫu mã, giá cả cạnh tranh và có nhiều ưu đãi cho mọi khách hàng. Xem các sản phẩm tại đây:

Laptop doanh nhân

Xem thêm:

Hướng dẫn tra cứu hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 đầy đủ, chính xác và được cập nhật mới nhất

Hướng dẫn 3 cách tra cứu hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123