Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đơn giản, nhanh chóng

Tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được thực hiện như thế nào? Để tra cứu thành công, bạn có thể thực hiện online bằng nhiều cách. Bài viết này của FPT Shop sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để bạn tham khảo. 

Khái niệm hóa đơn điện tử là gì? 

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được coi là chứng từ kế toán và có đầy đủ giá trị pháp lý như hóa đơn giấy. Có 2 dạng hóa đơn điện tử là: 

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Theo điểm a khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là dạng hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi các cá nhân, tổ chức bán hàng cung cấp dịch vụ gửi đến người mua. Mã của cơ quan thuế cấp trên hóa đơn điện tử gồm có số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra, cùng với một chuỗi ký tự được cơ quan thuế tự động mã hóa dựa trên các thông tin được người bán cung cấp và ghi nhận trên hóa đơn. 

• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Dạng hóa đơn điện tử do bên bán hàng, nhà cung cấp dịch vụ gửi đến khách hàng và trên hóa đơn không bao gồm mã của cơ quan thuế. 

Các thông tin, nội dung được ghi trên hóa đơn điện tử 

Nội dung của hóa đơn điện tử được quy định từ khoản 1 tới khoản 13 và khoản 15 của Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ - CP, gồm:

1. Tên của hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu của mẫu số hóa đơn, trong đó:
   • Tên của hóa đơn là tên của riêng từng loại hóa đơn được quy định tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Phần này được ghi thể hiện trên mỗi hóa đơn, ví dụ như: Hoá đơn bán hàng dự trữ quốc gia; Hoá đơn bán tài sản công; Hoá đơn giá trị gia tăng; Hoá đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu thu; hoá đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế; Hoá đơn bán hàng; tem; vé; thẻ...  
   • Ký hiệu hoá đơn và ký hiệu mẫu số hoá đơn sẽ thực hiện theo sự hướng dẫn của Bộ Tài Chính.
2. Tên liên hóa đơn được áp dụng cho hóa đơn được cơ quan thuế đặt in dưới hướng dẫn của Bộ Tài chính. 
3. Số hóa đơn 
4. Tên, mã số thuế và địa chỉ của khách hàng 
   • Trên hóa đơn cần có thể hiện tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán; thông tin này cần chính xác theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế được ghi tại giấy chứng nhận hộ kinh doanh; giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký đầu tư; giấy chứng nhận đăng ký thuế; giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh; thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã...
5. Tên, số lượng, đơn vị tính, dịch vụ, đơn giá hàng hóa, thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng. 
6. Chữ ký của người bán và người mua 

   • Nếu người bán trên hoá đơn là doanh nghiệp, tổ chức thì phần chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp hoặc tổ chức đó; nếu người bán là cá nhân thì chữ ký trong hoá đơn sẽ sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

   • Một số trường hợp ngoại lệ quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hoá đơn điện tử thuộc diện này có thể không cần thể hiện thông tin chữ ký.

7. Thời điểm lập hóa đơn: thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
8. Thời điểm ký số ở trên hóa đơn điện tử 

   • Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị dưới dạng ngày/tháng/năm dương lịch.

   • Nếu hóa đơn điện tử đã lập trước đó nhưng thời điểm ký số trên hóa đơn không cùng lúc với thời điểm lập thì sẽ khai thuế vào thời điểm lập hóa đơn.

9. Mã của cơ quan thuế.
10. Phí, chiết khấu thương mại, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, khuyến mãi.
11. Tên và mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn được cơ quan thuế đặt in.

12. Tên và mã số thuế của tổ chức đặt in hóa đơn từ cơ quan thuế.

13. Chữ viết, chữ số và loại đồng tiền, số tiền thể hiện trên hóa đơn.

14.  Các thông tin khác trên hóa đơn điện tử.

Ngoài các nội dung cơ bản đã đề cập ở trên, cá nhân hoặc tổ chức kinh doanh có thể bổ sung các thông tin sau:

• Logo: Có thể đính kèm biểu trưng hoặc logo để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hoặc hình ảnh đại diện của người bán.
• Thông tin về hợp đồng mua bán, ví dụ như số hợp đồng.
• Thông tin về lệnh vận chuyển.
• Mã khách hàng.
• Các thông tin khác theo yêu cầu quản lý và tính chất giao dịch cụ thể.

Cách tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế 

Hiện nay có khá nhiều cách tra cứu hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, dưới đây là một số cách tiêu biểu nhất mà FPT Shop giới thiệu tới bạn:

Cách 1: Tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tại website của Tổng cục thuế 

Bước 1: Bạn truy cập vào trang web: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Bước 2: Nhập "Loại hóa đơn", "Tổng tiền thuế", "Số hóa đơn", "Ký hiệu hóa đơn", "Mã số thuế", "Tổng tiền cần thanh toán" rồi nhấn vào mục “Tìm kiếm".

Bước 3: Xem thông tin hóa đơn.

Đối với các hóa đơn hợp lệ, kết quả sẽ hiện lên các thông tin về trạng thái hóa đơn là “Đã cấp mã hóa đơn". Còn nếu bạn nhận được thông báo “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm" thì có nghĩa là hóa đơn của bạn không tồn tại. Bạn cần kiểm tra lại các thông tin xem đã đúng chưa và thực hiện thao tác tìm kiếm.

Cách 2: Tra cứu khi đã được cấp tài khoản tại website của Tổng Cục Thuế

Bước 1: Bạn đăng nhập bằng tài khoản được cấp bởi cơ quan Thuế tại website https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Bước 2: Bấm vào ô “Tra cứu" rồi lựa chọn “Tra cứu hóa đơn".

Bước 3: Tùy chọn “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào" hoặc “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra".

Nếu có nhu cầu xem thông tin hóa đơn, bạn lựa chọn “Tìm kiếm". Ở nơi hiển thị kết quả, bạn có thể tùy chọn những chức năng như: xem, in, xuất XML, xuất excel. 

Cách 3: Tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bằng Fast e-Invoice 

Bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trực tiếp tại trang https://einvoice.fast.com.vn như sau:

Bước 1: Lấy mã số hóa đơn có trong email thông báo phát hành. Sau đó bạn bấm vào mục "Mã nhận hóa đơn", thực hiện sao chép mã số tra cứu hóa đơn rồi dán vào mục "Mã số". 

Bước 2: Nhập "Mã xác thực" hiển thị trên màn hình. 

Bước 3: Ấn "Nhận" để tra cứu hóa đơn của bạn. 

Cách 4: Tra cứu hóa đơn bằng tệp XML từ hóa đơn gốc 

Bước 1: Bạn tải tệp XML có sẵn ở email thông báo trên máy tính. Tiếp tục bấm vào ô "Tải hóa đơn dạng XML" để tải tệp hóa đơn điện tử. 

Bước 2: Bấm vào ô "Mã xác thực". 

Bước 3: Ấn vào mục "Nhận" để tra cứu. 

Cách 5: Tra cứu bằng trang web Invoice

Bước 1: Truy cập website https://invoice.fast.com.vn/ rồi chọn mục "Tra cứu".

Bước 2: Thực hiện nhập "Mã số hóa đơn" của bạn, tùy theo nhu cầu mà bạn lựa chọn "Xem trực tiếp hóa đơn gốc" hoặc tải file PDF rồi ấn “Tìm kiếm" để tra cứu hóa đơn.

Tạm kết

Trên đây là toàn bộ thông tin hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế từ FPT Shop. Hi vọng rằng thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình kinh doanh và giao dịch. 

Xem thêm:

• Payoo là gì? Sử dụng ứng dụng Payoo thanh toán hóa đơn và dịch vụ như thế nào?
• 4 cách tra cứu hóa đơn tiền nước cực kỳ đơn giản và nhanh chóng ngay tại nhà

Nếu bạn đang cần tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hãy mua ngay cho mình một chiếc laptop ở FPT Shop để dễ dàng hoàn thành công việc.

Tham khảo laptop giá tốt ngay tại đây:

• Máy tính xách tay