Hướng dẫn tra cứu hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 đầy đủ, chính xác và được cập nhật mới nhất

Hiện nay có nhiều cách tra cứu hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 nhưng không phải cách nào cũng đảm bảo tính hợp lệ và chính xác. Do đó, FPT Shop sẽ chia sẻ chi tiết 4 cách kiểm tra hoá đơn điện tử chuẩn, giúp các bạn dễ dàng hơn trong việc truy xuất thông tin bán hàng.

1. Tra cứu hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 tại Tổng cục Thuế

Theo Nghị định 123 và Thông tư 78/2021/TT-BTC, cách tra cứu hoá đơn điện tử tại Tổng cục Thuế đã có sự thay đổi.

Cụ thể, nếu theo Thông tư cũ 32, hoá đơn điện tử sẽ được tra cứu chính thức tại cổng thông tin https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html. Nhưng với cách tra cứu hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 mới nhất, cổng thông tin đã được đổi lại thành https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

Việc thay đổi này nhằm hướng tới sự đơn giản hóa trong việc kiểm tra hoá đơn điện tử trực tuyến. Qua đó, người dùng sẽ dễ dàng tìm kiếm những thông tin cần thiết một cách chính xác nhất.

Hướng dẫn tra cứu hoá đơn điện tử theo thông tư 78 chi tiết

Bước 1: Truy cập vào website https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

Bước 2: Điền đầy đủ những thông tin bắt buộc bao gồm MST người bán, loại hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, số hoá đơn. Bước này có thể bỏ qua 2 ô tổng tiền thuế và tổng tiền thanh toán.

Bước 3: Điền mã captcha tương ứng và bấm tìm kiếm.

Bước 4: Hệ thống sẽ trả về thông tin tương ứng. Nếu thông tin điền chính xác, kết quả sẽ hiển thị trạng thái xử lý hoá đơn "Đã cấp mã hoá đơn". Nhưng nếu thông tin điền chưa đúng hoặc không tồn tại, kết quả báo "Không tồn tại thông tin hoá đơn điện tử".

Lưu ý khi điền thông tin

• Điền đúng ô "Ký hiệu loại hoá đơn" cần tra cứu vì quy định các ký hiệu hoá đơn bán hàng sẽ khác nhau. Ví dụ, hoá đơn giá trị gia tăng cho mặt hàng cơ quan thuế sẽ có ký hiệu số 1 đầu tiên và theo sau là chữ C (1C21TML).
• Điền chính xác ô "Ký hiệu hoá đơn". Ví dụ, hoá đơn giá trị gia tăng 1C21TML, khi điền vào ô ký hiệu hoá đơn, bạn bỏ số 1 và chỉ điền các giá trị bắt đầu từ chữ C hoặc chữ K (hoá đơn đối với hàng hoá không có mã).
• Điền ô "Số hoá đơn" đúng theo 1 trong 2 định dạng số hoá đơn (hoá đơn chỉ 1 chữ số hoặc hoá đơn gồm 8 chữ số).
• Riêng với mã captcha, bạn có thể bấm biểu tượng "Reload" nếu không thể nhìn rõ các mã ký tự.

Ngoài ra, nếu thường xuyên phải tra cứu hoá đơn điện tử theo Thông tư 78, bạn nên đăng nhập Hệ thống hoá đơn điện tử để tiện tra cứu lại lịch sử khi cần thiết.

Trong trường hợp muốn tải app hợp lệ của https://hoadondientu.gdt.gov.vn, bạn chỉ nên tải các ứng dụng chính thức eTax Mobile hoặc Tra cứu hoá đơn theo đường link gắn trên web. Điều này nhằm đảm bảo đường dẫn cài đặt là chính thống, hợp pháp, tránh tải các ứng dụng giả mạo của ngành Thuế.

2. Tra cứu hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 của hệ thống EasyInvoice

EasyInvoice là phần mềm được thiết kế dành riêng cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nhằm mục đích tối ưu giao diện lẫn cách sử dụng khi tra cứu thông tin hoá đơn điện tử.

Phần mềm này đạt đầy đủ các yêu cầu pháp lý theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, và mang đến nhiều lợi ích khác bao gồm:

• Tiết kiệm 80% thời gian nhập liệu, 90% thời gian lưu trữ và tra cứu hoá đơn điện tử.
• Tích hợp đa dạng các phần mềm quản lý khác như kế toán, hoá đơn bán hàng, đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, xử lý nghiệp vụ hoá đơn... và hỗ trợ lập báo cáo hoá đơn đầy đủ.
• Kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế qua 2 kênh Layer 2, VPN và MPLS, với đường truyền tốc độ 50Mbps. Cho nên EasyInvoice luôn cập nhật sớm nhất các Nghị định, Thông tư về thay đổi, điều chỉnh hoặc bổ sung về hoá đơn điện tử.
• Bảo mật cao, chống hack và mất dữ liệu, an toàn tuyệt đối cho người dùng.

Cách sử dụng EasyInvoice đơn giản qua 3 bước

Bước 1: Truy cập website tracuu.easyinvoice.vn hoặc tải ứng dụng EasyInvoice trực tiếp từ App Store hoặc CH Play.

Bước 2: Điền đầy đủ thông tin 2 ô "MST Công ty phát hành hoá đơn" và "Mã tra cứu".

Bước 3: Điền "Mã xác thực" và bấm "Tra cứu". 

Bước 4: Thông tin hoá đơn sẽ trả về đầy đủ nếu thông tin điền hợp lệ. Trong trường hợp thông tin sai hoặc Công ty chưa phát hành hoá đơn điện tử, kết quả hiển thị sẽ báo "Không tồn tại số hoá đơn tra cứu".

Một số chú ý khi dùng EasyInvoice

• Phần mềm EasyInvoice sẽ không tính phí nếu bạn chỉ dùng thử hoặc chỉ sử dụng một số tính năng cơ bản về tra cứu hoá đơn điện tử theo Thông tư 78.
• Thông tin tra cứu có thể bị sai sót do hệ thống EasyInvoice đang được cập nhật hoặc bảo trì, hãy liên hệ hotline EasyInvoice để được hỗ trợ ngay khi gặp sự cố.

3. Tra cứu hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 trên MeInvoice

Ứng dụng thứ 3 bạn có thể dễ dàng tra cứu hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 là MeInvoice. Ứng dụng này có 2 ưu điểm cực kỳ nổi bật:

• Dễ dàng tra cứu toàn bộ nguồn cung cấp hoá đơn điện tử hợp lệ, có sử dụng đuôi .xml.
• Kết quả kiểm tra có thể gửi qua email để tiện xuất file kiểm tra hoá đơn điện tử khi cần.

Bước 1: Truy cập meinvoice.vn/tra-cuu hoặc tải ứng dụng MeInvoice về thiết bị di động.

Bước 2: Nhập mã tra cứu hóa đơn và bấm tìm kiếm, sau đó tải file đuôi .xml để kiểm tra tính hợp lệ của hoá đơn điện tử.

Bước 3: Truy xuất tra cứu tính chính xác bao gồm các thông tin người mua, người bán, chữ ký điện tử và tình trạng hóa đơn so với khi kiểm tra trên hệ thống Tổng cục thuế.

Lưu ý, riêng với ứng dụng MeInvoice bạn bắt buộc phải có file về hoá đơn điện tử mới có thể tra cứu đầy đủ thông tin mua bán. Khi không có file hoặc đuôi file chưa chuẩn hóa .xml, bạn nên yêu cầu bên bán cung cấp lại file hoặc dùng các cách kiểm tra hoá đơn điện tử khác.

4. Tra cứu hoá đơn điện tử tại FPT Shop

Nếu bạn mua hàng tại FPT Shop thì có thể tra cứu hóa đơn điện tử với nhiều ưu điểm như:

• Giao diện xem hoá đơn đơn giản, dễ thao tác.
• Truy xuất thông tin nhanh, chính xác.

Bước 1: Truy cập hddt.fptshop.com.vn.

Bước 2: Nhập mã nhận hóa đơn điện tử hoặc số điện thoại mua hàng kèm theo số hoá đơn.

Bước 3: Bấm xem thông tin hóa đơn.

Lưu ý, cách tra thông tin hoá đơn điện tử tại FPT Shop không bao gồm các mã hoá đơn mua sắm ngoài cửa hàng.

Tạm kết

Những chia sẻ về 4 cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 sẽ giúp các bạn chủ động hơn trong việc truy xuất thông tin mua bán bảo mật, hợp lệ và chính xác. Cho dù là các thủ thuật tra cứu hoá đơn điện tử theo thông tư 78, hay các nghiệp vụ khác có liên quan tới lĩnh vực thuế, kế toán... FPT Shop sẽ sẵn sàng hỗ trợ giải đáp đến bạn một cách dễ hiểu và chi tiết nhất. Nếu còn vấn đề thắc mắc, bình luận ngay bên dưới để được chúng tôi giải đáp nhé!

Xem thêm:

• Chi tiết 5 cách tra cứu hợp đồng Easy Credit nhanh chóng để nắm được thông tin cần thiết
• Gợi ý 10 cách kiểm tra, tra cứu tiền điện hiệu quả cho hộ gia đình mới nhất 2024

Ngoài ra, để dễ dàng tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, bạn nên có những chiếc máy tính có cấu hình phù hợp để tải các ứng dụng này. Xem ngay các mẫu laptop đang khuyến mãi tại FPT Shop. Tham khảo tại đây:

• Máy tính xách tay