Office 365 là gì? Tìm hiểu về bộ công cụ giúp bạn làm việc “đa nhiệm” mọi lúc mọi nơi

Trong bối cảnh nhu cầu làm việc từ xa ngày càng tăng, nhiều người đặt ra thắc mắc: Office 365 là gì và liệu có khác biệt gì so với các phiên bản Office 2016, 2019 quen thuộc trước kia?

Thực tế, Office 365 ngoài việc cung cấp bộ công cụ văn phòng cơ bản như Word, Excel hay PowerPoint, thì còn tích hợp nhiều tính năng hiện đại dựa trên nền tảng đám mây. Chính yếu tố này đã mở ra một cách làm việc mới, linh hoạt và hiệu quả hơn cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp.

Office 365 là gì và tại sao lại phổ biến?

Office 365 (Microsoft 365) là bộ ứng dụng văn phòng thế hệ mới do Microsoft phát triển, hoạt động dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Người dùng cài đặt phần mềm trên máy tính và còn có thể truy cập trực tuyến ở bất cứ đâu. Một tài khoản Office 365 cho phép đăng nhập trên nhiều thiết bị, bao gồm máy tính, tablet và điện thoại thông minh.

Điểm đặc biệt là toàn bộ dữ liệu được đồng bộ hóa theo thời gian thực, giúp người dùng và đồng nghiệp dễ dàng cộng tác. Ví dụ, một bảng tính Excel có thể chia sẻ cho nhiều người cùng chỉnh sửa. Mọi thay đổi đều được cập nhật ngay lập tức, hạn chế tình trạng trùng lặp hoặc thất lạc dữ liệu.

Sự tiện lợi và linh hoạt này khiến Office 365 trở thành lựa chọn hàng đầu cho việc học tập, làm việc nhóm cũng như quản lý doanh nghiệp.

Sự khác biệt giữa Office 2016, 2019 và Office 365 là gì?

Giấy phép sử dụng

Với Office 2016, 2019, người dùng chỉ cần mua một lần và sử dụng vĩnh viễn trên một máy tính duy nhất. Ngược lại, Office 365 hoạt động theo mô hình thuê bao hàng tháng hoặc hàng năm. Cách này giúp người dùng luôn được trải nghiệm phiên bản mới nhất, thay vì sử dụng bộ công cụ cố định.

Tính năng cập nhật

Một lợi thế lớn của Office 365 là thường xuyên được cập nhật tính năng mới, bản vá bảo mật và sửa lỗi. Trong khi đó, Office 2016 và 2019 chỉ nhận các bản cập nhật bảo mật mà không có nâng cấp chức năng. Nhờ vậy, người dùng Office 365 luôn đi đầu trong trải nghiệm công nghệ văn phòng.

Số thiết bị cài đặt

Office 365 cho phép đăng nhập trên nhiều thiết bị cùng lúc, tối đa năm máy tính hoặc tablet và điện thoại. Đây là điểm mạnh cho những ai làm việc di động. Trong khi đó, các bản Office 2016, 2019 chỉ giới hạn cài đặt một lần trên một thiết bị.

Dung lượng lưu trữ

Người dùng Office 365 được tặng 1 TB dung lượng lưu trữ trên OneDrive. Bản Home còn cho phép chia sẻ cho tối đa sáu người, mỗi người có 1 TB riêng biệt. Ngược lại, Office 2016, 2019 không hỗ trợ dung lượng lưu trữ đám mây.

Các phiên bản Office 365 dành cho cá nhân và gia đình

Office 365 hiện có ba phiên bản chính: Personal, Home và Business.

Office 365 Personal

Dành cho một người sử dụng, giá thuê theo năm rẻ hơn bản Home. Với gói này, người dùng có thể cài đặt trên nhiều thiết bị cá nhân, đồng bộ hóa dữ liệu và sử dụng đầy đủ bộ công cụ như Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access và Publisher.

Office 365 Home

Phiên bản Home phù hợp cho gia đình từ một đến sáu thành viên. Mỗi tài khoản có 1 TB lưu trữ OneDrive, tổng cộng tối đa 6 TB. Đây là lựa chọn tiết kiệm khi chia sẻ chi phí giữa các thành viên.

Office 365 Business

Dành cho doanh nghiệp, Office 365 Business có nhiều gói nhỏ như Business Essentials, Business, và Business Premium. Tùy quy mô công ty mà doanh nghiệp có thể chọn gói phù hợp, bao gồm cả email doanh nghiệp, lưu trữ đám mây và hỗ trợ kỹ thuật liên tục.

Lợi ích khi sử dụng Office 365 là gì?

Làm việc mọi lúc, mọi nơi

Với Office 365, bạn có thể truy cập tài liệu từ bất kỳ đâu chỉ với một thiết bị kết nối Internet. Điều này hỗ trợ tối đa cho công việc từ xa, đặc biệt trong môi trường làm việc linh hoạt ngày nay.

Cộng tác nhóm hiệu quả

Tính năng đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực giúp nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu. Ví dụ, khi một nhóm làm báo cáo trên PowerPoint, mỗi thành viên có thể phụ trách một phần và hệ thống sẽ tự động gộp lại thành bản hoàn chỉnh.

An toàn dữ liệu

Office 365 tích hợp hệ thống bảo mật cao, kèm theo các bản vá và cập nhật thường xuyên. Bên cạnh đó, dung lượng 1 TB trên OneDrive cũng hỗ trợ sao lưu tài liệu quan trọng, tránh mất mát dữ liệu.

Office 365 và xu hướng làm việc hiện đại

Trong bối cảnh doanh nghiệp chuyển đổi số, Office 365 đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ làm việc từ xa, quản lý dự án và chia sẻ dữ liệu. Nhiều công ty đã lựa chọn gói Business Premium để vừa có email doanh nghiệp, vừa khai thác tối đa bộ công cụ văn phòng.

Đối với sinh viên hoặc cá nhân, Office 365 Personal và Home mang lại trải nghiệm tiện lợi, tiết kiệm và phù hợp với lối sống năng động. Không cần mang theo USB hay lo mất dữ liệu, mọi tài liệu đã có thể lưu trữ và truy cập trực tuyến.

Tạm kết

Qua bài viết, có thể thấy câu hỏi “Office 365 là gì” đã có lời giải đáp đầy đủ. Đây là bộ công cụ văn phòng hiện đại, linh hoạt, phù hợp cho cả cá nhân và doanh nghiệp, mang đến lợi ích vượt trội về cộng tác, bảo mật và hiệu quả công việc.

Bạn đang tìm cách trải nghiệm trọn vẹn những tiện ích của Office 365? Hãy mua ngay Office 365 chính hãng tại FPT Shop để tận hưởng kho ứng dụng văn phòng bản quyền luôn cập nhật mới nhất:

• Microsoft Office

Xem thêm:

• Hướng dẫn chi tiết cách tải Office 365 từ A đến Z đơn giản, dễ hiểu ai cũng có thể làm được
• Cách kích hoạt, active Office 365 tại nhà siêu đơn giản