Lập hóa đơn điều chỉnh giảm có được ghi số âm không? Cách viết hóa đơn điều chỉnh giảm đúng quy định

Trong quá trình kinh doanh, việc sai sót khi lập hóa đơn là điều khó tránh khỏi, đặc biệt trong các trường hợp ghi sai số lượng, đơn giá, thuế suất hay giá trị thanh toán. Khi đó, doanh nghiệp cần thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong sổ sách kế toán. Tuy nhiên, nhiều kế toán vẫn còn băn khoăn về cách ghi nhận thông tin trên hóa đơn điều chỉnh giảm, nhất là việc có được sử dụng số âm hay không. Đây là vấn đề quan trọng bởi nếu lập sai quy định, hóa đơn có thể bị xem là không hợp lệ, ảnh hưởng đến việc kê khai thuế và hạch toán tài chính của doanh nghiệp.

Hóa đơn điều chỉnh giảm là gì? Lập hóa đơn điều chỉnh giảm có được ghi số âm không?

Trong thực tế, khi doanh nghiệp phát hiện hóa đơn đã phát hành có sai sót về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc mức thuế suất, việc xử lý không phải lúc nào cũng giống nhau. Tùy tình huống mà kế toán sẽ lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Với trường hợp cần điều chỉnh giảm, nhiều người thường thắc mắc liệu có được ghi số âm trên hóa đơn hay phải thể hiện theo cách khác để đảm bảo đúng quy định. Trước khi đi vào chi tiết, hãy cùng tìm hiểu khái niệm hóa đơn điều chỉnh giảm và nguyên tắc khi lập loại hóa đơn này.

Hóa đơn điều chỉnh giảm là gì?

Hóa đơn điều chỉnh giảm là gì? Căn cứ vào khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có hướng dẫn về định nghĩa hóa đơn như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

...

Theo quy định này, hóa đơn điều chỉnh giảm là hóa đơn được phát hành để sửa đổi hóa đơn đã lập trước đó nếu có sai sót. Nội dung điều chỉnh giảm có thể liên quan đến việc giảm số lượng, chất lượng hoặc giá thành của hàng hóa, dịch vụ.

Lập hóa đơn điều chỉnh giảm thì nội dung hóa đơn có được ghi số âm không?

Theo điểm e khoản 1 Điều 7 của Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định rằng:

Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp

1. Đối với hóa đơn điện tử:

a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;

b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;

c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;

d) Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo);

đ) Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;

e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

...

Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, cần lập hóa đơn điều chỉnh. Trong đó, nội dung điều chỉnh giảm sẽ được ghi dấu âm tương ứng với thực tế điều chỉnh.

Làm thế nào để lập mẫu 04/SS-HĐĐT khi điều chỉnh giảm hóa đơn có sai sót?

Dựa theo Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, quy định về việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, cần cấp lại mã của Cơ quan Thuế hoặc điều chỉnh/thay thế như sau:

Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và cần cấp lại mã của Cơ quan Thuế, hoặc cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán có thể lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Mẫu này được dùng để thông báo điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn có sai sót. Thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT có thể được gửi đến cơ quan thuế bất cứ thời điểm nào, nhưng không muộn hơn ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT có phát sinh hóa đơn điện tử cần điều chỉnh.

Mẫu 04/SS-HĐĐT là Thông báo hóa đơn điện tử, được quy định cụ thể tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Để lập biểu mẫu, cần lưu ý các thông tin, nội dung điền như sau:

- Kính gửi: Ghi cơ quan thuế quản lý trực tiếp của đơn vị;

- Tên người nộp thuế: Tên đơn vị theo Giấy phép đăng ký kinh doanh

- MST: Ghi MST của đơn vị;

- [2] Mã CQT cấp: Chỉ ghi mã cơ quan thuế cấp đối với hóa đơn có mã của Cơ quan Thuế;

- [3] Ký hiệu mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn: Ghi theo quy định tại Thông tư 78;

- [4] Số hóa đơn điện tử: Ghi số hóa đơn điện tử cần điều chỉnh, bổ sung;

- [5] Ngày lập hóa đơn;

- [6] Loại áp dụng hóa đơn điện tử;

- [7] Hủy/Điều chỉnh/Thay thế/Giải trình: Ghi “Điều chỉnh”;

- [8] Lý do: Ghi lý do điều chỉnh hóa đơn điện tử.

Tải về mẫu 04/SS-HĐĐT tại ĐÂY

Làm thế nào để xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC?

Bước 1: Ghi nguyên do điều chỉnh giảm và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết trên hóa đơn điều chỉnh. Cần thực hiện điều chỉnh giảm toàn bộ thông tin của các hàng hóa sai và điều chỉnh tăng cho các hàng hóa đúng (bao gồm: tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất và thành tiền chưa bao gồm thuế).

Bước 2: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua. Xuất hóa đơn, ký số và gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cho cơ quan thuế để nhận mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi tới người mua (đối với trường hợp hóa đơn điện tử đã có mã).

Lưu ý: Nếu điều chỉnh giảm cho các hóa đơn cũ đã lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP thì không được xuất hóa đơn điều chỉnh giảm mà phải lập hóa đơn mới để thay thế hóa đơn cũ (theo khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/NĐ-CP).

Tạm kết

Hy vọng nội dung bài viết đã giải đáp thắc mắc cho câu hỏi "Lập hóa đơn điều chỉnh giảm có được ghi số âm hay không?", cũng như hướng dẫn chi tiết cách viết hóa đơn điều chỉnh đúng quy định hiện hành. Việc nắm rõ các nguyên tắc và thao tác thực hiện không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn mà còn tránh được những rủi ro về thuế và kế toán. Nếu bạn là kế toán hoặc chủ doanh nghiệp, hãy áp dụng đúng quy định để quy trình xử lý hóa đơn luôn minh bạch và chính xác.

Nếu bạn đang tìm kiếm một chiếc laptop văn phòng bền bỉ, hiệu năng ổn định và phù hợp cho công việc hằng ngày, FPT Shop chính là địa chỉ mua sắm đáng tin cậy để lựa chọn. Tại đây, bạn sẽ dễ dàng tìm thấy đa dạng mẫu mã từ các thương hiệu hàng đầu, mức giá cạnh tranh cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn. Đừng bỏ lỡ cơ hội sở hữu chiếc laptop văn phòng chất lượng, hỗ trợ tối đa cho công việc của bạn. Truy cập ngay FPT Shop để trải nghiệm và mua sắm! 

Laptop văn phòng

Xem thêm:

• Quy định của pháp luật Việt Nam về việc thu thập và lưu trữ thông tin số nhằm đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu
• Thuế PIT là gì? Những ai cần phải đóng thuế PIT và phải đóng bao nhiêu theo quy định của pháp luật?