Phần mềm ERP là gì? Tầm quan trọng và lợi ích ERP mang lại cho doanh nghiệp

ERP là gì? Đây không chỉ là một phần mềm, mà là sự kết hợp giữa công nghệ và quy trình kinh doanh để tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp. Hãy cùng FPT Shop tìm hiểu sâu hơn về ứng dụng, tầm quan trọng và những lợi ích mà ERP mang lại cho sự phát triển bền vững của các doanh nghiệp trong bài viết dưới đây nhé.

Phần mềm ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning - hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một hệ thống tích hợp giúp tổ chức hoặc doanh nghiệp quản lý và điều hành tất cả các hoạt động một cách hiệu quả. 

Thay vì sử dụng các phần mềm riêng lẻ và rời rạc, ERP kết hợp các chức năng khác nhau như quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý sản xuất và logistcs vào một hệ thống duy nhất (all-in-one). Điều này giúp tạo ra một nguồn thông tin tổng quát và chi tiết về hoạt động của doanh nghiệp, từ đó người quản lý có thể dễ dàng theo dõi và điều chỉnh các hoạt động của từng phòng ban thông qua kết nối internet. 

ERP không chỉ tập trung vào việc tích hợp phần mềm mà còn cung cấp thông tin phản hồi và báo cáo chi tiết, giúp doanh nghiệp ra quyết định và chiến lược phù hợp.

Những chức năng của hệ thống ERP

Quản lý tài chính - kế toán

• Quản lý các dòng tiền mặt, tiền ngân hàng, tiền vay,…
• Kế toán mua hàng, bán hàng, kho hàng, vật tư, tài sản, CCDC, giá thành, thuế, tiền lương, tổng hợp.

Quản lý mua hàng

• Quản lý yêu cầu & kế hoạch mua hàng.
• Quản lý tình trạng đơn hàng/hợp đồng mua.
• Theo dõi công nợ nhà cung cấp 
• Lập báo cáo mua hàng.

Quản lý bán hàng

• Lập và quản lý báo giá, hợp đồng, đơn hàng.
• Theo dõi tiến trình đơn hàng/hợp đồng bán.
• Quản lý công nợ khách hàng và lập báo cáo bán hàng.

Quản lý hàng tồn kho

• Quản lý nhập – xuất – tồn kho để lên kế hoạch nhập và tiêu thụ hàng hóa hợp lý.
• Quản lý kho theo nhiều tiêu chí (lô, hạn sử dụng, vị trí…).
• Báo cáo tồn kho.

Quản lý khách hàng

Lưu trữ thông tin của khách hàng từ tên, tuổi, địa chỉ, vấn đề đang gặp phải…từ đó có phương án phục vụ và chăm sóc khách hàng tốt nhất.

Báo cáo quản trị

• Lập báo cáo phân tích lợi nhuận theo kỳ.
• Báo cáo tình hình kế hoạch kinh doanh Quý/Năm.
• Báo cáo hiệu quả bán hàng.

Thời điểm nào doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống ERP

Sau khi đã hiểu ERP là gì thì doanh nghiệp cần nhận biết các tín hiệu về thời điểm cần thiết để ứng dụng ERP gồm:

• Doanh nghiệp đang phát triển và có kế hoạch mở rộng quy mô.
• Sử dụng đồng thời nhiều phần mềm không kết nối với nhau.
• Cần phần mềm quản lý để giám sát và cải thiện quy trình quản trị vận hành.
• Hệ thống hiện tại đã lỗi thời và không phục vụ đầy đủ theo nhu cầu của doanh nghiệp.
• Đã có lộ trình công nghệ kinh doanh bao gồm giải pháp điều hành mới.
• Xử lý số liệu thủ công dẫn đến tốn thời gian và sai sót khi quản lý quá nhiều dữ liệu.

Lợi ích của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp

• Ghi nhận thông tin gần như tức thì, thông tin về hàng nhập bao gồm thời gian, chất lượng, số lượng và hàng trả lại cùng nguyên nhân. Điều này giúp lãnh đạo điều chỉnh kế hoạch sản xuất và cung ứng hàng hóa một cách nhanh chóng.
• Tạo, lập và lưu trữ tài liệu quan trọng.
• Thu thập số liệu nhanh chóng, ví dụ số liệu từ máy móc, thiết bị sản xuất và đánh giá chất lượng một cách chính xác nhất.
• Tham gia vào kiểm tra, giám sát chất lượng, ghi nhận thông tin quan trọng hỗ trợ cho doanh nghiệp.

Tiêu chí để chọn hệ thống ERP phù hợp nhu cầu doanh nghiệp

Để chọn lựa phần mềm ERP phù hợp, doanh nghiệp cần quan tâm các yếu tố sau:

1. Năng lực của nhà cung cấp: Đối tác phải có kinh nghiệm triển khai ERP và cung cấp tư vấn thực tế, không chỉ giới thiệu thông số kỹ thuật.
2. Chức năng phù hợp với mục tiêu quản lý: Phần mềm cần đáp ứng yêu cầu cụ thể và thực tế của doanh nghiệp.
3. Đánh giá từ người dùng: Ý kiến của khách hàng hiện tại là tài liệu quý giá để đánh giá năng lực của nhà cung cấp.
4. Khả năng mở rộng: Hệ thống cần có khả năng mở rộng để xử lý công việc khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.
5. Tích hợp với phần mềm hiện có: Một ERP tốt là có thể tích hợp với các phần mềm hoặc hệ thống khác đang sử dụng trong doanh nghiệp.
6. Tuân thủ quy định kế toán của Việt Nam: Module kế toán trong ERP cần phải tuân thủ đầy đủ quy định về kế toán của Việt Nam để không gây ra việc phải mua thêm phần mềm kế toán, làm mất đi tính toàn vẹn của hệ thống.
7. Dễ sử dụng: ERP cần được thiết kế thân thiện và dễ sử dụng cho người dùng.
8. Phù hợp với ngân sách: Chi phí triển khai ERP cần phải phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp, bao gồm chi phí phần mềm, triển khai và bảo trì hàng năm.

Tạm kết

Qua bài viết trên, bạn đã phần nào hiểu được hệ thống ERP là gì và vai trò quan trọng của ERP với sự phát triển của doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống all-in-one cho doanh nghiệp mình, đừng bỏ qua cơ hội tích hợp ERP vào hệ thống quản lý của bạn để nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động ngay bây giờ nhé.

Đọc thêm:

• SQL là gì? Những thông tin cơ bản và ứng dụng của ngôn ngữ SQL trong ngành công nghệ
• On-Premise là gì? On-Premise hay Cloud, đâu là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp?

Tại FPT Shop cung cấp nhiều sản phẩm máy tính để bàn hiện đại, chất lượng đáp ứng nhu cầu cao của các doanh nghiệp cần đầu tư hệ thống kỹ thuật. Đến ngay FPT Shop để được tư vấn và trải nghiệm dịch vụ chăm sóc tận tình cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn khác bạn nhé. 

• PC văn phòng