:quality(75)/estore-v2/img/fptshop-logo.png){kind=logo}
:quality(75)/tach_du_lieu_cot_trong_excel_thanh_2_hoac_nhieu_cot_trong_bang_10_bd1c9190a1.png)
:quality(75)/Huyen_Dang_Ngoc_6818881a4d.jpg){kind=small}
Hướng dẫn cách tách dữ liệu cột trong Excel thành 2 hoặc nhiều cột trong bảng nhanh chóng và dễ dàng
Tách dữ liệu cột trong Excel thành 2 hoặc nhiều cột trong bảng là phương pháp giúp bạn quản lý và sắp xếp dữ liệu một cách hiệu quả. Trong bài viết này, FPT Shop sẽ hướng dẫn bạn cách tách dữ liệu bằng 03 công cụ khác nhau trong Excel, giúp bạn tối ưu hóa công việc nhé.
Trong Excel, việc làm việc với dữ liệu không phải lúc nào cũng đơn giản, đặc biệt khi bạn cần tách dữ liệu cột trong Excel thành 2 hoặc nhiều cột trong bảng để dễ dàng xử lý. Chẳng hạn, một cột chứa đầy đủ tên và họ của nhân viên, hoặc một cột chứa cả địa chỉ email và tên miền, và bạn cần tách chúng ra thành các cột riêng biệt để phân tích hoặc báo cáo. Vậy làm sao để tách chúng nhanh chóng và chính xác? Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá các cách đơn giản và hiệu quả để tách dữ liệu cột trong Excel thành 2 hoặc nhiều cột trong bảng nhé.
Các cách tách dữ liệu cột trong Excel thành 2 hoặc nhiều cột trong bảng
Sử dụng công cụ Text to Columns
Excel cung cấp một công cụ hữu hiệu và thông minh là Text to Columns (chuyển văn bản thành các cột). Công cụ này được sử dụng để tách dữ liệu cột trong Excel thành 2 hoặc nhiều cột trong bảng dựa trên một dấu phân cách (như dấu phẩy, khoảng trắng, dấu chấm,...).
Các bước thực hiện:
Bước 1: Chọn cột chứa dữ liệu
Bắt đầu bằng cách chọn cột chứa dữ liệu mà bạn muốn tách. Lưu ý rằng các ô liền kề bên phải ô chọn là trống hoặc không chứa dữ liệu quan trọng, vì dữ liệu tách ra sẽ được ghi vào những ô này.
Bước 2: Mở công cụ Text to Columns
- Trên thanh công cụ Excel, bạn chọn tab Data (Dữ liệu).
- Trong nhóm Data Tools, chọn Text to Columns.
- Một hộp thoại Convert Text to Columns Wizard sẽ xuất hiện trên màn hình.
Bước 3: Chọn phương pháp tách
Có hai phương pháp tách dữ liệu trên Excel:
- Delimited: Dùng khi dữ liệu được phân cách bởi dấu phân cách (ví dụ: Dấu phẩy, khoảng trắng, dấu chấm, v.v.).
- Fixed Width: Dùng khi dữ liệu có chiều dài cố định cho mỗi phần.
Sau khi chọn kiểu phân tách, nhấn Next để tiếp tục.
Bước 4: Xác định ký tự phân tách
Nếu bạn chọn Delimited, Excel sẽ yêu cầu bạn chọn ký tự phân tách. Các tùy chọn có thể bao gồm:
- Tab
- Space (Khoảng trắng): Ví dụ, tách họ và tên.
- Comma (Dấu phẩy)
- Semicolon (Dấu chấm phẩy)
Bạn hãy chọn ký tự phân tách phù hợp với dữ liệu của bạn. Nếu bạn cần tách dữ liệu cột trong Excel thành 2 hoặc nhiều cột trong bảng bằng nhiều ký tự phân tách khác nhau, bạn có thể đánh dấu các tùy chọn tương ứng. Bảng Data preview sẽ cho bạn xem trước dữ liệu sau khi tách. Nhấn Next để tiếp tục.
Bước 5: Chọn định dạng dữ liệu
Ở bước này, bạn có thể chọn định dạng cho dữ liệu đã tách. Excel cung cấp các tùy chọn như:
- General: Định dạng tự động cho dữ liệu số và ngày tháng, giữ nguyên định dạng văn bản cho các dữ liệu khác.
- Text: Dữ liệu sẽ được định dạng dưới dạng văn bản.
- Date: Định dạng ngày tháng.
Chọn định dạng General nếu bạn muốn Excel tự động xử lý các dữ liệu số và ngày tháng.
Bước 6: Chọn ô đích
Chọn ô mà bạn muốn đặt dữ liệu đã tách. Bạn có thể nhập trực tiếp địa chỉ ô đích vào hộp Destination hoặc chọn ô trên bảng tính bằng chuột. Bước này sẽ giúp dữ liệu tách tránh bị đè lên dữ liệu gốc. Bạn hãy nhấn Finish để hoàn tất quá trình tách ô.
Bước 7: Kiểm tra và điều chỉnh dữ liệu
- Sau khi nhấn Finish, dữ liệu sẽ được chia thành các cột mới theo các ký tự phân tách mà bạn đã chọn.
- Bạn hãy kiểm tra lại dữ liệu để đảm bảo rằng không có thông tin nào bị mất hoặc sai lệch.
- Bạn có thể cần điều chỉnh lại định dạng hoặc sắp xếp lại các cột để bảng tính trông gọn gàng và dễ đọc hơn.
Sử dụng hàm LEFT, RIGHT và MID
Khi bạn cần tách dữ liệu theo một cách cụ thể hơn thì các hàm LEFT, RIGHT, và MID là lựa chọn hữu ích. Những hàm này giúp bạn lấy phần dữ liệu từ trái sang phải, hoặc ngược lại, theo số ký tự mà bạn chỉ định.
Hàm LEFT: Trả về một số ký tự từ bên trái chuỗi.
| Công thức: =LEFT(text, num_chars) |
Hàm RIGHT: Trả về một số ký tự từ bên phải chuỗi.
| Công thức: =RIGHT(text, num_chars) |
Hàm MID: Trả về một phần chuỗi bắt đầu từ vị trí cụ thể trong chuỗi.
| Công thức: =MID(text, start_num, num_chars) |
Ví dụ:
Nếu trong cột A có dữ liệu như sau:
John Smith → hàng A1 Mary Johnson → hàng A2 James Brown → hàng A3 |
Sử dụng hàm LEFT để lấy họ:
| Công thức: =LEFT(A1, FIND(" ", A1)-1) → Kết quả: Mary → kéo sang các dòng khác để lấy kết quả tương tự |
Sử dụng hàm RIGHT để lấy tên:
| Công thức: =RIGHT(A1, LEN(A1) - FIND(" ", A1)) → Kết quả: Smith → kéo sang các dòng khác để lấy kết quả tương tự |
Sử dụng hàm TEXTSPLIT (Excel 365)
Excel 365 cung hấp hàm TEXTSPLIT có khả năng tách dữ liệu trong một ô thành nhiều ô mà không cần phải thực hiện thao tác thủ công. Hàm này giúp bạn chia một chuỗi văn bản thành nhiều phần tùy vào dấu phân cách.
Công thức:
| =TEXTSPLIT(text, delimiter) |
Ví dụ:
Với dữ liệu trong cột A:
John Smith Mary Johnson James Brown |
Công thức =TEXTSPLIT(A1, " ") sẽ tách dữ liệu thành hai cột - một cột cho họ và một cột cho tên. Bạn hãy kéo sang các dòng khác để lấy kết quả tương tự.
Khi nào nên dùng các phương pháp tách dữ liệu cột?
Sử Dụng Text to Columns khi dữ liệu có dấu phân cách rõ ràng
Phương pháp Text to Columns rất hữu ích khi dữ liệu có dấu phân cách rõ ràng như dấu phẩy, khoảng trắng, hoặc dấu chấm. Đây là phương pháp nhanh và dễ sử dụng nhất khi bạn cần tách dữ liệu dựa trên một dấu phân cách duy nhất.
Sử Dụng LEFT, RIGHT và MID khi bạn cần tách dữ liệu theo vị trí
Nếu dữ liệu của bạn không có dấu phân cách rõ ràng và bạn muốn tách dựa trên một vị trí cố định thì nên sử dụng các hàm LEFT, RIGHT, và MID. Phương pháp này sẽ càng hữu ích hơn khi bạn làm việc với các chuỗi có độ dài không cố định hoặc dữ liệu từ các nguồn không chuẩn.
Sử dụng TEXTSPLIT (Excel 365) cho các dữ liệu phức tạp hơn
Nếu bạn sử dụng Excel trong Office 365, hàm TEXTSPLIT là một lựa chọn tuyệt vời khi bạn cần tách dữ liệu phức tạp mà không muốn làm thủ công quá nhiều. Hàm này sẽ tự động tách dữ liệu dựa trên bất kỳ dấu phân cách nào bạn chỉ định.
Các ứng dụng thực tế khi tách dữ liệu cột trong Excel
Tách tên và họ trong bảng dữ liệu nhân sự
Trong nhiều bảng dữ liệu nhân sự, bạn sẽ gặp phải trường hợp có một cột chứa cả tên và họ. Bạn có thể sử dụng Text to Columns hoặc các hàm LEFT và RIGHT để tách chúng thành hai cột riêng biệt.
Tách địa chỉ từ cột
Khi dữ liệu địa chỉ được nhập vào trong một ô duy nhất thì việc tách địa chỉ thành các cột riêng biệt sẽ giúp bạn dễ dàng lọc và phân tích thông tin. Bạn có thể tách các thông tin như đường, phường/xã, tỉnh, thành phố,...
Chia số liệu từ cột liên kết
Nếu bạn có một cột chứa số liệu kết hợp (ví dụ: Ngày tháng - Số hợp đồng), bạn có thể tách chúng ra để dễ dàng phân tích và tính toán.
Lưu ý khi tách dữ liệu cột trong Excel
- Kiểm tra lại kết quả: Sau khi tách dữ liệu, bạn hãy kiểm tra kỹ kết quả để chắc chắn rằng dữ liệu được chia đúng. Đặc biệt nếu sử dụng công thức, bạn cần đảm bảo rằng các hàm được áp dụng chính xác.
- Giữ dữ liệu gốc: Nếu cần thiết thì bạn hãy sao lưu cột dữ liệu gốc trước khi thực hiện tách để tránh mất thông tin quan trọng.
- Chú ý đến độ dài: Đảm bảo rằng độ dài của các cột sau khi tách không vượt quá giới hạn cho phép trong Excel.
Kết luận
Thành tạo cách tách dữ liệu cột trong Excel thành 2 hoặc nhiều cột trong bảng sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc liên quan đến phân tích và xử lý dữ liệu. Bạn hãy áp dụng các phương pháp như Text to Columns, LEFT, RIGHT, MID, và TEXTSPLIT đều có cách ứng dụng riêng biệt, giúp việc quản lý thông tin trở nên dễ dàng và chính xác hơn.
Nếu bạn đang tìm kiếm sản phẩm laptop, PC văn phòng hay các dòng thiết bị khác thì hãy đến với FPT Shop. Không chỉ mang đến các sản phẩm chính hãng, chất lượng, FPT Shop còn cung cấp các chương trình chăm sóc khách hàng cực kỳ tận tâm. Bên cạnh đó, hệ thống còn thường xuyên cập nhật các khuyến mãi và ưu đãi khủng để bạn có thể sở hữu sản phẩm ở mức giá siêu hời, nhanh tay mua sắm ngay hôm nay!
Xem thêm:
