Bí quyết tách cột trong Excel để chuẩn hóa dữ liệu hiệu quả cho dân văn phòng

Trong môi trường văn phòng hiện đại, việc xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác là yếu tố quyết định hiệu suất công việc. Một trong những kỹ năng Excel mà dân văn phòng thường xuyên phải sử dụng chính là tách cột để chuẩn hóa dữ liệu. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tách cột trong Excel sao cho đúng chuẩn, tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo dữ liệu sạch và dễ phân tích. Trong bài viết này, FPT Shop sẽ chia sẻ bí quyết tách cột trong Excel, giúp bạn thao tác thành thạo và tối ưu hóa công việc hằng ngày.

Các tình huống thực tế cần tách cột trong Excel

Dưới đây là những tình huống thực tế mà dân văn phòng thường gặp phải khi cần tách cột trong Excel để chuẩn hóa và xử lý dữ liệu hiệu quả:

• Tách họ và tên thành các cột riêng biệt: Trong danh sách nhân sự, việc tách họ, tên đệm và tên riêng ra các cột riêng giúp dễ dàng sắp xếp, lọc và phân loại theo từng tiêu chí. Bạn có thể sử dụng tính năng Text to Columns hoặc các hàm như LEFT, RIGHT, MID, FIND để thực hiện việc này.
• Tách địa chỉ thành các thành phần riêng: Khi xử lý dữ liệu khách hàng, việc tách địa chỉ thành các phần như số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố giúp dễ dàng phân tích và lọc theo khu vực. Điều này đặc biệt hữu ích trong các chiến dịch tiếp thị hoặc phân tích thị trường.
• Tách mã sản phẩm hoặc mã khách hàng: Các mã sản phẩm hoặc mã khách hàng thường chứa thông tin như loại sản phẩm, khu vực, số thứ tự. Việc tách các phần này ra giúp phân loại và phân tích dữ liệu hiệu quả hơn. Bạn có thể sử dụng hàm LEFT, RIGHT, MID để tách các phần của mã.
• Tách dữ liệu theo dấu phân cách: Khi nhập dữ liệu từ các nguồn khác nhau, bạn có thể gặp các chuỗi dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu gạch ngang hoặc dấu cách. Lúc này, bạn hãy sử dụng tính năng Text to Columns với tùy chọn Delimited để tách dữ liệu thành các cột riêng biệt dựa trên các dấu phân cách này.
• Tách dữ liệu theo độ dài cố định: Trong một số trường hợp, dữ liệu được nhập với độ dài cố định cho từng phần, chẳng hạn như mã số có cấu trúc cố định. Bạn có thể sử dụng tùy chọn Fixed width trong tính năng Text to Columns để tách dữ liệu theo độ dài xác định.

Việc tách cột trong Excel là một kỹ năng quan trọng giúp bạn chuẩn hóa dữ liệu, từ đó dễ dàng phân tích, lọc và trình bày thông tin một cách hiệu quả. Tùy vào từng tình huống cụ thể, bạn có thể lựa chọn phương pháp tách cột phù hợp để tối ưu hóa công việc của mình.

Cách tách cột trong Excel đơn giản nhất

Dưới đây là các cách tách cột trong Excel đơn giản nhất, phù hợp cho dân văn phòng và người mới sử dụng Excel.

1. Sử dụng công cụ Text to Columns

Text to Columns là công cụ mạnh mẽ trong Excel giúp bạn tách dữ liệu từ một cột thành nhiều cột dựa trên dấu phân cách hoặc độ rộng cố định. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Bạn hãy chọn vùng dữ liệu cần tách. Cụ thể là bôi đen toàn bộ cột chứa họ và tên. Sau đó, bạn hãy vào thẻ Data trên thanh công cụ, rồi nhấn chọn Text to Columns.

Bước 2: Khi hộp thoại Convert Text to Columns Wizard hiện ra, bạn hãy chọn Delimited rồi nhấn Next để tiếp tục.

Bước 3: Tại phần lựa chọn dấu phân cách, bạn tích chọn Space (dấu cách) để Excel nhận diện nơi cần tách, rồi nhấn Next.

Bước 4: Bạn xác định ô bắt đầu để lưu dữ liệu tách ra, sau đó nhấn Finish để hoàn tất quá trình.

2. Sử dụng các hàm LEFT, RIGHT, MID

Khi dữ liệu không có dấu phân cách rõ ràng hoặc bạn cần tách phần cụ thể trong chuỗi, các hàm LEFT, RIGHT, MID sẽ rất hữu ích. Các bước sử dụng những hàm này như sau:

Bước 1: Bạn nhập công thức =LEFT(A2,2) vào ô bên cạnh để lấy hai ký tự đầu tiên làm phần loại sản phẩm.

Bước 2: Bạn nhập tiếp công thức =RIGHT(A2,3) vào ô kế tiếp để lấy ba ký tự cuối làm phần số hiệu.

Bước 3: Bạn kéo công thức xuống cho toàn bộ danh sách để tự động hoàn thành phần còn lại.

3. Sử dụng tính năng Flash Fill

Flash Fill là tính năng thông minh trong Excel, giúp tự động điền dữ liệu dựa trên mẫu bạn cung cấp. Dưới đây là cách sử dụng tính năng này:

Bước 1: Bạn nhập phần tên người dùng của email đầu tiên (ví dụ: "nguyenvanA") vào ô bên cạnh cột dữ liệu.

Bước 2: Bạn chọn ô vừa nhập rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + E để Excel tự động điền phần còn lại dựa trên mẫu.

Bước 3: Bạn lặp lại quy trình cho cột tên miền bằng cách nhập ví dụ "gmail.com", rồi nhấn tiếp Ctrl + E để tự động hoàn thành.

Tạm kết

Tách cột trong Excel tưởng đơn giản nhưng nếu biết ứng dụng đúng cách, bạn sẽ tiết kiệm được hàng giờ làm việc và đảm bảo dữ liệu luôn sạch sẽ, chuyên nghiệp. Với những bí quyết trong bài, FPT Shop hy vọng bạn sẽ tự tin xử lý bất kỳ bảng dữ liệu nào trong công việc.

Nếu bạn đang cần một chiếc laptop văn phòng chất lượng để làm việc hiệu quả hơn, hãy ghé thăm cửa hàng FPT Shop gần nhất hoặc truy cập vào đường link bên dưới.

• Laptop văn phòng

Xem thêm:

• Bật mí 15 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích cho dân kế toán và văn phòng hiện nay
• Cách bỏ Page Break Preview trong Excel: Thủ thuật hay không thể bỏ qua cho người mới làm quen với Excel