Chia sẻ bí quyết mở khóa file Word không cho chỉnh sửa không phải ai cũng biết

Để bảo vệ nội dung của tài liệu Word, bạn có thể khóa tài liệu đó bằng cách đặt mật khẩu để không ai có thể truy cập vào tài liệu. Bạn cũng có thể hạn chế chỉnh sửa trên tài liệu, nghĩa là ai đó chỉ có thể đọc tài liệu nhưng không thể sửa đổi theo bất kỳ cách nào. 

Các biện pháp bảo vệ này có thể rất hữu ích khi bạn muốn giữ nội dung của tài liệu ở chế độ riêng tư. Nhưng đôi khi các biện pháp bảo vệ này có thể gây ra sự cố cho bạn khi cố gắng mở hoặc chỉnh sửa một tài liệu được bảo vệ mà không biết mật khẩu. Câu hỏi đặt ra ở đây là làm thế nào để mở khóa file Word không cho chỉnh sửa?

Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn đọc những cách khác nhau để loại bỏ chế độ bảo vệ tài liệu Word không cho chỉnh sửa, một kỹ năng sẽ hữu ích nếu bạn gặp phải tài liệu Word bị khóa hoặc bị hạn chế.

Tài liệu Word được bảo vệ là gì?

Tài liệu Word được bảo vệ là một tệp Word được người dùng thiết lập mật khẩu nhằm bảo vệ nội dung bên trong tệp. Tài liệu Word được bảo vệ có thể sử dụng nhiều khóa khác nhau để ngăn chặn mọi truy cập hoặc thay đổi trái phép đối với nội dung của tài liệu. 

Tài liệu Word được bảo vệ có thể yêu cầu mật khẩu để mở và xem nội dung của tài liệu, trong khi các loại tài liệu Word được bảo vệ khác có thể ngăn người dùng thay đổi bất kỳ nội dung nào của văn bản hoặc phần nào của tài liệu. Tài liệu Word có thể được bảo vệ vì nhiều lý do, bao gồm:

1. Đảm bảo riêng tư

Người dùng có thể muốn giữ nội dung của tài liệu Word ở chế độ riêng tư vì nhiều lý do. Là một nhân viên, thông tin riêng tư của công ty có thể không an toàn nếu không được bảo vệ. Ngoài ra những nhân viên được công ty cho phép mang công việc về nhà làm việc từ xa có thể cân nhắc thêm tính năng bảo vệ vào tài liệu Word của họ để tránh những con mắt tò mò không cần thiết của những người không liên quan.

2. Đảm bảo sự chính xác

Trong khi người dùng có thể sử dụng tính năng bảo vệ Word để khóa hoàn toàn tài liệu khỏi quyền truy cập bằng mật khẩu, việc hạn chế chỉnh sửa tài liệu có thể giúp giải quyết các nhu cầu cụ thể hơn về tài liệu. Khóa văn bản cụ thể trong tài liệu có thể giúp tăng cường độ chính xác, bất kể nhân viên nào xử lý tài liệu.

3. Đảm bảo sự nhất quán

Để giúp tài liệu duy trì tính nhất quán, người dùng có thể khóa mọi chỉnh sửa văn bản khi hiển thị bản sao kỹ thuật số cho người khác. Chỉnh sửa tài liệu trong quá trình chuyển giao có thể tạo ra sự không nhất quán, đặc biệt là liên quan đến các biểu mẫu như hướng dẫn công việc hoặc hướng dẫn đào tạo. Mặc dù việc khóa toàn bộ tài liệu Word bằng mật khẩu có thể không cần thiết, nhưng việc khóa văn bản khỏi các trường chỉnh sửa có thể đủ để giúp duy trì tính nhất quán của nội dung trong suốt dự án.

Cách mở khóa file Word không cho chỉnh sửa

1. Sử dụng WordPad

Để mở khóa file Word không cho chỉnh sửa mà không cần mật khẩu, hãy thử sử dụng một phần mềm xử lý văn bản khác đó là WordPad. Mặc dù ứng dụng WordPad không hấp dẫn như Microsoft Word nhưng nó vẫn có thể giúp giải quyết vấn đề của bạn. Để mở tài liệu Word bằng WordPad, bạn thực hiện như sau.

Bước 1: Kích chuột phải vào tài liệu Word được bảo vệ bằng mật khẩu và chọn Open with > Choose another app > WordPad.

Bước 2: Một cửa sổ sẽ xuất hiện giống hệt hình ảnh bên dưới, bạn chỉ cần kích tùy chọn Save a copy, rồi sau đó có thể thoải mái chỉnh sửa tệp tài liệu Word của bạn mà không có giới hạn.

2. Lưu tệp Word dưới dạng TXT

Một cách khác để mở khóa file Word không cho chỉnh sửa mà không cần sử dụng mật khẩu bắt buộc là chuyển đổi tệp Word (*.doc) sang định dạng *.XML. Nếu bạn chưa biết, việc lưu tệp Word dưới dạng tài liệu XML giúp bạn có thể vô hiệu hóa bảo vệ bằng mật khẩu. Hãy nhớ rằng quy trình này chỉ hoạt động với một số phiên bản MS Word, nhưng hãy yên tâm, nó sẽ giúp bạn mở khóa các tài liệu được bảo vệ bằng mật khẩu.

Thực hiện theo các bước dưới đây để làm cho tài liệu Word của bạn không bị hạn chế.

Bước 1: Khởi chạy tài liệu Word được bảo vệ bằng mật khẩu của bạn. Điều hướng đến menu File > Save As > Save as Type và chọn định dạng tài liệu là Word XML Document (*.xml). Sau đó đặt tên file và kích nút Save để lưu lại.

Bước 2: Truy cập đến thư mục vừa lưu tệp *.xml mới ở trên, kích chuột phải vào tên tệp chọn Open with > Choose another app > NotePad hoặc WordPad.

Bước 3: Trong cửa sổ Notepad mở ra, lúc này nội dung tài liệu vẫn chưa hiển thị. Bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + F trên bàn phím.

Bước 4: Nhập lệnh enforcement vào hộp thoại Find đang mở. Bây giờ bạn có thể tìm thấy nội dung văn bản w: enforcement=" 1 hoặc w: enforcement=" on.

Bước 5: Bây giờ hãy thay thế "1" bằng "0" hoặc "on" bằng "off" để mở tệp Word. Sau đó lưu và đóng tệp *.xml.

Bước 6: Bây giờ hãy tìm kiếm tệp *.xml vừa lưu trong thư mục ở bước 2, kích chuột phải vào tệp đó và mở tệp đó bằng MS Word.

Bước 7: Truy cập vào menu File > Save As và chọn lưu tài liệu mới bằng định dạng Word Document (*.docx) từ các tùy chọn có sẵn. Sau đó nhấn nút Save để lưu và đóng tài liệu lại. Như vậy bạn sẽ không cần mật khẩu vào lần tiếp theo khi cần xem nội dung tài liệu này nữa.

3. Sử dụng Google Docs

Bạn cũng có thể sử dụng Google Docs ứng dụng trực tuyến miễn phí để mở khóa file Word mà không cần mật khẩu. Bạn cũng có thể sử dụng phương pháp này nếu cần loại bỏ tính năng bảo vệ tài liệu trên Mac OS.

Bước 1: Khi sử dụng Google Docs để xóa mật khẩu chỉnh sửa tài liệu Word, trước tiên bạn phải đăng nhập vào tài khoản Google trên trình duyệt, sau đó đăng nhập vào Google Docs tại địa chỉ docs.google.com. Nếu chưa có tài khoản Google, bạn cần phải tạo một tài khoản mới.

Bước 2: Kích vào biểu tượng thư mục để chuyển sang tùy chọn Upload và tải tệp Word được bảo vệ bằng mật khẩu lên trong cửa sổ tiếp theo.

Bước 3: Sau khi tải tệp lên tệp Word thành công, bạn có thể tải tài liệu Word đó xuống thông qua menu File trong Google Docs. Sau đó mở và chỉnh sửa mà không cần mật khẩu.

Bằng cách thực hiện theo các bước trên, bạn có thể mở khóa và chỉnh sửa tệp tài liệu Word một cách hiệu quả bằng Google Docs, một giải pháp thay thế phù hợp cho những ai quên mật khẩu tài liệu Word.

4. Sử dụng công cụ trực tuyến

Nếu các phương pháp trên không hiệu quả khi cần mở khóa file Word không cho chỉnh sửa. Vậy thì bạn hãy thử phương pháp tiếp theo này. Không giống như các phương pháp khác, phương pháp này khá đơn giản và cũng không mất nhiều thời gian.

Bước 1: Bước đầu tiên là kích hoạt trình duyệt web yêu thích và truy cập vào địa chỉ lostmypass.com.

Bước 2: Sau đó, bạn kích vào nút lớn có nội dung Or click here để chọn tệp tài liệu Word được bảo vệ bằng mật khẩu cần mở khóa. Hoặc bạn cũng có thể kéo thả tệp Word vào khung trống đều được.

Bước 3: Sau khi mở tệp, hãy đợi công cụ Lostmypass cố gắng bẻ khóa mật khẩu của tài liệu Word. Sau vài giây, bạn sẽ thấy mật khẩu đã sử dụng cho tệp tài liệu này, nhờ đó bạn có thể mở và chỉnh sửa tệp đã quên mật khẩu của mình.

5. Gỡ bỏ bảo vệ tài liệu Word thủ công

Nếu cách trên không loại bỏ được mật khẩu bảo vệ tài liệu Word tự động. Vậy thì bạn sẽ phải chuyển sang cách thực hiện bằng thủ công.

Bước 1: Mở file Word bị hạn chế chỉnh sửa. Sau đó truy cập menu File > Save As và chọn vị trí lưu tài liệu này.

Bước 2: Trong hộp thoại hiển thị, kích vào nút thả xuống bên cạnh mục Save as type và chọn Rich Text Format(*.rtf) rồi kích nút Save để lưu tài liệu Word này ở định dạng .rtf. Sau đó đóng tài liệu lại.

Bước 3: Kích chuột phải vào tài liệu *.rtf vừa lưu ở trên và chọn Open with > Choose another app > NotePad để mở tài liệu đó trong Notepad.

Bước 4: Trong cửa sổ Notepad, nhấn Ctrl + F để mở hộp thoại Find. Sau đó nhập passwordhash vào khung trống và kích nút Find Next.

Bước 5: Sau đó nó sẽ ngay lập tức tìm và tô sáng từ passwordhash. Bây giờ nhiệm vụ của bạn là xóa chuỗi theo sau (Chuỗi có thể rất dài và kết thúc cho đến khi bạn thấy dấu "}") để có thể xóa mật khẩu hạn chế chỉnh sửa. Sau đó, nhấn Ctrl + S để lưu Notepad này. Sau đó đóng nó lại.

Bước 6: Mở lại tài liệu *.rtf bằng Microsoft Word. Sau đó truy cập thẻ Review trên thanh ribbon rồi kích nút Protect > Restrict Editing ở góc ngoài cùng bên phải.

Bước 7: Sau đó kích nút Stop Protection ở góc dưới bên phải và không cần mật khẩu. Như vậy bạn đã có thể xóa chế độ hạn chế chỉnh sửa và bỏ bảo vệ tài liệu thành công.

Bước 8: Lưu tài liệu *.rtf này dưới dạng tài liệu .docx và hoàn tất.

6. Lưu tài liệu Word dưới dạng tệp mới

Phương pháp này cũng hữu ích khi bạn quên mật khẩu và tệp Word chỉ có thể truy cập được ở chế độ chỉ đọc.

Bước 1: Mở tài liệu Word được bảo vệ bằng mật khẩu như cách thông thường. Bạn sẽ thấy Word hiển thị một cửa sổ bật lên thông báo tài liệu chỉ hỗ trợ chế độ chỉ đọc Read Only.

Bước 2: Kích vào nút Read Only.

Bước 3: Sau đó lưu tệp tài liệu Word này dưới dạng một tài liệu khác với tên mới và từ đó trở đi, tài liệu Word đó sẽ không được bảo vệ và có thể chỉnh sửa nội dung thoải mái.

Tạm kết

Khi bạn quên mật khẩu của tài liệu Word, bạn sẽ cảm thấy như mọi công sức của mình đều đổ sông đổ biển. Với những điều đã chia sẻ ở trên, chúng tôi đã hướng dẫn các bạn các giải pháp để mở khóa file Word không cho chỉnh sửa một cách nhanh chóng, do đó bạn không phải mất hàng giờ để tạo lại tài liệu của mình.

Một chiếc laptop thiết kế nhỏ gọn, mạnh mẽ, giá tốt và đa chức năng là cần thiết cho người dùng văn phòng. Tại FPT Shop có đa dạng các mẫu laptop văn phòng mới nhất, giúp bạn tối ưu hiệu suất làm việc và chia sẻ thông tin, hãy đến mua ngay bạn nhé.

Chọn laptop văn phòng giá rẻ tại đây:

• Laptop văn phòng.

Xem thêm:

• Lưu ngay mẹo chỉnh khoảng cách chữ trong Word đơn giản, chi tiết nhất năm 2024
• Cách xóa trang trắng trong Word 2016 để giúp tài liệu trông chuyên nghiệp hơn