Hàm SWITCH trong Google Sheets: Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng để thay thế và tối ưu kết quả

Hàm SWITCH là một hàm mạnh mẽ trong Google Sheets, giúp bạn thay thế và tối ưu kết quả một cách hiệu quả. Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết về hàm SWITCH, từ khái niệm cơ bản, cách sử dụng, đến việc kết hợp với các hàm khác, cũng như xử lý các lỗi thường gặp. Chúng ta hãy cùng FPT Shop tìm hiểu làm thế nào để tận dụng tối đa khả năng của hàm SWITCH trong công việc hàng ngày nhé.

Giới thiệu về hàm SWITCH

Hàm SWITCH là hàm gì?

Hàm SWITCH trong Google Sheets được thiết kế để kiểm tra một giá trị cụ thể và trả về kết quả tương ứng dựa trên một danh sách các trường hợp (case). Nó giúp đơn giản hóa các phép kiểm tra logic phức tạp, thay thế cho các chuỗi hàm IF lồng nhau dài dòng. Đây là một công cụ hữu ích khi bạn cần đưa ra nhiều điều kiện khác nhau cho một giá trị duy nhất.

Công thức

• =SWITCH(biểu_thức; trường_hợp1; giá_trị1; [trường_hợp2; giá_trị2; ...]; [mặc_định]).

Trong đó:

• Biểu_thức: Giá trị cần kiểm tra.
• Trường_hợp1: Trường hợp đầu tiên để so sánh với biểu_thức.
• Giá_trị1: Giá trị trả về nếu trường_hợp1 khớp với biểu_thức.
• Trường_hợp2, giá_trị2, ...: Các cặp trường hợp và giá trị bổ sung nếu trường hợp đầu tiên không khớp.
• Mặc_định: Giá trị trả về nếu không có trường hợp nào khớp với biểu_thức.

Ví dụ về hàm SWITCH

Ý nghĩa công thức: Hàm SWITCH sẽ so sánh từ viết tắt trong ô B3 với các trường hợp liệt kê. Nếu B3 là "PK", kết quả trả về sẽ là "PHỤ KIỆN"; nếu là "LT", kết quả sẽ là "LAPTOP"; nếu là "DT", kết quả sẽ là "ĐIỆN THOẠI". Nếu từ viết tắt không khớp với bất kỳ trường hợp nào, hàm sẽ trả về "KHÁC".

Ứng dụng

Hàm SWITCH được sử dụng để so sánh kết quả của một biểu thức với một danh sách các giá trị cụ thể, sau đó trả về kết quả tương ứng với giá trị đầu tiên khớp. So với hàm IFS, hàm SWITCH có thể đơn giản và nhanh chóng hơn, bởi vì nó không yêu cầu phải lặp lại cùng một biểu thức nhiều lần. Thay vào đó, bạn chỉ cần định nghĩa biểu thức một lần và liệt kê các giá trị và kết quả tương ứng theo thứ tự.

Ví dụ, nếu bạn cần xác định loại sản phẩm dựa trên mã sản phẩm, bạn có thể sử dụng hàm SWITCH để so sánh mã sản phẩm với các giá trị cụ thể và trả về loại sản phẩm tương ứng. Điều này giúp công thức trở nên ngắn gọn và dễ hiểu hơn. Đặc biệt, hàm SWITCH rất hữu ích khi làm việc với các danh sách dài các điều kiện mà mỗi điều kiện kiểm tra một giá trị cụ thể, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Hàm SWITCH hoạt động thế nào trong Google Sheets?

Khi hàm SWITCH hoạt động, nó sẽ so sánh biểu thức đầu vào với từng trường hợp cụ thể một cách tuần tự. Đầu tiên, biểu thức sẽ được so sánh với trường hợp đầu tiên (trường_hợp1). Nếu khớp, hàm sẽ trả về giá trị tương ứng là A. Nếu không khớp, hàm sẽ tiếp tục so sánh biểu thức với các trường hợp tiếp theo như (trường_hợp2, trường_hợp3,...) theo thứ tự được định nghĩa, và trả về giá trị tương ứng (B, C,...) cho từng trường hợp.

Quá trình này diễn ra tuần tự cho đến khi biểu thức khớp với một trong các trường hợp được liệt kê. Nếu không có bất kỳ trường hợp nào thỏa mãn biểu thức đầu vào, hàm SWITCH sẽ trả về giá trị mặc định mà bạn đã định nghĩa trước. Điều này đảm bảo rằng hàm luôn trả về một giá trị ngay cả khi không có trường hợp nào khớp, giúp tránh các lỗi không mong muốn trong quá trình tính toán. Việc sử dụng hàm SWITCH giúp công thức trở nên dễ đọc, dễ quản lý và tối ưu hóa quá trình xử lý các điều kiện so sánh phức tạp.

Cách dùng hàm SWITCH đơn giản

Hàm SWITCH một điều kiện

Yêu cầu: Cho bảng dữ liệu điểm số của sinh viên với các mức thang điểm khác nhau. Sử dụng hàm SWITCH để trả về giá trị "Rớt" nếu điểm là F, còn lại là "Đậu".

Ý nghĩa công thức: Hàm sẽ kiểm tra điểm trong ô B3. Nếu điểm là F, kết quả sẽ trả về "RỚT"; nếu không, kết quả sẽ là "ĐẬU".

Hàm SWITCH nhiều điều kiện

Yêu cầu: Hãy sử dụng hàm SWITCH hiển thị loại ca làm việc tương ứng với số giờ làm của từng nhân viên. Với giá trị 0 giờ làm việc thì trả về "Off", 8 giờ làm việc thì trả về "Full time", các giá trị khác thì trả về "Part time".

Ý nghĩa công thức: Hàm sẽ kiểm tra số giờ làm việc trong ô B2. Nếu là 0 giờ, trả về "Off"; nếu là 8 giờ, trả về "Full time"; các giá trị khác trả về "Part time".

Xem thêm: Cách sử dụng hàm CELL trong Google Sheets để sắp xếp và lọc dữ liệu cực dễ

Các hàm khác khi kết hợp với hàm SWITCH

Hàm RIGHT

Yêu cầu: Xác định màu sắc của sản phẩm dựa trên 2 ký tự cuối của mã sản phẩm (MA_SP). "WH" tương ứng với "TRẮNG", "BL" tương ứng với "ĐEN", "GR" tương ứng với "XANH", các trường hợp khác trả về "KHÁC".

Ý nghĩa công thức: Sử dụng hàm RIGHT để lấy 2 ký tự cuối của ô A2 làm biểu thức cho hàm SWITCH. Dựa trên 2 ký tự này, hàm SWITCH sẽ trả về "TRẮNG" nếu là "WH", "ĐEN" nếu là "BL", "XANH" nếu là "GR", và "KHÁC" nếu không khớp với bất kỳ trường hợp nào.

Hàm LEFT

Yêu cầu: Xác định màu sắc của sản phẩm dựa trên ký tự đầu tiên của mã sản phẩm (MA_SP). "A" tương ứng với "iOS", "B" tương ứng với "ANDROID", các ký tự khác trả về "KHÁC".

Ý nghĩa công thức: Sử dụng hàm LEFT để lấy ký tự đầu tiên của ô A2 làm biểu thức cho hàm SWITCH. Dựa trên ký tự này, hàm SWITCH sẽ trả về "iOS" nếu là "A", "ANDROID" nếu là "B", và "KHÁC" nếu không khớp với bất kỳ trường hợp nào.

Hàm DAYS, TODAY

Yêu cầu: Có một danh sách ngày tháng hãy xác định các dữ liệu ngày trong danh sách là ngày nào? Hôm nay, hôm qua hoặc ngày mai.

Ý nghĩa công thức: Sử dụng hàm DAYS và TODAY để tính toán khoảng cách giữa ngày hiện tại và ngày trong ô A2. Nếu kết quả là 0, trả về "Hôm nay"; nếu là -1, trả về "Ngày mai"; nếu là 1, trả về "Hôm qua"; các giá trị khác trả về "Chưa xác định".

Lỗi thường gặp khi dùng hàm SWITCH

Lỗi #N/A

Lỗi #N/A, có nghĩa là "No Available", tức là không tìm thấy giá trị phù hợp để hàm hoạt động.

• Nguyên nhân lỗi: Không có đối số nào khớp với các trường hợp trong công thức.
• Cách khắc phục: Kiểm tra lại các trường hợp trong công thức hoặc bổ sung trường hợp mặc định.

Lỗi #NAME?

Lỗi #NAME? trong Google Sheets có nghĩa là sai tên hoặc định danh không hợp lệ. Khi công thức có tên hàm sai hoặc dữ liệu không thể nhận diện, lỗi này sẽ xuất hiện.

• Nguyên nhân lỗi: Tên hàm viết sai.
• Cách khắc phục: Kiểm tra lại xem tên hàm đã viết đúng chưa.

Câu hỏi thường gặp về hàm SWITCH

Câu hỏi: Hàm SWITCH có tương tự hàm IFS không?

Trả lời: Hàm SWITCH và hàm IFS đều giúp xử lý nhiều điều kiện. Tuy nhiên, hàm IFS dùng một loạt các điều kiện, trong khi hàm SWITCH sử dụng một danh sách các trường hợp.

Câu hỏi: Khi nào nên dùng SWITCH và khi nào dùng IFS?

Trả lời: Nên dùng hàm SWITCH khi bạn muốn so sánh các giá trị cụ thể mà không cần đến các toán tử logic. Ngược lại, nếu cần sử dụng các toán tử logic để so sánh các điều kiện, hàm IFS sẽ là lựa chọn phù hợp hơn.

Tạm kết

Hàm SWITCH trong Google Sheets là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt, giúp bạn thay thế và tối ưu kết quả một cách hiệu quả. Với khả năng kiểm tra nhiều điều kiện và trả về các kết quả tương ứng, hàm SWITCH giúp bạn tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa các công thức phức tạp. Hãy thử áp dụng hàm SWITCH trong công việc hàng ngày của bạn để thấy được sự tiện lợi và hiệu quả mà nó mang lại.

Xem thêm:

• Hàm DATEDIF trong Google Sheet và những cách tính siêu hữu ích mà bạn không nên bỏ qua
• Cách sử dụng hàm FALSE trong Google Sheets để xử lý dữ liệu thông minh hơn

Bạn đang tìm kiếm một chiếc laptop xịn sò để sử dụng các ứng dụng của Google một cách mượt mà, hiệu quả? FPT Shop chính là một điểm đến vô cùng lý tưởng dành riêng cho bạn! Tại FPT Shop, chúng tôi mang đến đa dạng các dòng laptop chính hãng, đáp ứng mọi nhu cầu và sở thích của bạn. Dù bạn là học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng hay game thủ, FPT Shop đều có sản phẩm phù hợp.

Tham khảo các sản phẩm laptop giá tốt đang có ở FPT Shop tại đây:

• Laptop