Power Virtual Agents là gì? Vì sao doanh nghiệp nào cũng nên bắt đầu từ Power Virtual Agents

Microsoft 365, một bộ giải pháp làm việc chuyên nghiệp, nổi tiếng với sự đa dạng của các công cụ mà nó cung cấp. Trong danh mục đó, Power Virtual Agents nổi bật lên như một nền tảng mạnh mẽ cho việc tạo ra các chatbot thông minh. Nếu bạn đang muốn tìm hiểu về Power Virtual Agents, đừng bỏ lỡ nội dung dưới đây để có cái nhìn tổng quan về công cụ này!

1. Power Virtual Agents là gì?

Power Virtual Agents (PVA) là một công cụ tạo chatbot dựa trên đám mây được phát triển bởi Microsoft, nhằm giúp người dùng tạo ra các ứng dụng tự động trả lời câu hỏi và tương tác với người dùng một cách tự động. Với PVA, người dùng không cần có kiến thức về lập trình hay trí tuệ nhân tạo, chỉ cần sử dụng giao diện trực quan và kéo thả để tạo ra các bot thông minh.

2. Cách hoạt động của Power Virtual Agents

Cách thức hoạt động của Power Virtual Agents khá đơn giản và dễ hiểu. Người dùng chỉ cần truy cập vào nền tảng của PVA, sau đó tạo một tài khoản và bắt đầu tạo ra các chatbot theo nhu cầu của mình. Giao diện của PVA được thiết kế để dễ sử dụng, với các công cụ kéo thả giúp người dùng dễ dàng thêm các câu hỏi, phản hồi và luồng logic cho bot của mình một cách linh hoạt và hiệu quả.

Các tính năng hữu ích của Power Virtual Agents là điểm nhấn của công cụ này. Một trong những tính năng nổi bật của PVA là khả năng tích hợp với các hệ thống và dịch vụ khác của Microsoft như Microsoft Teams, Dynamics 365 và Power Platform, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tương tác với khách hàng. Ngoài ra, PVA còn hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và cung cấp các công cụ phân tích và thống kê để người dùng có thể theo dõi và đánh giá hiệu suất của bot của mình.

Với Power Virtual Agents, việc tạo ra các bot tương tác không còn là điều phức tạp và tốn nhiều thời gian như trước. Người dùng có thể tận dụng sức mạnh của trí tuệ nhân tạo và tự động hóa quy trình làm việc của mình một cách đơn giản và hiệu quả nhờ vào giao diện trực quan và các tính năng tiện ích của PVA.

3. Các tính năng hữu ích của Power Virtual Agents

Power Virtual Agents chatbot có đầy đủ các t ính năng từ cơ bản cho đến nâng cao, vì vậy đây luôn là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp khi cần một giải pháp hỗ trợ bán hàng và tương tác với khách hàng.

• Xây dựng bot nhanh chóng: Power Virtual Agents cho phép người dùng tạo, kiểm tra và đưa bot AI vào hoạt động một cách nhanh chóng thông qua giao diện đồ họa thân thiện, sử dụng Generative AI để tạo ra thiết kế và phản hồi.
• Triển khai trên nhiều kênh và ngôn ngữ: Công cụ này hỗ trợ đa ngôn ngữ và có khả năng triển khai trên nhiều nền tảng như web, ứng dụng di động, Microsoft Teams, Facebook, và các nền tảng khác trong Azure Bot Framework.
• Mở rộng quy mô và quản lý: Người dùng có thể sử dụng trung tâm quản trị để triển khai và quản lý bot một cách an toàn, tích hợp bảo mật và quản lý đồng thời trên nhiều môi trường khác nhau. Điều này giúp quản lý nhân viên nội bộ tuân thủ quy trình một cách hiệu quả.
• Cải thiện bot theo thời gian thực: Power Virtual Agents sẽ tự động theo dõi các chỉ số hiệu suất và dự đoán xu hướng của bot trong tương lai, đồng thời tích hợp trí tuệ nhân tạo để cải thiện khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên liên tục.

4. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng Power Virtual Agents?

Power Virtual Agents là một công cụ tích hợp nhiều tính năng thông minh một cách linh hoạt, mang lại hiệu quả tối đa cho người dùng trong quá trình làm việc.

4.1. Giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng

Giao diện của Power Virtual Agents được thiết kế đơn giản và trực quan, dễ dàng sử dụng. Điều này cho phép mọi nhân viên trong tổ chức, bao gồm cả những người không chuyên về CNTT, có thể triển khai, cải tiến và định cấu hình bot một cách trực tiếp.

4.2. Liên tục cải tiến

PVA luôn thúc đẩy cải tiến cho chatbot. Thay vì phải lặp lại các tác vụ thường xuyên, người dùng có thể chỉnh sửa và cải thiện bot để đảm bảo hoạt động với hiệu suất tốt nhất.

Thiết kế của Power Virtual Agents rất đơn giản, linh hoạt và dễ dàng thao tác, cho phép mọi nhân viên trong tổ chức thực hiện các thay đổi và bổ sung một cách linh hoạt. Việc chuyển đổi giữa việc thiết kế và phân tích cũng được thực hiện một cách dễ dàng để tối ưu hóa hoạt động của bot theo thời gian.

4.3. Tích hợp được với nhiều công cụ

Khả năng tích hợp của Power Virtual Agents với nhiều công cụ khác nhau giúp tạo ra giá trị thực cho doanh nghiệp. Việc tích hợp với Power Automate và các hệ thống khác cho phép tạo ra các chatbot để cải thiện các quy trình kinh doanh và tạo ra giá trị cho tổ chức.

4.4. Tiềm năng phát triển mạnh mẽ

Mặc dù Power Virtual Agents chủ yếu hướng đến người dùng không chuyên về công nghệ thông tin, nhưng công cụ này vẫn cung cấp đầy đủ tính năng và sức mạnh để nhà lập trình viên trong doanh nghiệp có thể tận dụng và làm việc. Điều này giúp tạo ra các bot đa dạng và có độ phức tạp nhất định để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

5. Power Virtual Agents ứng dụng trong doanh nghiệp như nào?

Khi đã đăng nhập thành công vào Power Virtual Agents, người dùng có thể tận dụng công cụ này trong nhiều hoạt động khác nhau của doanh nghiệp. Một cách cụ thể, làm thế nào để ứng dụng Power Virtual Agents? Hãy cùng khám phá chi tiết qua nội dung dưới đây.

5.1. Hỗ trợ dịch vụ khách hàng

Power Virtual Agents đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp khi nó có thể tham gia vào quy trình hỗ trợ khách hàng, cung cấp đượcthông tin từ cơ bản nhất cho đến chi tiết nhất. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tình trạng đặt hàng của khách hàng, hỗ trợ các vấn đề liên quan đến tài khoản, và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng.

5.2. Cách bán hàng và tiếp thị với Power Virtual Agents?

Power Virtual Agents for Office 365 không chỉ đóng vai trò trong việc hỗ trợ dịch vụ khách hàng mà còn có thể tích hợp trực tiếp vào các hoạt động bán hàng và tiếp thị. Dưới đây là một số ví dụ điển hình về cách áp dụng công cụ này để tạo ra nhiều cơ hội quan trọng:

• Cung cấp thông tin sản phẩm: Chatbot có thể nhanh chóng cung cấp danh sách sản phẩm và thông tin cơ bản liên quan cho khách hàng, giúp họ dễ dàng tìm hiểu thông tin về sản phẩm của bạn.
• Hỗ trợ nhận và gửi báo giá: PVA có thể tự động tạo và gửi báo giá cho khách hàng, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu quy trình bán hàng cho nhân viên.
• Tham gia tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp: Chatbot có thể hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng tham gia sự kiện hay tổ chức của doanh nghiệp, tạo ra môi trường tương tác hiệu quả và thu hút cho cả hai bên.
• Thu thập dữ liệu khách hàng: Thực hiện các hoạt động trên giúp người dùng thu thập dữ liệu liên quan trực tiếp đến khách hàng. Từ thông tin này, doanh nghiệp có thể phân tích hành vi và sở thích của khách hàng tiềm năng, từ đó tối ưu hóa chiến lược bán hàng và tiếp thị của mình.

Power Virtual Agents không chỉ mang đến trải nghiệm thuận tiện cho khách hàng mà còn tạo ra các công cụ mạnh mẽ giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng và tiếp thị cho doanh nghiệp.

5.3. Tối ưu quản lý nhân sự

Power Virtual Agents không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phục vụ khách hàng hay đối tác mà còn giúp tối ưu hóa quản lý nguồn nhân lực nội bộ một cách hiệu quả.

Ví dụ, chủ doanh nghiệp có thể triển khai các chatbot trên các ứng dụng hoặc cổng thông tin nội bộ của tổ chức. Điều này giúp nhân viên có thể nhanh chóng nhận được câu trả lời cho các thắc mắc liên quan đến chính sách, nội quy, chế độ lương thưởng...

Thủ thuật này giúp doanh nghiệp xây dựng một quy trình làm việc hoàn chỉnh, tăng cường trải nghiệm của nhân sự trong việc quản lý và tương tác, đồng thời khuyến khích nhân sự cống hiến hết mình cho tổ chức.

5.4. Hỗ trợ IT tốt hơn

Bất kì một doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng Power Virtual Agents, không nhất thiết phải là các doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ hay sản phẩm cơ bản mới có thể áp dụng, ví dụ như ngành dịch vụ. Đặc biệt, các doanh nghiệp liên quan đến ngành công nghệ thông tin, chuyển đổi số, dịch vụ bưu chính viễn thông... đều có thể tận dụng phần mềm này để tối ưu hóa hỗ trợ IT.

Cụ thể, Power Virtual Agents cho phép người dùng tạo các câu hỏi và câu trả lời nhanh chóng về các chủ đề quan trọng như cách kích hoạt giấy phép kinh doanh, liên hệ với nhân sự hỗ trợ, cài đặt lại mật khẩu tài khoản... Việc này giúp doanh nghiệp cải thiện tình trạng và tốc độ phản hồi, nâng cao tỷ lệ giải quyết yêu cầu một cách nhanh chóng.

5.5. Quản lý tài chính chuyên nghiệp hơn

Quản lý tài chính là khía cạnh quan trọng của bất kì một doanh nghiệp nào và ứng dụng Power Virtual Agents mang lại lợi ích đáng kể trong việc giảm bớt gánh nặng về quy trình và bức tranh tài chính.

Với Power Virtual Agents, người dùng có thể nghiên cứu về cách gửi báo cáo chi phí, quy trình phê duyệt hóa đơn hoặc xác định ngân sách cho mỗi dự án cụ thể. Từ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu thời gian xử lý và tăng cường hiệu suất trong việc quản lý tài chính, đảm bảo rằng tiền bạc, nguồn lực được sử dụng một cách hiệu quả và thông minh.

5.6. Quản lý tổng quan mọi hoạt động

Nhờ có khả năng quản lý chặt chẽ, tổng quan, tối ưu hoạt động một cách mạnh mẽ mà doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi chi tiết mọi hoạt động kinh doanh, từ số lượng hàng tồn kho, tình trạng đơn hàng hàng ngày, tình trạng hoàn cho đến hủy đơn...

Với sự giúp sức của công cụ, tất cả thông tin đều được cập nhật một cách nhanh chóng và hiệu quả, qua đó giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt tình hình tổng quan để đưa ra được hướng đi chính xác, đảm bảo rằng mọi quy trình và dự án được vận hành một cách hiệu quả, đạt hiệu suất tối đa.

6. Cách sử dụng Power Virtual Agents hiệu quả nhất

Power Virtual Agents có khả năng hoạt động độc lập như những gì mà các công cụ trong Power Platform có thể làm được. Tuy nhiên, để thực sự tận dụng tối đa hiệu suất, việc tích hợp và kết nối công cụ này vào hệ sinh thái chung của Microsoft là rất quan trọng.

6.1. Kết nối Power Virtual Agents với những phần mềm của Microsoft

Tích hợp Power Virtual Agents vào các ứng dụng của Microsoft sẽ tạo ra một hệ thống hoạt động đồng nhất, làm cho quy trình làm việc của doanh nghiệp được vận hành chặt chẽ và hiệu quả hơn bao giờ hết. Nhờ có vậy mà người sử dụng sẽ được tận dụng sức mạnh tối đa của chatbot để nâng cao hiệu suất làm việc và cung cấp dịch vụ tốt hơn.

6.2. Kết nối Power Virtual Agents với Microsoft Dynamics 365

Tích hợp Power Virtual Agents vào hệ sinh thái ứng dụng Microsoft Dynamics 365 là một bước tối ưu hóa quy trình quản lý dữ liệu và quy trình tiếp thị, bán hàng, tương tác với khách hàng. Người dùng có thể tận dụng sức mạnh của chatbot để tạo ra trải nghiệm tương tác với khách hàng tốt hơn, thúc đẩy tối đa tốc độ kinh doanh.

Tích hợp này giúp người dùng truy xuất dữ liệu khách hàng và các thông tin liên quan từ Dynamics 365 một cách dễ dàng, từ đó tăng cường khả năng phản hồi và cung cấp thông tin nhanh chóng cho khách hàng, đồng thời tăng cường tỷ lệ bán hàng. Ngoài ra, ứng dụng này còn giúp doanh nghiệp tạo sự hài lòng và tăng lòng trung thành từ phía khách hàng.

7. Tổng kết

Như vậy, bạn đã biết được Power Virutal Agents hữu ích như nào với một doanh nghiệp khi cần giải pháp để tương tác và hỗ trợ khách hàng khi không có quá nhiều nguồn lực về kỹ thuật. Nếu đang cần một giải pháp cho dịch vụ khách hàng thì hãy dành sự quan tâm và dùng thử Power Virtual Agents xem sao.

Ngoài ra, để đảm bảo tính bảo mật cho doanh nghiệp cũng như khách hàng, hãy sử dụng thêm các phần mềm diệt virus có hỗ trợ nền tảng internet để tránh được các cuộc tấn công có chủ đích và mã độc trên mạng. Tham khảo ngay phần mềm diệt virus cho cá nhân và doanh nghiệp tại đường link dưới đây.

Phần mềm diệt virus

Xem thêm:

• Excel Query là gì? Cách sử dụng Excel Query như chuyên gia bằng Excel
• Wordtune Editor là gì? Giải mã công cụ được yêu thích hàng đầu của người làm nội dung