Excel Query là gì? Cách sử dụng Excel Query như một chuyên gia bằng Microsoft Excel

Sau khi đã làm quen với Microsoft Power Query, chắc chắn bạn sẽ giảm tải được phần lớn công việc và thời gian so với trước kia. Vì vậy, hãy tham khảo bài viết này để biết cách sử dụng Excel Query nhé.

1. Microsoft Power Query là gì?

Excel Query, hay còn được biết đến với tên gọi Microsoft Power Query, là một công cụ tích hợp trong Microsoft Excel giúp người dùng truy vấn và xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau một cách linh hoạt và tiện lợi. Nhờ có công cụ này mà người dùng có thể nhanh chóng và dễ dàng làm việc với các bảng dữ liệu lớn từ các nguồn khác nhau mà không cần phải sao chép hoặc di chuyển dữ liệu.

Hơn nữa, Excel Query còn mang tới khả năng kết nối trực tiếp với các nguồn dữ liệu như cơ sở dữ liệu SQL, các tập tin văn bản CSV, bảng tính Excel khác hoặc thậm chí là các dịch vụ đám mây như Azure SQL Database, SharePoint, hay Salesforce. Điều này cho phép người dùng trích xuất dữ liệu từ các nguồn này và thực hiện các thao tác phức tạp như lọc, sắp xếp, tổng hợp, và tính toán trực tiếp trong Excel mà không cần phải sử dụng các công cụ bên ngoài.

Tuy là công cụ liên quan đến tính toán, số liệu, nhưng Excel Query lại sở hữu đồ họa trực quan, thân thiện với người dùng, cho phép người dùng tạo các truy vấn dữ liệu bằng cách sử dụng các bước và bảng điều khiển. Điều này thực sự hữu ích đối với những ai lần đầu mới làm quen, đặc biệt là đối với những người không có kinh nghiệm về lập trình hoặc truy vấn dữ liệu.

2. Cách sử dụng Power Query cơ bản trong Excel

Trước khi sử dụng Power Query, bạn cần đảm bảo đã cài đặt phần mềm Excel và có thể sử dụng được (không phải bản miễn phí hết hạn dùng thử).

2.1. Thiết lập dữ liệu bằng Excel Query

• Bước 1: Tạo trang tính với tên là Cars.xlsx với bảng dữ liệu có các cột bao gồm Make (hãng sản xuất), Model (mẫu xe), Color (màu sắc) và Year (năm sản xuất).

• Bước 2: Tạo một trang tính khác với tên là Truks.xlsx với bảng dữ liệu như bước 1 cùng các biến khác.

• Bước 3: Tiếp theo, tạo thêm một file trắng mới đặt tên là Xe.xlsx. Trong file Xe.xlsx vừa tạo xong, chúng ta sẽ sử dụng file trắng vừa tạo để chứa được thông tin dữ liệu ở trong hai file trước đó, bao gồm Cars.xlsx và Trucks.xlsx đã tạo từ trước đó. 

2.2. Đưa dữ liệu tới Power Query Editor

Để đưa được dữ liệu vào Power Query Editor, bạn hãy làm theo các bước như sau

• Bước 1: Mở file Xe.xlsx.
• Bước 2: Tìm đến tab Data > nhấn chọn Get Data để nguồn dữ liệu và tải lên. 
• Bước 3: Chọn From file > nhấn tiếp vào From Workbook.

• Bước 4: Chọn và mở tệp Cars.xlsx.Khi này, menu Power Query Navigator sẽ xuất hiện. Cả file Cars.xlsx và trang tính Cars sẽ hiển thị trong Power Query Navigator.
• Bước 5: Nhấn tiếp vào trang tính Cars để mở bản xem trước > Chọn Transform Data để mở dữ liệu ở trình chỉnh sửa.

3. Cách sử dụng Power Query Editor như thế nào?

Dữ liệu trong Power Query tương tự như bảng Excel, bao gồm hàng và cột với tiêu đề hàng đầu. Power Query cho phép xử lý nhiều bảng cùng một lúc, nhưng để kết hợp thông tin, tất cả các bảng dữ liệu phải được tải lên Power Query.

3.1. Thêm nguồn dữ liệu khác

Để tải thêm bảng dữ liệu thứ 2 từ file Trucks.xlsx đã tạo như ví dụ thứ hai, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Ở góc trên bên phải, nhấn chọn New source.

• Bước 2: Chọn File > nhấn vào Excel > Chọn vào file Trucks.xlsx.

• Bước 3: Khi này, một bộ điều hướng sẽ hiện ra > chọn vào trang tính rồi nhấn OK. Thao tác xong, bạn sẽ thấy cả hai trang tính Cars và Trucks nằm trong thanh công cụ.

3.2. Kết hợp nhiều bảng dữ liệu

• Bước 1: Nhấn chọn vào bảng Cars trong thanh công cụ > chọn tiếp vào Append Queries trong phần Combine.

• Bước 2: Lúc này, mục đích cần là gắn bảng Trucks vào bảng Cars, việc cần làm là chọn bảng Trucks trong Table to append, nhấn OK để xác nhận.

3.3. Tải thêm dữ liệu vào trang tính

Sau khi kết hợp các bảng dữ liệu, bạn cói thể lấy dữ liệu đã lưu trữ trong Power Query và tải vào trang tính chung tại file Xe.xlsx. Để thực hiện, bạn hãy chọn vào Close & Load ở góc trên bên phải để đưa bảng mới tạo vào trang.

4. Tổng kết

Bài viết trên đây đã giải đáp cho bạn câu hỏi Excel Query là gì cũng như các hướng dẫn cơ bản để "nhập môn" cho công việc tính toán, xử lý dữ liệu này.

Để công việc của bạn được trơn tru hơn và tăng tính chuyên nghiệp với các đối tác khách hàng, hãy lựa chọn sử dụng bộ phần mềm Office có bản quyền để luôn được cập nhật và sử dụng trọn bộ các tính năng mới nhất từ Microsoft. Nếu bạn là cá nhân hãy chọn sử dụng phiên bản thường, nếu là doanh nghiệp hãy lựa chọn phiên bản Business ngay tại đường link phía dưới này.

Microsoft Office

Xem thêm:

• Microsoft PowerApps là ứng dụng gì và có lợi ích gì cho người dùng?
• Microsoft Graph là gì và hoạt động như nào trong việc quản lý dữ liệu đám mây?