Khám phá Microsoft OneDrive for Business. Giải pháp lưu trữ và chia sẻ toàn diện cho doanh nghiệp

Nếu bạn đang tìm cách quản lý và chia sẻ dữ liệu trong doanh nghiệp một cách hiệu quả, hãy xem xét Microsoft OneDrive for Business. Đây là một nền tảng hàng đầu về lưu trữ và chia sẻ dữ liệu, với tính linh hoạt và tích hợp mạnh mẽ. OneDrive for Business không chỉ giúp tổ chức dữ liệu mà còn thúc đẩy sự hợp tác và nâng cao hiệu suất làm việc nhóm.

Microsoft OneDrive for Business là gì?

Microsoft OneDrive for Business là một dịch vụ lưu trữ đám mây và chia sẻ dữ liệu được phát triển bởi Microsoft. OneDrive for Business được thiết kế để giúp tổ chức quản lý dữ liệu một cách hiệu quả và tiện lợi trong môi trường doanh nghiệp. Nó cung cấp khả năng lưu trữ tệp tin, tài liệu và dữ liệu trên đám mây, cho phép người dùng truy cập và chia sẻ dữ liệu từ mọi thiết bị kết nối Internet. OneDrive for Business cũng tích hợp sâu với các ứng dụng và dịch vụ khác của Microsoft, giúp tăng cường hiệu suất làm việc và hợp tác trong môi trường làm việc nhóm.

Tổng quan về cách sử dụng OneDrive for Business

Khi bắt đầu sử dụng Microsoft OneDrive for Business, quan trọng là bạn cần xem xét cách sắp xếp tệp của mình một cách hợp lý để dễ dàng quản lý và truy cập chúng sau này. Trang chủ của OneDrive for Business cho phép bạn xem tổng quan về tài liệu của mình, bao gồm thông tin về lần cuối sửa đổi và người thực hiện. Bạn cũng có thể xem trạng thái chia sẻ của các tệp tin, bao gồm cả tệp riêng tư và các tệp đã được chia sẻ.

Cài đặt bảng điều khiển OneDrive for Business

Để cài đặt Microsoft OneDrive for Business, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Trên máy tính của bạn, mở File Explorer và truy cập vào OneDrive, hoặc mở OneDrive từ Microsoft 365.
• Khi truy cập OneDrive, bạn có thể xem và tải lên các tệp cá nhân. Hơn nữa, bạn cũng có thể chia sẻ tài liệu và thư mục bằng cách nhấp vào nút "Chia sẻ" và mời người khác xem hoặc gửi cho họ một đường link dẫn đến tài liệu.
• Với OneDrive, bạn có thể chia sẻ và cấp quyền truy cập cho người khác để xem hoặc chỉnh sửa tệp hoặc thư mục của bạn. Điều này rất hữu ích khi bạn cần làm việc nhóm và muốn mọi người đóng góp ý kiến.
• OneDrive for Business sẽ tạo ra một liên kết có thể chia sẻ qua email hoặc các phương tiện khác theo mong muốn của bạn. Các tệp của bạn trong OneDrive for Business sẽ được giữ ở chế độ riêng tư cho đến khi bạn chia sẻ chúng.
• Bạn có thể chia sẻ bằng cách gửi liên kết đến các trang web, nhóm hoặc cá nhân khác. Ví dụ, bạn có thể chia sẻ trên mạng xã hội như Facebook, LinkedIn hoặc Zalo. Bạn cũng có thể sử dụng các liên kết OneDrive trong email hoặc tin nhắn văn bản để chia sẻ tài liệu một cách tiện lợi và nhanh chóng.
• Giả sử, khi bạn có một dự án và mọi người sử dụng Outlook Web App, bạn có thể gửi các tệp trong OneDrive của mình dưới dạng liên kết thay vì tệp đính kèm và cho phép chỉnh sửa. Như vậy, mọi người có thể làm việc trên cùng một bản sao của tệp trong OneDrive for Business.
• Khi bạn chia sẻ quyền chỉnh sửa và truy cập vào thư mục, người nhận liên kết có thể tích hợp các thư mục đã chia sẻ vào OneDrive của họ, giúp họ dễ dàng tổ chức và làm việc với tài liệu. Điều này cho phép họ tổ chức các thư mục kèm theo tài liệu cá nhân của họ, di chuyển dữ liệu giữa các thư mục và thực hiện công việc ngoại tuyến một cách thuận tiện hơn.
• Một tính năng hữu ích là bạn có thể đặt ngày hết hạn cho các thư mục "có thể chia sẻ". Điều này hữu ích khi bạn chỉ muốn cộng tác trong một khoảng thời gian nhất định.

Như vậy, phần kể trên là một số bước cơ bản để cài đặt bảng điều khiển Microsoft OneDrive for Business.

Các bước sử dụng Microsoft OneDrive for Business

Để sử dụng Microsoft OneDrive for Business, bạn có thể tham khảo theo các bước sau:

• Đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 của bạn và mở ứng dụng OneDrive.
• Bạn có thể chọn tệp hoặc thư mục cần chia sẻ bằng cách đánh dấu vào vòng tròn ở bên trái của mục đó. Đồng thời, bạn cũng có thể chọn nhiều mục cùng một lúc nếu cần.
• Để chia sẻ bằng liên kết, chọn "Lấy liên kết" và trong hộp Chia sẻ, chọn "Bất kỳ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa mục này". Để chia sẻ qua email, chọn "Email" và trong hộp Chia sẻ, chọn "Có thể chỉnh sửa".
• Đặt quyền truy cập cho người nhận. Khi hộp Chia sẻ Gửi Liên kết xuất hiện, bạn có thể chọn cho phép chỉnh sửa, chỉ xem hoặc đặt ngày hết hạn.
• Nhập tên hoặc địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ và viết tin nhắn của bạn. Sau đó, nhấp vào "Gửi" để gửi một email chứa liên kết đến tệp.
• Sao chép liên kết chia sẻ hoặc mở Outlook để chia sẻ liên kết của bạn. Bạn có thể sử dụng liên kết này để truy cập tệp chia sẻ bất cứ lúc nào trong tương lai.
• Bạn cũng có thể thay đổi tệp của mình thành "chỉ đọc" để ngăn người khác thay đổi nội dung.

Khi chia sẻ tệp, bạn có thể sẽ quan tâm nhiều đến quyền truy cập và bảo mật. Tuy nhiên, với Microsoft OneDrive for Business, bạn không cần lo lắng về điều đó. Bạn có thể thay đổi quyền truy cập và chỉnh sửa bất cứ lúc nào với các lựa chọn sau:

• Bạn có thể chia sẻ với bất kỳ ai có liên kết.
• Chỉ chia sẻ với những người trong nhóm của bạn.
• Chỉ chia sẻ với một số người cụ thể mà bạn đã xác định trước.

Hy vọng rằng các bước trên đã giúp bạn hiểu cách sử dụng Microsoft OneDrive for Business một cách dễ hiểu và mạch lạc.

Các lợi ích khi sử dụng Microsoft OneDrive for Business

Microsoft OneDrive for Business mang lại nhiều lợi ích đáng giá cho doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là các lợi ích chính mà nó đem đến:

• Truy cập từ mọi thiết bị: Bạn có thể lưu trữ tài liệu và tệp của mình ở một vị trí trung tâm và truy cập chúng từ bất kỳ thiết bị nào. Bạn có thể đồng bộ hóa OneDrive for Business với máy tính và thiết bị di động của mình.
• Hỗ trợ đa nền tảng: Bạn có thể truy cập tệp của mình từ thiết bị di động thông qua ứng dụng OneDrive cho Android, iOS hoặc Windows Phone.
• Tùy chỉnh bố cục tổ chức: OneDrive for Business cho phép bạn tổ chức các tệp theo loại, ngày tháng, dự án hoặc theo bất kỳ cách nào phù hợp với công việc của bạn.
• Làm việc ngoại tuyến và đồng bộ hóa: Với OneDrive, bạn có thể làm việc trên các tệp tin ngoại tuyến. Khi bạn không có kết nối Internet, bạn vẫn có thể truy cập và chỉnh sửa các tệp đã được tải xuống trước đó. Khi bạn kết nối lại Internet, các tệp sẽ tự động đồng bộ hóa với OneDrive, đảm bảo rằng bạn có phiên bản mới nhất và tất cả các thay đổi được cập nhật trên mọi thiết bị của bạn. Điều này cho phép bạn làm việc linh hoạt và tiện lợi mà không phụ thuộc vào kết nối Internet liên tục.

• Chia sẻ và cộng tác dễ dàng: Bạn có thể chia sẻ tệp và thư mục với người khác trong nhóm của bạn hoặc với đối tác bên ngoài một cách dễ dàng. Bạn có thể quản lý quyền truy cập và chỉnh sửa để kiểm soát việc chia sẻ thông tin.
• Sao lưu và khôi phục dữ liệu: OneDrive for Business cung cấp tính năng sao lưu tự động để bảo vệ dữ liệu quan trọng của bạn. Bạn cũng có thể khôi phục các phiên bản trước đó của tệp để đảm bảo an toàn dữ liệu.

• Bảo mật và quản lý dữ liệu: OneDrive for Business tuân theo các tiêu chuẩn bảo mật cao và cung cấp các tính năng quản lý dữ liệu như mã hóa dữ liệu, chế độ "chỉ đọc" để ngăn sửa đổi và quản lý chính sách truy cập.

Nhờ những lợi ích này, OneDrive for Business là một công cụ mạnh mẽ để quản lý và chia sẻ tệp trong môi trường doanh nghiệp.

Tạm kết

Hy vọng rằng qua bài viết trên, bạn đã có cái nhìn tổng quan về Microsoft OneDrive for Business và hiểu rõ hơn về sức mạnh của nó trong việc lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trong môi trường doanh nghiệp. OneDrive for Business không chỉ là một công cụ đơn giản mà còn là một giải pháp toàn diện, linh hoạt và mạnh mẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc và hợp tác trong tổ chức của bạn. Chúc bạn có những trải nghiệm thú vị và thành công khi sử dụng OneDrive for Business!

Xem thêm

• Deadlock là gì? Những điều nhất định phải biết về Deadlock và cách phòng tránh
• IAP là gì? Tất tần tật các thông tin về IAP, điểm giống và khác nhau giữa IAP với ISP

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp phần mềm đáng tin cậy cho doanh nghiệp của mình, hãy khám phá ngay các ứng dụng và dịch vụ tốt nhất tại FPT Shop! Mua ngay để nâng cao hiệu suất làm việc và phát triển doanh nghiệp của bạn!

Phần mềm