Top những phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn miễn phí được sử dụng phổ biến

Phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn miễn phí là công cụ hiệu quả giúp đơn giản hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình vận hành. Nhờ vào sự hỗ trợ của công nghệ này, bạn có thể quản lý mọi hoạt động từ xa, bất kỳ lúc nào mà không tốn nhiều thời gian và chi phí. Trong bài viết này, FPT Shop sẽ giới thiệu đến bạn đọc những phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn miễn phí tốt nhất hiện nay.

Có nên sử dụng các phần mềm miễn phí không?

Hiện tại, phần lớn các phần mềm quản lý nhà nghỉ và khách sạn đều được cung cấp miễn phí. Để quyết định xem có nên sử dụng các ứng dụng công nghệ này hay không, bạn cần cân nhắc dựa trên những ưu và nhược điểm của chúng.

Ưu điểm của phần mềm

• So với các phương pháp quản lý truyền thống, việc sử dụng phần mềm sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi và điều hành hoạt động tại nhà nghỉ, khách sạn.
• Các tính năng hỗ trợ quản lý giúp giảm bớt áp lực công việc và đơn giản hóa việc xử lý các vấn đề.
• Nhờ sử dụng phần mềm, tính chuyên nghiệp của khách sạn được nâng cao, khiến cho khách hàng cảm thấy hài lòng hơn khi trải nghiệm.
• Nhờ vậy, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian làm việc, tạo điều kiện để ở gần gia đình và người thân hơn.

Nhược điểm của phần mềm

• Do là phần mềm miễn phí nên các tính năng của nó có phần hạn chế và không được nâng cao.
• Trong quá trình sử dụng, có thể phát sinh lỗi mà không được hỗ trợ.
• Các phần mềm tải về có thể chứa virus, khiến vấn đề bảo mật thông tin khó được đảm bảo hoàn toàn.

Mặc dù vẫn còn nhiều nhược điểm, nhưng không thể phủ nhận những lợi ích mà công nghệ mới này mang lại. Vì được cung cấp miễn phí và tối ưu hóa hiệu quả quản lý, nhiều chủ khách sạn đã quyết định lựa chọn ứng dụng này.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý miễn phí

Rất nhiều người dùng vẫn còn tò mò về những lợi ích của phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn miễn phí. Trong bài viết sau đây FPT Shop sẽ phân tích các lợi ích khi áp dụng phần mềm quản lý. Các phần mềm quản lý khách sạn, dù là online hay offline, thường được phân loại dựa trên các chức năng như quản lý nhân viên, quản lý phòng, chi phí, và quản lý khách hàng. Việc sử dụng chúng trong vận hành khách sạn sẽ mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

• Tiết kiệm thời gian, chi phí thuê nhân viên và quản lý các bộ phận trong khách sạn.
• Thực hiện check in, check out, đổi và hoàn phòng cho khách hàng một cách dễ dàng và nhanh chóng.
• Nâng cao trải nghiệm của khách hàng, từ đó giúp gia tăng doanh số.
• Với phần mềm quản lý khách sạn trên điện thoại, bạn có thể truy cập và quản lý khách sạn từ bất kỳ đâu.
• Tất cả thông tin về khách sạn đều được tổng hợp trên phần mềm, giúp bạn đặt mục tiêu và theo dõi kết quả, đồng thời phát triển chiến lược kinh doanh phù hợp.
• Cơ sở dữ liệu được đồng bộ trên phần mềm, giúp bạn dễ dàng kiểm soát và bảo mật thông tin hơn.

Tính năng của phần mềm quản lý miễn phí

Phần mềm quản lý nhà nghỉ và khách sạn miễn phí là sản phẩm công nghệ được thiết kế dựa trên nhu cầu của người dùng. Do đó, bạn có thể chọn các tính năng phù hợp với nhu cầu của mình. Nhìn chung, các phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn miễn phí đều đáp ứng các yêu cầu sau:

• Lưu trữ và quản lý thông tin chung của khách sạn, thông tin chi tiết của từng phòng ban, khách hàng, và tình trạng đặt phòng.
• Giúp nhân viên thực hiện check in, check out, quản lý hóa đơn và thanh toán. Ghi nhận yêu cầu của khách hàng nhanh chóng, tương tự như các phần mềm quản lý bán hàng khác.
• Cho phép phân tích và báo cáo dữ liệu của khách sạn, giúp chủ khách sạn có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh và lập kế hoạch cho tương lai.
• Liên kết dữ liệu để đồng bộ hóa hệ thống khách sạn với các phần mềm quản trị doanh nghiệp khác.

Top những phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn miễn phí

Blue Jay PMS

Blue Jay PMS là một phần mềm quản lý khách sạn toàn diện, hoạt động hoàn toàn trên nền tảng đám mây. Với nhiều tùy chọn phù hợp cho các mô hình kinh doanh như: khách sạn, homestay, nhà nghỉ, căn hộ, lều cắm trại, resort,... Đặc biệt, nó cung cấp các công cụ hỗ trợ cho việc vận hành chuỗi tài sản đang phát triển. Blue Jay PMS tập trung vào việc tự động hóa các kênh bán phòng để tăng công suất và tối ưu hóa chi phí cho các khách sạn.

Ưu điểm

• Quản lý toàn diện: Blue Jay PMS là một trong số ít các đơn vị tích hợp đầy đủ các tính năng quản lý cần thiết cho khách sạn, bao gồm phần mềm quản lý khách sạn (PMS), quản lý kênh OTA (CMS), Booking Engine/Google Hotel, và mẫu trang web. Điều này giúp bạn quản lý mọi hoạt động của khách sạn một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
• Liên kết đa dạng: Blue Jay PMS có khả năng kết nối với nhiều hệ thống khác, bao gồm gần 200 kênh OTA phổ biến, đối tác của Google Hotel, và nhiều cổng thanh toán khác. Điều này giúp bạn quản lý và kinh doanh khách sạn hiệu quả hơn.
• Dễ sử dụng: Blue Jay PMS được thiết kế với giao diện trực quan và thân thiện, cho phép người dùng dễ dàng tương tác với các tính năng thông qua việc kéo thả đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian.
• Nâng cấp và cải tiến: Blue Jay PMS thường xuyên được nâng cấp dựa trên nghiên cứu và phản hồi từ người dùng.
• Hỗ trợ đa nền tảng: Blue Jay PMS được hỗ trợ trên nhiều nền tảng bao gồm máy tính Desktop và ứng dụng di động trên cả hệ điều hành iOS và Android, giúp bạn quản lý khách sạn mọi lúc, mọi nơi.
• Kênh hỗ trợ chuyên nghiệp: Blue Jay PMS cung cấp toàn bộ dịch vụ hỗ trợ và nâng cấp miễn phí cho khách hàng trong suốt quá trình sử dụng. Dịch vụ hỗ trợ trực tuyến thông qua nhiều kênh bao gồm Zalo OA, Facebook, cũng như hỗ trợ trực tiếp qua chatbox trên phần mềm.
• Chi phí: Các sản phẩm như PMS, CMS, Booking Engine và Website đều có chi phí rất hợp lý, và phần mềm thường được nâng cấp hoàn toàn miễn phí. Hơn nữa, khách hàng còn có thể chọn lựa các kỳ hạn thanh toán linh hoạt.

Nhược điểm 

• Hiện chưa có các hệ thống chức năng phù hợp cho các khách sạn quy mô lớn như kế toán, nhân sự, và văn phòng.

Skyhotel

Skyhotel là một phần mềm do công ty SkyViet Company phát triển và ra mắt vào năm 2012, được xây dựng như một phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp và hợp lý. Với tính năng quản lý trực tuyến, phần mềm này phù hợp với mọi loại hình kinh doanh khách sạn từ 1 sao đến 5 sao, biệt thự, chung cư, resort, khách sạn mini, nhà nghỉ,... Phần mềm này cung cấp các tính năng chính như quản lý sơ đồ khách sạn, loại phòng và giá cả, quản lý dịch vụ và kho hàng, quản lý công nợ, quản lý doanh thu, và nhiều tính năng khác. Nổi bật với tính ổn định mạnh mẽ, Skyhotel còn được biết đến với giao diện đơn giản, cho phép người dùng tùy chỉnh mọi cài đặt, đăng ký phòng, và trải nghiệm nhiều tính năng hữu ích khác. 

Ưu điểm

• Trên giao diện, menu được đặt ở phía bên trái, với thiết kế dễ nhìn và dễ sử dụng.
• Phần mềm có tính năng ghi lại lịch sử các hoạt động, cho phép bạn kiểm soát mọi diễn biến trong hoạt động của khách sạn trên máy tính của bạn.
• Chức năng phân ca linh hoạt cho nhân viên và tính toán tiền mỗi ca một cách chính xác giúp đảm bảo công việc diễn ra một cách suôn sẻ.
• Chức năng thông báo về việc dọn phòng được kích hoạt khi khách hàng trả phòng, giúp đảm bảo quá trình dọn dẹp được thực hiện kịp thời và hiệu quả.
• Chức năng chat trực tuyến qua hệ thống giúp kết nối giữa khách hàng và người quản lý, hỗ trợ trong việc tư vấn và xử lý nhanh chóng các yêu cầu như chuyển đổi hoặc đổi phòng, cũng như cung cấp các dịch vụ khác.

Nhược điểm

• Do sử dụng nền tảng điện toán đám mây, việc kết nối Internet là bắt buộc. Nếu không có kết nối mạng, dữ liệu sẽ không thể cập nhật được.
• Giao diện có màu sắc khá gây khó chịu cho người sử dụng.
• Chức năng sao chép giá phòng không thực sự cần thiết đối với các nhà nghỉ, khách sạn nhỏ.

ezCloudhotel

ezCloudhotel là một phần mềm quản lý dành cho những khách sạn vừa và nhỏ, sử dụng công nghệ điện toán đám mây giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn. Đây là một ứng dụng được phát triển đặc biệt để phục vụ những nhà quản lý khách sạn, nhà nghỉ, homestay,... với tính ứng dụng cao và nhiều lợi ích rõ ràng.

Ưu điểm:

• Kết hợp các chức năng quản lý đặt phòng, quản lý chuỗi khách sạn, quản lý dọn phòng, Email Marketing, và quản lý hàng tồn kho.
• Giao diện được thiết kế thân thiện và dễ sử dụng, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và tận dụng các tính năng một cách hiệu quả.
• Tích hợp các tính năng: liên kết với OTA, Booking, Traveloka, chăm sóc khách hàng qua Email Marketing, và hệ thống bán phòng đại lý.

Nhược điểm:

• Menu trên giao diện chứa quá nhiều mục, làm cho người dùng gặp khó khăn trong việc nhớ và sử dụng.
• Hệ thống có quá nhiều báo cáo, gây khó khăn trong việc tìm kiếm và sử dụng.

TCSOFT HOTEL

Nhiều nhà nghỉ, khách sạn nhỏ và homestay đều tin dùng phần mềm quản lý TCSOFT HOTEL do công ty TNHH Công nghệ TCSOFT phát triển. Được đánh giá cao là một giải pháp quản lý khách sạn thông minh, phần mềm này đáp ứng được nhiều tiêu chí của các hệ thống khách sạn và nhà nghỉ lớn tại Việt Nam. TCSOFT HOTEL không chỉ là lựa chọn hoàn hảo cho những ai muốn triển khai quản lý khách sạn một cách chuyên nghiệp và có quy trình, mà còn mang lại sự tiện ích và hiệu quả cho việc quản lý kinh doanh.

Ưu điểm: 

• Quản lý đặt phòng trở nên đơn giản hơn bao giờ hết với giao diện sơ đồ phòng trực quan.
• Việc quản lý trạng thái phòng trở nên dễ dàng với cơ chế màu sắc.
• Tính tiền phòng được tự động thực hiện theo thời gian, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
• Giao diện thân thiện và thao tác đơn giản, dễ sử dụng.
• Có khả năng linh hoạt thay đổi giá phòng theo từng thời điểm khác nhau, bao gồm cả giờ, ngày, tháng và dịp lễ.
• Phân quyền được áp dụng cho từng tài khoản, đảm bảo sự an toàn và chính xác trong việc sử dụng hệ thống.
• Thông tin dữ liệu được đồng bộ và mã hóa, giúp bảo vệ tính riêng tư và bảo mật của khách hàng.
• Có khả năng tích hợp các kết nối khóa từ, quản lý karaoke, nhà hàng theo nhu cầu cụ thể của khách hàng.
• Báo cáo tổng hợp và chi tiết về doanh thu tiền phòng, dịch vụ, cũng như thống kê về ca làm việc của nhân viên và tồn kho, giúp quản lý kinh doanh hiệu quả hơn.
• Đội ngũ hỗ trợ sẵn sàng 24/7 trực tuyến miễn phí qua các phần mềm như TeamViewer, UltraViewer, đảm bảo sự hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.

Nhược điểm:

• Phần mềm đang trong quá trình hoàn thiện tính năng đặt phòng trực tuyến trên trang web bán phòng.

Smile PMS

Smile PMS là một phần mềm quản lý khách sạn được thiết kế để phục vụ các khách sạn có quy mô từ 3 đến 5 sao. Với Smile PMS, bạn sẽ được trải nghiệm một hệ thống tích hợp đầy đủ các phân hệ quản lý quan trọng liên quan đến tiếp thị, lễ tân, đặt phòng, nhà hàng, kế toán, điện thoại, công nợ, và quản lý kho.

Ưu điểm:

• Phần mềm này cung cấp đầy đủ tính năng để hiển thị các thông tin quan trọng, bao gồm thông tin về tình trạng phòng, trạng thái có khách hoặc không, cũng như số lượng khách hiện đang ở trong phòng.
• Phần mềm này cung cấp các báo cáo chi tiết, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và đánh giá các hoạt động trong khách sạn.
• Phần mềm hỗ trợ phân quyền cho từng bộ phận quản lý, giúp điều chỉnh và kiểm soát nghiệp vụ một cách chính xác và hiệu quả.

Nhược điểm:

• Phần mềm được thiết kế cho khách sạn từ 3 đến 5 sao, làm cho giao diện trở nên phức tạp hơn. Nếu người dùng không có kinh nghiệm làm việc trong ngành khách sạn nghỉ dưỡng, việc sử dụng phần mềm có thể gặp khó khăn.
• Việc sử dụng phần mềm Offline đòi hỏi chi phí đầu tư cao cho công nghệ thông tin và đội ngũ nhân viên IT để vận hành.
• Phần mềm không hỗ trợ tính tiền theo giờ hoặc theo tháng.

Lời kết

Trên đây là bài viết được FPT Shop tổng hợp về các phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn miễn phí phổ biến. Hi vọng rằng bạn sẽ tìm thấy ứng dụng phù hợp nhất để phát triển kinh doanh của mình. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại thông tin cho chúng tôi. Đội ngũ nhân viên của chúng tôi tại FPT Shop luôn sẵn lòng hỗ trợ bạn.

Xem thêm:

Điểm danh 7 phần mềm quản lý cửa hàng xe máy được đánh giá cao nhất hiện nay

Có nên dùng phần mềm quản lý bán hàng? Ưu nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng

Việc sở hữu một chiếc laptop hoặc máy tính bảng giúp bạn có thể quản lý công việc kinh doanh của nhà nghỉ, khách sạn mình một cách thuận tiện. Hãy tham khảo ngay dòng laptop Asus đang được nhiều người ưa chuộng tại FPT Shop.

Laptop Asus