Mail Server là gì? Mail Server có tính năng gì nổi bật?

Hãy cùng nhau khám phá thông tin về Mail Server, từ đó bạn sẽ hiểu sâu hơn về khái niệm này cũng như cách sử dụng hiệu quả cấu hình riêng cho công ty. Mời bạn theo dõi nội dung bài viết chi tiết ngay sau đây!

Mail Server là gì?

Mail Server là hệ thống máy chủ cấu hình riêng nhằm mục đích gửi và nhận thư điện tử trên Internet. Hiểu một cách đơn giản thì Mail Server giống như bưu cục trên mạng, là trung tâm lưu trữ truy xuất những thông tin trên Internet. Mọi Email đều phải thông qua Mail Server trước khi đến với hộp thư của người nhận.

Mail Server là gì?

Không chỉ vậy, Mail Server còn giúp cho quá trình gửi và nhận thư diễn ra ổn định, nhanh chóng. Mail Server đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc truyền thông nội bộ, quản lý và giao dịch thương mại.

Đặc biệt, hệ thống Mail Server còn giúp Email tránh khỏi virus, bị spam hay không check WebMail được,... Về cơ bản, Mail Server vẫn là Dedicated Server (Server riêng lẻ) hay Cloud Server (Server điện toán đám mây) được cấu hình để trở thành cỗ máy gửi và nhận thư điện tử. Cloud Server sở hữu đầy đủ các thông số (Ram, CPU, Storage,...) như Server bình thường, cùng với những thông số liên quan tới Email như tài khoản Email, Email Forwarder, Mail List,...

Mail Server hoạt động ra sao?

Mail Server hoạt động dựa trên những giao thức sau:

Outgoing Mail Server

Khi Outgoing Mail Server gửi đi sẽ dùng giao thức Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Đây là giao thức dịch chuyển Email dùng để liên lạc Server từ xa. Bên cạnh đó, nó còn cho phép gửi cùng lúc nhiều thư đến các Server khác nhau.

Incoming Mail Server

Giao thức Incoming Mail Server còn được biết tới ở hình thức Post Office Protocol phiên bản thứ 3 (POP3) và Internet Message Access Protocol (IMAP). Cụ thể như sau:

POP3: Giúp chuyển Mail đến lưu ở PC chứa Mail Client. Chúng thường là nội bộ máy tính người dùng qua ứng dụng Email như Mac Mail, Windows Mail, Outlook,...
IMAP: Là phương thức phức tạp hơn POP3, cho phép cùng lúc có nhiều Client kết nối Mailbox. Khi đó, Mail từ Mailbox sẽ được copy đến Client và bản gốc vẫn lưu ở Mail Server.

Một số tính năng nổi bật của Mail Server

Mail Server có những tính năng nổi bật như sau:

Cho phép người dùng gửi và nhận Email thông qua Internet với tên miền riêng của từng tổ chức.
Đảm bảo bảo mật những thông tin nội bộ.
Giúp hạn chế tối đa các thư chứa virus hoặc spam.
Quản lý nội dung Email của toàn bộ thành viên trong hệ thống.
Người dùng được thiết lập dung lượng tối đa.
Người dùng có thể thiết lập chức năng tự động sao lưu dữ liệu, giúp đảm bảo thông tin và dữ liệu cần thiết luôn luôn tồn tại.

Phân loại Mail Server

Mail Server Microsoft, Google

Microsoft và Google đều là Mail Server sở hữu hệ thống bảo mật quy mô lớn và vô cùng chặt chẽ. Chúng có thể quản lý tốt những dữ liệu hiện có.

Hơn nữa, với các Mail Server này, người dùng dễ dàng sử dụng được những tiện ích khác nhau. Do đó, dịch vụ Mail Server này thường có giá cao hơn các dịch vụ khác.

Mail Server độc lập

Đây là hệ thống Mail Server của ISP hoặc những tổ chức xử lý lượng thư lớn và yêu cầu linh hoạt hơn với dịch vụ thư.

Mail Server độc lập được bổ sung các tính năng như đồng bộ hoá Outlook, kết nối cơ sở dữ liệu, WebMail, hợp tác, quản trị website nâng cao hơn và quản trị từ xa. Đồng thời, Mail Server độc lập còn cung cấp cho người dùng sức mạnh và khả năng kiểm soát các hoạt động quy mô lớn.

Vì sao nên sử dụng dịch vụ Mail Server?

Ngày nay, tình trạng Email chứa virus và spam đã làm ảnh hưởng nhiều tới an ninh mạng. Do đó, bảo mật và an toàn chính là mối quan tâm hàng đầu của nhiều công ty. Điều này đã khiến cho Mail Server được đánh giá cao hơn hẳn các máy chủ Mail khác.

Một số lý do nên sử dụng Mail Server là:

Mail chứa tên miền riêng của công ty nên thể hiện được sự chuyên nghiệp và đẳng cấp khi hoạt động.
Cho phép kiểm tra Email ở mọi nơi.
Tốc độ nhanh, bảo mật cao và nhiều tiện ích hấp dẫn.
Ngăn chặn virus và spam hiệu quả.
Người dùng được tuỳ biến các chức năng và thông số cho từng user.
Sử dụng IP riêng nên Mail Server có khả năng chống được việc bị vào blacklist vô cớ.
Hỗ trợ tính năng Forward Mail giúp người dùng dễ dàng hơn khi cài đặt Email Offline.

Những thuật ngữ liên quan đến Mail Server

WebMail, TLS, SASL, Email Authentication, Local Mailboxes, Local Queue, SMTP-IN Queue và MX (Mail Exchanger Record) là những thuật ngữ đi kèm với Mail Server. Hãy tham khảo bảng sau đây để hiểu rõ hơn về các thuật ngữ này.

Thuật ngữ	Chi tiết
WebMail	WebMail là tên Mail trên Web. Một số WebMail thường thấy là Gmail, Yahoo Mail và Hotmail. Thuật ngữ WebMail cho phép chúng ta truy cập Email bất cứ lúc nào.
TLS Mail Server	TLS là viết tắt của cụm từ Transport Layer Security, nghĩa là bảo mật tầng truyền tải. Thuật ngữ TLS hoạt động trực tiếp cùng tầng ổ bảo mật SSL. Mục đích chính của TLS đã được SASL chứng thực là cung cấp cách vận chuyển mã hoá cho đăng nhập.
SASL Mail Server	SASL là viết tắt của cụm từ Simple Authentication and Security Layer, là lớp bảo mật và xác thực đơn giản. SASL dùng để xác thực người dùng. Sau khi xác thực xong, TLS sẽ cung cấp cách vận chuyển mã hoá chứng thực.
Email Authentication	Đây là tính năng xác nhận danh tính của những ai vào hộp thư Mail. Email Authentication giúp bảo mật tốt thư từ. Nói cách khác, tính năng này cũng giống như dạng Email dự phòng. Khi chúng ta quên mật khẩu Mail Server, chúng ta có thể dùng Email này để nhanh chóng lấy lại mật khẩu.
Local Mailboxes	Thuật ngữ này chính là hộp thư của Account đã đăng ký Mail Server của công ty, doanh nghiệp.
Local Queue	Hệ thống sẽ phân loại và xếp thư tự động sau khi nhận thông tin, tiếp đó sẽ chuyển thư vào hộp thư của người nhận. Local Queue chính là việc xếp hàng các bức thư gửi đi. Nhằm giữ an toàn cho Mail Server và tăng khả năng bảo mật, Local Queue và Remote Queue sẽ quét virus và kiểm tra spam trước khi thư được gửi tới người dùng. Điều này giúp cho Mail Server tránh bị blacklist cho vào danh sách IP spam.
SMTP-IN Queue	SMTP sẽ thực hiện sao lưu thư điện tử được gửi từ Mail Server của công ty tại SMTP-IN Queue trước khi phân tán tới Local Queue hoặc Remote Queue. Nói cách khác, thuật ngữ SMTP-IN Queue là một kho lưu trữ thư từ trước khi gửi đi.
Mail Exchanger Record	Mail Exchanger Record có nhiệm vụ chính là chỉ đường cho Mail tới Mail Server của bạn. Tính năng này đi kèm A record và trỏ về IP của Mail Server. Nói cách khác, đây chính là thông số pref chỉ ra độ ưu tiên của các Mail Server. Giá trị của pref càng nhỏ thì độ ưu tiên sẽ càng cao.

Đó chính là thông tin chi tiết về các thuật ngữ liên quan đến Mail Server. Nắm bắt được những thuật ngữ này sẽ giúp bạn dùng Mail Server hiệu quả hơn.

Tạm kết

Như vậy, chúng tôi đã cung cấp đầy đủ thông tin về Mail Server. Việc sử dụng Mail Server sẽ đem đến nhiều sự tiện lợi cho các cá nhân và doanh nghiệp, cụ thể là tiết kiệm thời gian, bảo mật chặt chẽ, lưu trữ nhanh chóng và truyền tải tốc độ. Hy vọng rằng bạn đã hiểu hơn về khái niệm Mail Server và đưa ra lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp của mình. Chúc bạn thành công!

Xem thêm:

MacBook chính hãng, chất lượng cao và có mức giá hợp lý đang có tại FPT Shop. Chúng tôi tự hào là hệ thống bán lẻ được đông đảo khách hàng tin tưởng. Xem ngay sản phẩm tại đây: