Giới thiệu về Zoho Mail dành cho doanh nghiệp, hướng dẫn sử dụng Zoho Mail từ A đến Z

Có số lượng người dùng lên tới 15 triệu người, Zoho Mail chính là một công cụ toàn diện và linh hoạt hỗ trợ doanh nghiệp vượt qua những khó khăn trong quản lý dữ liệu, quyền riêng tư, có tính bảo mật cao.

Zoho Mail là gì?

Là dịch vụ email dành cho doanh nghiệp, Zoho Mail được thiết kế để cung cấp giải pháp lưu trữ email đa chức năng cho các tổ chức. Với khả năng sử dụng tên miền riêng (ví dụ: name@yourbusiness.com), Zoho Mail không chỉ đơn thuần là một hộp thư điện tử, mà còn tích hợp các công cụ cộng tác như Lịch, Ghi chú, Nhiệm vụ, Danh bạ và Dấu trang, tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp và quản lý công việc hàng ngày.

Zoho Mail đáp ứng các yêu cầu về độ an toàn, tính riêng tư của dịch vụ email mà không có quảng cáo gây phiền toái cho người dùng. Gói Zoho Mail miễn phí cho phép người dùng có 5 tài khoản email doanh nghiệp với dung lượng 5GB cho mỗi người dùng và tệp đính kèm giới hạn 25MB. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể mua thêm các tài khoản email với giá chỉ $1 cho mỗi người dùng mỗi tháng.

Zoho hoạt động trên nền tảng lưu trữ đám mây và Zoho Mail là một phần quan trọng trong hệ sinh thái đám mây của họ. Một điểm đặc biệt của Zoho là khả năng sử dụng tên miền riêng ngay từ khi đăng ký, không cần thông qua bên thứ ba như Google App Business. Điều này giúp Zoho trở nên phổ biến hơn trong cộng đồng doanh nghiệp, đặc biệt là với những tổ chức có mong muốn thể hiện sự chuyên nghiệp trong các hoạt động kinh doanh của họ.

Các tính năng vượt trội của Zoho Mail

Bảng điều khiển mở rộng

Zoho Mail cung cấp một bảng điều khiển toàn diện để quản lý, điều chỉnh các thiết lập và tùy chọn. Từ bảng điều khiển, bạn có thể kiểm soát và quản lý mọi khía cạnh của hệ thống email, tạo ra một trung tâm quản lý tiện lợi cho các cài đặt hay cấu hình. Cụ thể, bạn có thể sắp xếp email, quản lý người dùng, tạo và triển khai các chính sách để kiểm duyệt nội dung email doanh nghiệp, bao gồm:

• User management: Có tất cả các công cụ cần thiết để kiểm soát mọi tài khoản người dùng và thiết lập dữ liệu liên quan đến người dùng.
• Group management: Cho phép bạn tạo địa chỉ email nhóm cho các kênh cụ thể với các chính sách và quyền liên quan.
• Dashboard and domain details: Cho phép bạn kiểm soát tất cả các cài đặt cho miền của doanh nghiệp bạn.
• Admin privileges: Cung cấp cho quản trị viên toàn quyền tất cả các tài khoản trong doanh nghiệp.
• Spam policy: Giúp bạn lọc email rác ra khỏi danh sách email theo tùy chỉnh riêng của bạn.

Tạo nhiều email từ một tên miền

Tính năng đặc biệt của Zoho Mail cho phép tạo nhiều địa chỉ email từ một tên miền duy nhất, giúp tăng khả năng nhận diện và uy tín thương hiệu cho doanh nghiệp. Bạn có thể dễ dàng thêm nhiều miền, địa chỉ bí danh và người dùng cho một tài khoản, tất cả thuộc cùng một tổ chức. Điều này giúp email của bạn trở nên chuyên nghiệp, thể hiện đầy đủ tính nhất quán của thương hiệu.

Các công cụ di chuyển email

Tính năng chuyển đổi email từ các nền tảng khác của Zoho Mail là một công cụ tiện ích, giúp người dùng dễ dàng chuyển dữ liệu từ các dịch vụ email trước đó sang Zoho Mail. Nếu bạn đang sử dụng Google Workspace hoặc Office 365, tính năng này cho phép bạn thực hiện việc chuyển đổi chỉ với một cú nhấp chuột.

Đáng chú ý, Zoho Mail còn cung cấp một tính năng theo dõi tiến trình chuyển đổi thời gian thực, giúp người dùng kiểm tra và theo dõi quá trình diễn ra của việc chuyển đổi dữ liệu, đảm bảo tính kiểm soát thông tin và độ tin cậy cao cho người dùng.

Stream

Thay vì sử dụng chuỗi email dài đằng đẵng, tính năng Stream của Zoho Mail giúp người dùng tương tác và trao đổi thông tin như trên mạng xã hội với bình luận, thả tim, hay các hoạt động tương tự. Cụ thể nó bao gồm:

• Cộng tác nhanh không cần email dài: Bằng cách đề cập đến thành viên thông qua “@tên thành viên” trong email, người dùng có thể nhắc đến người liên quan và chia sẻ bản nháp để thu thập ý kiến trước khi gửi chính thức.
• Tường riêng cho đội nhóm: Mỗi đội nhóm có không gian riêng để thảo luận, chia sẻ thông tin, nhắn tin và giao tiếp nội bộ.
• Tích hợp email và cuộc trò chuyện: Tính năng này giúp dễ dàng theo dõi và quản lý thông tin từ cả email và các cuộc trò chuyện trong một nền tảng.
• App riêng để duy trì kết nối: Việc có sẵn ứng dụng độc lập giúp người dùng duy trì liên lạc và tiếp cận thông tin từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.

Công cụ tích hợp ứng dụng

Zoho Mail cho phép người dùng tích hợp, sử dụng các ứng dụng Google hoặc Microsoft trực tiếp từ giao diện của Zoho Mail. Bất kể bạn muốn trải nghiệm nhiều tính năng hơn thông qua việc nâng cấp lên gói Zoho Workplace, hay vẫn tiếp tục sử dụng các ứng dụng quen thuộc trước đây, Zoho Mail đều mang đến sự linh hoạt và thuận tiện cho người sử dụng.

Tính năng doanh nghiệp

Zoho Mail vượt xa một dịch vụ email thông thường bằng việc cung cấp giải pháp email chuyên nghiệp cho doanh nghiệp, tạo khả năng mở rộng cùng tùy chỉnh đa dạng. Các tính năng như S/MIME, khả năng xử lý tệp đính kèm lớn, ghi nhãn trắng hay khả năng xử lý thư rác giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Không chỉ mang đến tiện ích cho phép truy cập email từ mọi nơi, mọi lúc qua chế độ ngoại tuyến và ứng dụng di động, Zoho Mail còn cung cấp ứng dụng Zoho Mail Lite trên máy tính, hỗ trợ các hệ điều hành Mac, Windows và Linux.

Điều này giúp người dùng tiếp cận và quản lý email của mình một cách thuận tiện và hiệu quả. Tính năng này của Zoho Mail chính là nền tảng cung cấp một hệ thống email chuyên nghiệp, phong phú và sẵn sàng phục vụ cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Ưu điểm của Zoho Mail

Zoho Mail được rất nhiều người dùng đánh giá cao khi có nhiều ưu điểm vượt trội:

• Miễn phí 100%, đa dạng gói dịch vụ : Zoho Mail cung cấp dịch vụ email miễn phí hoàn toàn, tuy nhiên, người dùng có thể nâng cấp lên gói trả phí để trải nghiệm các tính năng nâng cao một cách hiệu quả. Các gói dịch vụ của Zoho Mail hết sức đa dạng với mức giá thành khác nhau, cho phép người dùng lựa chọn gói phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình.
• Quản lý người dùng và dung lượng lưu trữ: Cho phép tạo từ 25 – 50 user với mỗi user đi kèm với 5GB dung lượng lưu trữ mail miễn phí, giúp quản lý thông tin và lưu trữ dễ dàng.
• Bảo mật và chống spam mạnh mẽ: Hỗ trợ anti-spam và anti-virus, có độ an toàn và bảo mật cao với tỷ lệ dính spam cực kỳ thấp, không có quảng cáo hay spam làm phiền.
• Đăng ký dễ dàng, hỗ trợ toàn cầu: Quy trình đăng ký nhanh chóng, dễ dàng và hỗ trợ cho hầu hết các quốc gia trên thế giới, giúp người dùng tiếp cận dịch vụ một cách thuận lợi.
• Giao diện thân thiện: Giao diện được thiết kế thân thiện, dễ sử dụng cho người mới.
• Chi phí tốt, trợ giúp 24/7: Cung cấp chi phí tốt nhất so với các nền tảng email đám mây khác, đồng thời hỗ trợ 24/7 giúp người dùng giải quyết các vấn đề kịp thời và hiệu quả.

Nhược điểm của Zoho Mail

Tuy nhiên, bên cạnh các ưu điểm thì Zoho Mail cũng có một vài hạn chế nhất định:

• Chưa phổ biến tại Việt Nam: Mặc dù có nhiều ưu điểm, Zoho Mail vẫn chưa thực sự phổ biến tại Việt Nam. Điều này có thể tạo ra khó khăn trong việc chọn lựa dịch vụ, khi người dùng thường ưa chuộng các nền tảng đã được thị trường chấp nhận rộng rãi.
• Thời gian làm quen với giao diện mới: Giao diện của Zoho Mail được thiết kế khác biệt so với các dịch vụ thông dụng tại Việt Nam, có thể gây khó khăn cho người dùng trong việc làm quen và sử dụng dịch vụ một cách hiệu quả.
• Rủi ro về vấn đề xác thực tài khoản qua điện thoại: Đôi khi việc xác thực tài khoản qua điện thoại trên Zoho Mail có thể gặp sự cố hoặc lỗi, tạo ra trở ngại cho quá trình đăng ký hoặc xác minh tài khoản của người dùng.

Tạm bỏ qua những nhược điểm trên, Zoho Mail vẫn là một lựa chọn đáng xem xét cho doanh nghiệp với các ưu điểm về bảo mật, sự đa dạng trong gói dịch vụ, và khả năng tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Hướng dẫn đăng ký và sử dụng Zoho Mail

Bạn có thể tham khảo các bước dưới đây để đăng ký, đăng nhập và sử dụng Zoho Mail dễ dàng nhất:

Bước 1: Truy cập trang chủ của Zoho Mail tại https://www.zoho.com/mail/ và chọn Business Email > Sign up for free để bắt đầu quá trình đăng ký.

Bước 2: Truy cập trang đăng nhập Zoho Mail hoặc ứng dụng Zoho Mail trên trình duyệt máy tính/điện thoại di đông của bạn.

Bước 3: Sử dụng mail Admin (địa chỉ email tạo đầu tiên khi tạo email theo tên miền) để đăng nhập vào https://www.zoho.com/mail.

Bước 4: Tiến hành thêm người dùng mới: Chọn Control Panel.

Bước 5: Bấm chọn User Detail > Add User. Nhập thông tin của người dùng mới như Họ tên, địa chỉ email theo tên miền và mật khẩu. Lưu lại để hoàn tất việc tạo email mới.

Bước 6: Nếu muốn tạo chữ ký, đầu tiên bạn đăng nhập vào email cần tạo chữ ký trên Zoho Mail.

Bước 7: Chọn Setting > Signatures để truy cập vào cài đặt chữ ký.

Bước 8: Tạo nội dung chữ ký theo ý muốn của bạn và lưu lại.

Bằng cách tuân thủ các bước trên, bạn đã có thể nhanh chóng đăng ký, đăng nhập, tạo thêm mail User và tạo chữ ký trong Zoho Mail rồi.

Nên chọn Zoho Mail hay các dịch vụ email khác?

Việc lựa chọn sử dụng Zoho Mail hay các dịch vụ email khác sẽ phụ thuộc vào nhu cầu, và quy mô của doanh nghiệp hoặc cá nhân sử dụng.

• Nếu bạn là doanh nghiệp lớn với quy mô rộng và tính tích hợp cao: Google Workspace (trước đây là G Suite) có thể là lựa chọn phù hợp. Nó tích hợp tốt với hệ sinh thái của Google như Gmail, Google Drive, và nhiều ứng dụng khác, phù hợp cho công việc yêu cầu độ linh hoạt và kết nối cao.
• Nếu bạn muốn dùng cho công việc cá nhân hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ: Zoho Mail sẽ là một lựa chọn hoàn hảo với tính năng đa dạng và chi phí thấp. Nó đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, hoặc cá nhân có nhu cầu cơ bản về email và không cần nhiều tính năng phức tạp.

Mặc dù Google Workspace (G Suite) có danh tiếng lớn hơn và tích hợp sâu với hệ sinh thái Google, Zoho Mail vẫn có vị thế nhất định với những giá trị mà nó mang lại, phù hợp cho đối tượng doanh nghiệp có quy mô nhỏ, hoặc những ai đang tìm kiếm một giải pháp email đơn giản mà hiệu quả.

Như vậy bài viết vừa giới thiệu tới bạn Zoho Mail – một dịch vụ email tiện ích, có nhiều tính năng ưu việt và thú vị. Hy vọng rằng thông qua bài viết bạn sẽ có thêm nhiều thông tin bổ ích.

Nếu bạn đang cần tìm mua điện thoại, laptop, máy tính bảng,… hãy thử ghé qua gian hàng của FPT Shop nhé! Bài viết xin đề xuất cho bạn danh sách các sản phẩm PC nổi bật nhất hiện nay: PC

Xem thêm:

• Blockchain là gì? Công nghệ này có ảnh hưởng thế nào đến cuộc sống của chúng ta?
• PayPal là gì? Hướng dẫn cách tạo tài khoản PayPal nhanh chóng, đơn giản và an toàn