Email doanh nghiệp là gì? Lý do nên dùng email doanh nghiệp

Trong bối cảnh Internet ngày càng phát triển, email doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng. Cụ thể thì email doanh nghiệp là gì? Vì sao công cụ này lại cần thiết đến vậy? Cùng tìm hiểu nhé!

Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là email có tên miền riêng biệt và phản ánh danh tiếng của một doanh nghiệp. Thay vì dùng địa chỉ email thông thường có tên miền @gmail.com thì email doanh nghiệp có tên miền tuỳ chỉnh, thường sẽ là tên của công ty, tổ chức.

Email doanh nghiệp giúp doanh nghiệp trao đổi thư điện tử một cách chuyên nghiệp trong môi trường kinh doanh hiện đại ngày nay. Email doanh nghiệp cũng giúp việc giao tiếp đạt hiệu quả cao hơn và cung cấp nhiều tính năng hấp dẫn như chia sẻ tài liệu, thông tin, phát triển kế hoạch dự án,...

Việc sở hữu email doanh nghiệp không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà nó còn được xem là tài sản của công ty, thể hiện quyền kiểm soát và sở hữu thông tin của công ty. Bên cạnh đó, các công ty sử dụng email doanh nghiệp sẽ tạo độ tin cậy cao hơn trong quá trình liên lạc với khách hàng và đối tác.

Lý do vì sao các tổ chức nên sử dụng email doanh nghiệp?

Nhiều người đặt ra câu hỏi “Liệu có thực sự cần thiết phải sử dụng email doanh nghiệp hay không?”. Phần dưới đây sẽ là đáp án, đề cập đến những lý do tại sao các tổ chức nên dùng email doanh nghiệp thay vì email thông thường.

Lý do vì sao các tổ chức nên sử dụng email doanh nghiệp?

Đảm bảo tính chuyên nghiệp và mức độ uy tín

Việc sử dụng email doanh nghiệp sẽ đem lại nhiều lợi ích quan trọng cho tổ chức. Đầu tiên, email doanh nghiệp tạo nên sự chuyên nghiệp. Thông qua email này, tổ chức sẽ xây dựng được sự uy tín và tin cậy trong mắt khách hàng, đối tác. Email doanh nghiệp thể hiện dấu ấn thương hiệu một cách rõ ràng và gia tăng độ nhận diện.

Email doanh nghiệp còn tăng cường mức độ tương tác với khách hàng, đối tác vì nội dung của email sẽ được đọc một cách cẩn thận hơn so với email thông thường.

Lý do là vì để đăng ký email doanh nghiệp, tổ chức đó phải trải qua quy trình xét duyệt kỹ lưỡng từ các tập đoàn hàng đầu như Google, Microsoft,... Điều này có nghĩa là khi tổ chức sở hữu email doanh nghiệp, họ đã có độ bảo mật và uy tín cao.

Quản lý và tiếp nhận email hiệu quả hơn

Sử dụng email doanh nghiệp sẽ mang lại hiệu quả trong quản lý cho các tổ chức. Email doanh nghiệp cung cấp nhiều tính năng quản lý mạnh mẽ, gồm khả năng theo dõi và sắp xếp thư, chia sẻ tài liệu an toàn, quản lý lịch làm việc,...

Nhờ những tính năng này, doanh nghiệp tối ưu hoá tổ chức công việc, tiết kiệm nhiều thời gian và nâng cao hiệu suất của việc quản lý thông tin. Đồng thời, email doanh nghiệp giúp cho việc tương tác nội bộ và giao tiếp với khách hàng, đối tác trở nên thuận lợi và mượt mà hơn. Từ đó, doanh nghiệp có thể cải thiện và phát triển quản lý tổ chức.

Tính bảo mật cao, tránh bị spam

Một ưu điểm nổi trội của email doanh nghiệp là khả năng chặn các thư rác hiệu quả, đảm bảo hộp thư của tổ chức chỉ chứa những thư quan trọng từ khách hàng và đối tác. Những đơn vị cung cấp email chuyên nghiệp còn trang bị cho email một lớp bảo vệ có khả năng chống lại nguy cơ nhiễm virus từ các thư độc hại.

Khi doanh nghiệp gửi thông tin cho khách hàng, đối tác bằng email doanh nghiệp, họ có thể yên tâm là thư của mình sẽ không bị cho vào mục thư rác hoặc quảng cáo. Như vậy, email doanh nghiệp tạo điều kiện thuận lợi để đối tác truy cập và đọc thư dễ dàng, từ đó nâng cao sự tương tác tích cực giữa hai bên.

Chi phí phù hợp

Hiện nay trên thị trường có nhiều đơn vị cung cấp email doanh nghiệp với chi phí khác nhau. Tuỳ vào quy mô và nhu cầu của mình mà doanh nghiệp lựa chọn gói dịch vụ phù hợp.

Việc tiếp thị qua email giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tiếp cận khách hàng tốt hơn. Các cuộc nghiên cứu đã chỉ ra rằng email marketing trung bình có chỉ số ROI cao hơn nhiều so với những kênh tiếp thị kỹ thuật số khác. Email doanh nghiệp cũng thúc đẩy tỷ lệ mua sắm và giá trị đơn hàng trung bình tăng cao hơn.

Tương thích với nhiều thiết bị

Một lý do nữa để chọn dùng email doanh nghiệp là nó mang lại tiện ích cao và tính linh hoạt cho nhân viên của công ty. Chỉ cần có kết nối Internet, nhân viên công ty có thể cập nhật và quản lý email mọi lúc, mọi nơi.

Điểm mạnh của email doanh nghiệp là khả năng truy cập nội dung thư bằng mọi thiết bị như laptop, máy tính bảng, điện thoại di động,... có kết nối Internet. Điều này giúp các thành viên trong tổ chức tối ưu hoá thời gian và cập nhật thông tin nhanh chóng, chính xác.

5 loại email doanh nghiệp phổ biến hiện nay trên thị trường

Sau khi đã hiểu email doanh nghiệp là gì và lý do nên lựa chọn dịch vụ này, hãy cùng FPT Shop tìm hiểu thông tin của 5 loại email doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay.

Gmail - Google

Google phát triển Gmail cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Gmail ra mắt vào năm 2004, lúc này nó còn nhiều hạn chế, nhưng từ năm 2007 trở đi, Google đã loại bỏ những hạn chế ấy và cải tiến Gmail thành một ứng dụng phổ biến rộng rãi được nhiều người ưa chuộng.

Gmail cho phép người dùng gửi và nhận email nhanh chóng, hỗ trợ cho nhiều trình duyệt và thiết bị khác nhau, tối ưu hoá trải nghiệm của người dùng. Hiện tại, Gmail cung cấp 3 phiên bản dành cho doanh nghiệp trong những gói đăng ký khác nhau, cụ thể là Business Starter, Business Standard và Business Plus.

Microsoft Exchange - Dịch vụ email doanh nghiệp uy tín hàng đầu

Exchange Online chính là giải pháp lưu trữ email độc quyền của Microsoft. Cũng có thể nói đây là phần mềm quản lý email dựa trên hệ thống máy chủ đám mây. Microsoft Exchange bao gồm hệ thống máy chủ lưu trữ Microsoft Exchange Server và ứng dụng email Outlook. Nó hỗ trợ quá trình quản lý email một cách chuyên nghiệp, từ gửi thư và nhận thư, lên lịch làm việc, sao lưu bản nháp, cho đến việc tạo liên hệ và một số tính năng khác.

Microsoft cung cấp Exchange Online cho các tổ chức với nhiều gói dịch vụ đa dạng, bao gồm các gói như Kiosk, Plan 1, Plan 2 và Add-on Protection. Giải pháp này cũng được tích hợp trong các gói Microsoft 365 như Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard và Microsoft 365 Business Premium. Từ đó, doanh nghiệp có thể quản lý email, giao tiếp và trao đổi thông tin một cách hiệu quả và linh hoạt.

Bizfly Business Email - Đơn vị cung cấp dịch vụ phổ biến

Bizfly Business Email được xem là đơn vị cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp hàng đầu tại thị trường Việt Nam. Bizfly Business Email được các công ty và tập đoàn lớn tại Việt Nam đánh giá cao. Ưu điểm của Bizfly Business Email là gì? Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ email của đơn vị này, họ sẽ không cần lo lắng về việc số lượng tài khoản sử dụng bị giới hạn. Dịch vụ của đơn vị này cũng đảm bảo tiêu chuẩn cao về tính bảo mật và an toàn của dữ liệu.

Hiện tại, Bizfly Business Email đang triển khai chương trình khuyến mãi đặc biệt, cho phép người dùng trải nghiệm dịch vụ của họ miễn phí trong thời gian 14 ngày trước khi đưa ra quyết định mua gói.

MDaemon - Dịch vụ cung cấp đáng tin cậy

MDaemon là một dịch vụ email doanh nghiệp hàng đầu trên thị trường, đem đến sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp và tổ chức. Khi sử dụng MDaemon, doanh nghiệp có cơ hội trải nghiệm một hệ thống email vô cùng đáng tin và bảo mật tuyệt đối với những tính năng ấn tượng như quản lý email, danh bạ, lịch làm việc,...

Có thể nói, đây chính là sự lựa chọn hoàn hảo cho những doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu tối ưu hoá hiệu suất công việc của mình, bao gồm quản lý và tiếp nhận email, giao tiếp trong hoạt động trao đổi thông tin,...

Zoho Mail - Dịch vụ cung cấp email doanh nghiệp uy tín

Zoho Mail là một trong những nền tảng dịch vụ email doanh nghiệp đa tính năng và đáng tin cậy, tương tự như Exchange Online và Gmail, nhưng nó cho phép đăng ký tên miền riêng. Giải pháp này tích hợp với những ứng dụng Zoho Docs và Zoho Storage, tạo nên môi trường làm việc hoàn hảo.

Bộ công cụ email chuyên nghiệp: Zoho Mail mang đến một loạt công cụ như Zoho Notes, Zoho Contacts, Zoho Tasks, Zoho Calendar, giúp tối ưu hoá công việc cũng như quản lý dữ liệu một cách dễ dàng.
Streams tiện lợi: Zoho Mail có tính năng Streams giúp tạo ra một môi trường làm việc giống với mạng xã hội, ở đó người dùng được thực hiện những hoạt động như like, bình luận, chia sẻ và kết nối với các đồng nghiệp của mình một cách thuận tiện.
Mở rộng bảng điều khiển: Zoho Mail cho phép cài đặt, thay đổi và tuỳ chỉnh cấu hình một cách dễ dàng, nhanh chóng, đáp ứng linh hoạt mọi yêu cầu của doanh nghiệp.
Tên miền tuỳ chỉnh: Zoho Mail cho phép doanh nghiệp đăng ký tên miền theo yêu cầu để phù hợp với nhu cầu kinh doanh và danh tính của mình. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng được quyền đăng ký nhiều tên miền khác nhau cùng lúc.

Đó chính là 5 loại email doanh nghiệp phổ biến và được ưa chuộng nhiều nhất trên thị trường hiện nay bởi mức độ uy tín cao và có nhiều tính năng hữu ích. Ngoài ra bạn cũng có thể tham khảo thêm và chọn dịch vụ phù hợp với quy mô, nhu cầu, ngân sách của công ty mình.

Tạm kết

Trên đây là những thông tin liên quan đến khái niệm email doanh nghiệp. Bạn đã biết lý do vì sao doanh nghiệp nên sử dụng loại email này thay vì email thông thường. Đồng thời, chúng tôi cũng đã gợi ý những dịch vụ cung cấp email doanh nghiệp tốt nhất. Hy vọng rằng bạn cảm thấy thông tin trên hữu ích. Chúc bạn khai thác tốt các tính năng của email doanh nghiệp để mang về lợi ích cho mình!

Xem thêm:

Xem ngay máy tính bảng Samsung có thiết kế đẳng cấp và nhiều tính năng hiện đại tại FPT Shop. Chúng tôi cam kết sản phẩm chính hãng và chất lượng cao!