Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp. 10 mẫu email tiếng Anh tham khảo cho những tình huống phổ biến nhất

Trong môi trường làm việc hiện nay, việc sử dụng email là một phần không thể thiếu trong việc trao đổi thông tin và giao tiếp với đồng nghiệp, đối tác hoặc khách hàng. Đặc biệt, việc viết email bằng tiếng Anh đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác để thể hiện tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong giao tiếp quốc tế. Chính vì thế, trong bài viết này, FPT Shop sẽ cùng bạn tìm hiểu cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và cung cấp cho bạn 10 mẫu email tiếng Anh thông dụng cho các tình huống công việc phổ biến nhất.

Một email chuyên nghiệp là gì?

Email chuyên nghiệp là loại email được sử dụng trong giao tiếp giữa đồng nghiệp, doanh nghiệp hoặc đối tác. Nó cũng có thể là một thông điệp lịch sự gửi đến người mà bạn không quen biết. Email này yêu cầu sự lựa chọn từ ngữ và cấu trúc câu cẩn thận hơn so với email gửi cho bạn bè hoặc gia đình.

Các email chuyên nghiệp được viết theo cấu trúc rõ ràng và đơn giản, nhằm giảm thiểu khả năng hiểu lầm và sự biến tấu. Chúng được viết bằng các câu hoàn chỉnh, không sử dụng viết tắt, ngôn ngữ không chính thức, biểu tượng cảm xúc hoặc thuật ngữ không phù hợp.

Viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp có thể gây khó khăn. Tuy nhiên, nếu bạn biết cách viết nội dung email và sử dụng lời chào thích hợp, quá trình viết email này có thể trở nên nhanh chóng và đơn giản.

Cấu trúc của một email chuyên nghiệp

Viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp là một kỹ năng quan trọng trong việc truyền đạt thông tin trong môi trường làm việc và giao tiếp hàng ngày. Một email chuyên nghiệp cần phải có cấu trúc rõ ràng và không được mắc lỗi chính tả, ngữ pháp. Dưới đây là cấu trúc cơ bản cho một email như thế:

Tiêu đề: [Tóm tắt chủ đề và thông điệp chính]

Lời chào,

Tôi hy vọng bạn đang có một ngày tốt lành. Tôi là [Tên của bạn], và tôi viết email này để [giải thích lý do bạn viết email].

Tôi muốn chia sẻ [thêm chi tiết về nội dung email và bất kỳ thông tin nào cần thiết]. Mong rằng điều này sẽ [giải quyết vấn đề hoặc gây ra ảnh hưởng tích cực].

Xin vui lòng [nhấn mạnh lời kêu gọi hành động nếu cần].

Cuối cùng, tôi xin cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc email này. Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu làm rõ, xin vui lòng liên hệ với tôi.

Trân trọng,

[Tên đầy đủ]

[Chức danh]

Đây là cách sắp xếp cơ bản để viết một email chuyên nghiệp và hiệu quả. Viết email chuyên nghiệp cần dễ hiểu, không quá phức tạp và không sử dụng ngôn ngữ phức hợp.

10 mẫu email tiếng Anh thông dụng cho các tình huống

1. Email ứng tuyển công việc

Khi bạn chưa có cơ hội gặp trực tiếp nhà tuyển dụng, email của bạn có thể quyết định việc bạn có được cơ hội việc làm hay không. Hãy thể hiện đầy đủ sự nhiệt huyết và tiềm năng của bản thân thông qua một email ứng tuyển chuyên nghiệp để tối ưu hóa cơ hội được phỏng vấn. Dưới đây là một mẫu email ứng tuyển lịch sự tiêu biểu để bạn tham khảo.

Subject: Application for Job Opportunity

Dear [Hiring Manager's Name],

I hope this email finds you well. I am [Your Name], and I am writing this email to express my interest in [mention the specific reason for contacting, such as applying for a job opportunity or inquiring about available positions].

Allow me to provide further details. I have [X years/months] of experience in [relevant field/industry], where I have developed a strong set of skills in [mention specific skills or expertise]. Throughout my career at [Previous Company/Organization], I have achieved [highlight notable accomplishments or responsibilities], which have equipped me with the necessary expertise to [address relevant challenges or make a positive impact].

I would like to share more about [specific information or proposal] in order to [state the purpose and desired outcome]. I believe that this will [solve a problem or bring about a positive change].

I kindly request that you [specific action you are seeking, such as scheduling an interview or considering my application].

Lastly, I want to extend my sincere appreciation for your time and thoughtful consideration. Should you have any inquiries or need additional clarification, please feel free to reach out to me at your convenience.

Thank you once again, and I look forward to the opportunity to discuss [specific topic] further.

Yours sincerely,

[Your Full Name]

[Your Position/Title]

[Your Contact Information]

2. Email chấp nhận lời đề nghị từ nhà tuyển dụng

Nếu bạn nhận được một đề nghị việc làm từ một công ty quốc tế. Trước khi bắt đầu công việc mới, việc quan trọng đầu tiên là phản hồi bằng email tiếng Anh để chấp nhận đề nghị. Dưới đây là một mẫu email chấp nhận đề nghị mà bạn có thể tham khảo:

Subject: Acceptance of Job Offer

Dear [Hiring Manager's Name],

I hope this email finds you well. I am writing to formally accept the job offer extended to me for the position at [Company Name]. I am delighted to have been selected for this opportunity and I am eager to contribute to the success of the company.

I would like to express my gratitude for considering my application and for providing me with this exciting opportunity. After careful consideration, I am confident that joining [Company Name] is the right decision for my career growth and professional development.

I am genuinely impressed by the company's values, achievements, and innovative approach. I am excited to bring my skills and expertise in [mention specific skills or expertise] to contribute to the team and help [Company Name] achieve its goals.

Kindly regard this email as my formal acceptance of the job offer. I am looking forward to starting on [start date] as discussed during our previous conversation. If there are any additional documents or paperwork that need to be completed before my start date, please let me know, and I will be happy to provide any necessary information.

Once more, I would like to convey my gratitude for this wonderful opportunity. I am excited to join the team at [Company Name] and contribute to its continued success. If there are any further instructions or information you would like me to be aware of, please do not hesitate to let me know.

Thank you once more for your trust and confidence in me. I am eagerly awaiting my first day at [Company Name].

Yours sincerely,

[Your Full Name]

[Your Contact Information]

3. Email từ chối đề nghị từ nhà tuyển dụng

Việc từ chối lời mời làm việc là một quyết định không dễ dàng. Cảm thấy lo lắng về việc từ chối là điều tự nhiên. Đầu tiên, bạn cần thông báo cho người tuyển dụng về quyết định từ chối một cách nhanh chóng. Cách bạn diễn đạt sẽ phụ thuộc vào lý do bạn từ chối lời mời làm việc. Dưới đây là một mẫu email giúp bạn từ chối lời đề nghị từ nhà tuyển dụng:

Subject: Declining Job Offer

Dear [Hiring Manager's Name],

I hope this email finds you well. I am writing to express my sincerest gratitude for offering me the position at [Company Name]. After thorough consideration, I have made the decision to decline the job offer.

I want to emphasize how honored I am to have been selected for this opportunity. I appreciate the time and effort invested by both yourself and the team throughout the hiring process. However, after careful evaluation of my current circumstances and future career aspirations, I have come to the conclusion that this is not the right fit for me at this time.

I have great respect for [Company Name] and the work that you do. It was a difficult decision to make, as I recognize the potential for growth and learning within your organization. I believe that another candidate, more aligned with the requirements and expectations of the role, will be able to make a significant contribution to your team.

Once again, I wish to extend my heartfelt gratitude for considering me for this position. I truly value the time and resources devoted to the recruitment process. I trust that you comprehend and honor my decision..

Thank you once again for the opportunity, and I wish you and the team at [Company Name] continued success in the future.

Best regards,

[Your Full Name]

[Your Contact Information]

4. Email giới thiệu sản phẩm

Email này nhằm mục đích thuyết phục khách hàng tiềm năng đọc thông tin về sản phẩm. Thực tế, bạn hy vọng họ sẽ phản hồi tích cực bằng cách khám phá thông tin được cung cấp. Dưới đây là một mẫu email giúp bạn giới thiệu sản phẩm đến khách hàng tiềm năng:

Subject: Introducing Our New Product - Unlock Your Potential!

Dear [Customer's Name],

I hope this email finds you well. I am thrilled to introduce our latest product that has the power to transform your [industry/field]. We believe it will unlock new opportunities and empower you to achieve greater success.

Introducing [Product Name] - a game-changing solution designed to address your specific challenges. With its advanced features and innovative technology, [Product Name] offers a revolutionary approach to [describe the problem it solves]. We have dedicated extensive research and development to ensure it exceeds your expectations.

Key Highlights of [Product Name]:

1. [Feature 1]: [Briefly describe the first key feature and its benefits].

2. [Feature 2]: [Briefly describe the second key feature and its benefits].

3. [Feature 3]: [Briefly describe the third key feature and its benefits].

Discover more about [Product Name] on our website [include website link]. There, you will find comprehensive information, testimonials, and success stories.

We value your feedback and are eager to hear how [Product Name] can specifically address your unique needs. Our team is ready to assist you, ensuring a seamless integration and maximum benefit from this transformative product.

Stay updated with the latest advancements and exclusive offers by subscribing to our newsletter or following us on social media [provide relevant links].

Thank you for your time. We are confident that [Product Name] will make a significant impact on your [industry/field] and help you unlock your true potential. Should you have any questions, please reach out to our customer support team at [contact details].

Wishing you great success on this transformative journey!

Best regards,

[Your Name]

[Your Title/Position]

[Your Company Name]

[Your Contact Information]

5. Email xin lỗi khách hàng

Khi gặp phải sự cố với đơn đặt hàng hoặc dịch vụ, việc gửi một lá thư xin lỗi tới khách hàng là cách để cứu vãn mối quan hệ. Trong email này, không nên viện lý do và đổ lỗi ngược cho khách hàng, cũng tránh bắt khách hàng chờ giải quyết. Thay vào đó, nên đưa ra giải pháp đền bù cụ thể và cung cấp giá trị cộng thêm để khách hàng cảm thấy được trân trọng. Để tăng tính chân thành và hiệu quả, nên nhờ người có thẩm quyền cao viết email này:

Subject: Apologies for the inconvenience caused - We value your satisfaction!

Dear [Customer's Name],

I hope this email finds you well. I wanted to personally apologize for any inconvenience you may have experienced with our product/service. We deeply value your satisfaction and want to address the issue promptly.

We acknowledge the frustration brought about by [describe the issue] and apologize for any inconvenience caused. Rest assured, we are fully committed to resolving the issue to your complete satisfaction.

Our dedicated team is actively investigating the situation to identify the root cause and take immediate corrective actions. We value your feedback and are determined to prevent such occurrences in the future.

We want to express our sincerest apologies and assure you that we are taking every necessary step to prevent similar incidents. Your trust is important to us, and we would appreciate the opportunity to make things right. If there is anything specific you would like to discuss or if you have any further concerns, please contact our customer support team at [contact details]. We are here to assist you and address any outstanding issues.

Once more, we extend our apologies for any inconvenience caused. Your understanding and patience are genuinely appreciated. We are steadfast in our commitment to delivering a smooth and satisfactory experience for you in the future.

Thank you for your continued support.

Best regards,

[Your Name]

[Your Title/Position]

[Your Company Name]

[Your Contact Information]

6. Email gửi thông báo nội bộ

Các loại email này được sử dụng để thông báo thông tin quan trọng đến tất cả nhân viên. Thông tin có thể bao gồm chào đón nhân viên mới, thông báo về kỳ nghỉ, thông báo về việc tăng lương,... Dưới đây là một ví dụ về cách viết email thông báo nghỉ lễ mà nhân sự có thể tham khảo.

Dear Team,

I hope this message finds you well. I wanted to take a moment to inform you that [Festival Name] is approaching. On [Date], our company will be closed to observe this occasion.

I wish you and your families a joyful and prosperous [Festival Name]. May all enjoy happiness and success during this festive time.

Warm regards,

[Your Name]

[Your Department]

7. Email để hỏi thông tin

Mục đích của emai này là hỏi những thông tin mà bạn cần. Dưới đây là một mẫu email mà bạn có thể tham khảo:

Subject: Request for New Product Catalog

Dear [Company Name] Team,

I hope this email finds you well.

I am writing on behalf of [Your Company Name] and we are interested in exploring the latest offerings from your esteemed company. We are particularly keen on obtaining your new product catalog to better understand your range of products and services.

Could you please provide us with a copy of your latest product catalog or any other relevant materials that showcase your new products and features? This information will greatly assist us in evaluating potential collaborations or partnerships with your company.

Thank you in advance for considering this request. We eagerly await the receipt of the requested materials and are excited about the potential for future collaboration opportunities.

Best regards,

[Your Name]

[Your Position/Title]

[Your Company Name]

[Your Contact Information]

8. Email bày tỏ thắc mắc với cấp trên

Nếu bạn có bất kỳ lo lắng hoặc vấn đề liên quan đến công việc, bạn nên xem xét việc viết thư trực tiếp cho sếp của bạn. Việc này giúp bạn truyền đạt một cách lịch sự và hiệu quả. Dưới đây là một mẫu email tiếng Anh để bạn tham khảo khi viết thư cho sếp của mình:

Dear [Your Boss’ name],

I hope this email finds you well. I wanted to take a moment to discuss a matter that has been on my mind recently. I truly value your guidance and would appreciate your advice and insights.

I have been feeling a bit uncertain about [describe the specific concern or issue you have]. Although I understand that this is a normal part of work, I wanted to address it proactively and seek your perspective to ensure that I am on the right track.

I am dedicated to my role and the success of our team, and I believe that open communication is essential for our mutual growth. Your expertise and experience are invaluable, and I genuinely value your input.

If it would be possible to arrange a time to speak with you, I would greatly appreciate the opportunity to discuss this matter further. I am open to any guidance or suggestions you may have, and I am confident that together we can find a solution and move forward positively.

Thank you for your time and consideration. I look forward to your feedback and guidance.

Best regards,

[Your name]

9. Email nhắc nhở sếp việc quan trọng

Nếu sếp của bạn đang quá bận và có thể đã quên một công việc quan trọng, hãy gửi một tin nhắn nhẹ nhàng nhắc nhở. Dưới đây là một mẫu email bạn có thể tham khảo:

Subject: Gentle Reminder: Upcoming Meeting Schedule

Dear[Boss's Name],

I hope you're doing well amidst your busy schedule.

I wanted to gently remind you about the upcoming meeting scheduled for [date/time]. This meeting is crucial for [briefly mention the purpose or agenda]. Your presence and input are vital to ensure smooth progress on this project.

Your attention to this matter would be greatly appreciated. Please let me know if you need any further information or assistance to prepare for the meeting.

Thank you for your time and consideration.

Best regards,

[Your Name]

10. Email xin thôi việc

Khi viết đơn xin nghỉ việc, cần đảm bảo rằng bạn thông báo đầy đủ ngày kết thúc và lý do. Đồng thời, duy trì sự chuyên nghiệp và lịch sự trong suốt quá trình này. Lưu ý: Khi đề cập đến những bất bình cá nhân, không nên đưa vào đơn xin nghỉ việc vì điều này không chuyên nghiệp. Dưới đây là một mẫu email nghỉ việc chuyên nghiệp để tham khảo.

Subject: Resignation Notice

Dear [Manager's Name],

I am writing this email to inform you of my decision to resign from my position as [Job Title] at [Company Name]. I would like to notify you that my last day of work will be [Date], as per the terms outlined in my employment contract.

I have made this decision after careful consideration and serious reflection on my future. While I deeply appreciate the opportunity to work at [Company Name] and the support I have received from my colleagues and management, I believe that this change will bring new challenges and valuable personal growth opportunities.

I am committed to completing any remaining tasks and assisting in the smooth transition of my responsibilities to my successor. I will make every effort to ensure that this process is seamless and does not disrupt the operations of the department.

I would like to express my gratitude for the opportunity to work at [Company Name] and the support I have received during my tenure here. I am truly grateful for the companionship and guidance provided by you.

Wishing you and [Company Name] good health and success in the future.

Sincerely,

[Your Name]

[Current Job Title]

Tạm kết

Hy vọng rằng việc tham khảo nội dung của bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về kỹ năng viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và cách áp dụng chúng trong công việc hàng ngày. Làm chủ kỹ năng này không chỉ giúp bạn giao tiếp hiệu quả mà còn tạo ra ấn tượng tích cực đối với đồng nghiệp và đối tác. Hãy luôn áp dụng những nguyên tắc và mẹo nhỏ mà bạn đã học được để nâng cao chất lượng các email của mình.

Xem thêm

ClickFunnels là gì? ClickFunnels được dùng với mục đích gì và mang lại những lợi ích nào?

Thế nào là phần mềm gián điệp? Làm cách nào để ngăn chặn phần mềm gián điệp và bảo vệ dữ liệu?

Thanh toán điện tử là gì? Những lợi ích ấn tượng mà thanh toán điện tử mang lại

Noted With Thanks là gì? Giải mã ý nghĩa và cách dùng chuẩn trong email tiếng Anh

Nếu bạn đang tìm kiếm máy in chính hãng, giá tốt, bảo hành dài lâu, hãy tham khảo sản phẩm của FPT Shop! Chúng tôi cung cấp đa dạng mẫu mã máy in phù hợp mọi nhu cầu sử dụng, từ in ấn văn phòng đến in ảnh chuyên nghiệp, cam kết giá cạnh tranh, thường xuyên có chương trình khuyến mãi hấp dẫn.