Cỡ chữ văn bản hành chính là bao nhiêu? Tìm hiểu quy định về kiểu chữ, loại chữ và cách trình bày văn bản

Trong công tác hành chính, việc trình bày văn bản đúng chuẩn không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp mà còn đảm bảo giá trị pháp lý của nội dung. Một trong những yếu tố quan trọng nhất là lựa chọn cỡ chữ, loại chữ và kiểu chữ phù hợp với quy định. Nhiều người soạn thảo vẫn còn lúng túng trước câu hỏi “cỡ chữ văn bản hành chính là bao nhiêu” cho từng thành phần thể thức. Cùng FPT Shop tìm hiểu quy định chi tiết để nắm rõ cách trình bày chuẩn trong phần nội dung dưới đây.

Cỡ chữ văn bản hành chính là bao nhiêu?

Cỡ chữ văn bản hành chính được hiểu là kích thước phông chữ được sử dụng để trình bày nội dung trong các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Đây là yếu tố quan trọng trong thể thức văn bản, giúp đảm bảo tính thống nhất, trang trọng và thuận tiện cho việc đọc, lưu trữ, cũng như xử lý trên các hệ thống quản lý điện tử.

Theo quy định tại Phụ lục I, Mục 5 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc quy định cỡ chữ áp dụng cho cả văn bản hành chính trên giấy và văn bản điện tử. Dù hình thức thể hiện khác nhau, nhưng nguyên tắc định dạng về cỡ chữ, loại chữ và kiểu chữ vẫn phải được giữ nguyên để đảm bảo tính pháp lý và tính nhất quán giữa các loại văn bản.

Thông thường, cỡ chữ trong văn bản hành chính dao động từ 11 đến 14, tùy theo thành phần thể thức cụ thể. Phần quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan hay tiêu đề thường sử dụng cỡ chữ lớn hơn (13–14) để tạo điểm nhấn. Trong khi đó, các phần nội dung, nơi nhận, ký hiệu người soạn thảo thường dùng cỡ chữ nhỏ hơn (11–12) nhằm đảm bảo bố cục cân đối, rõ ràng và tiết kiệm không gian trang văn bản.

Như vậy, cỡ chữ văn bản hành chính được quy định tùy theo vị trí và tầm quan trọng của từng phần. Những phần tiêu đề, quốc hiệu hay tiêu ngữ thường dùng cỡ lớn để tạo điểm nhấn. Các phần nội dung và thông tin phụ được trình bày nhỏ hơn, giúp bố cục hài hòa và dễ đọc.

Quy định về kiểu chữ và loại chữ trong văn bản hành chính

Căn cứ theo Mục 5 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, tất cả các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính sự nghiệp khi soạn thảo và ban hành văn bản đều phải tuân thủ thống nhất về kiểu chữ và loại chữ. Quy định này nhằm bảo đảm tính đồng bộ, trang nghiêm và chuẩn mực của văn bản hành chính nhà nước, đồng thời giúp thuận tiện cho việc lưu trữ, tra cứu và chuyển đổi định dạng trên hệ thống điện tử.

Về phông chữ, văn bản hành chính phải sử dụng phông chữ Times New Roman trong bộ mã Unicode tiêu chuẩn TCVN 6909:2001. Đây là phông chữ được lựa chọn để đảm bảo khả năng hiển thị nhất quán trên mọi thiết bị, tránh lỗi font khi in ấn hoặc trao đổi dữ liệu điện tử.

Về kiểu chữ, quy định bao gồm bốn dạng chính:

• Chữ đứng (Regular): Dùng cho phần lớn nội dung văn bản, đảm bảo sự rõ ràng, dễ đọc.
• Chữ nghiêng (Italic): Áp dụng cho một số thành phần đặc biệt như địa danh, thời gian ban hành hoặc các từ cần nhấn mạnh.
• Chữ đậm (Bold): Thể hiện các tiêu đề, tên loại văn bản, quốc hiệu, tiêu ngữ hoặc chức vụ người ký, giúp tăng độ nổi bật cho các phần trọng tâm.
• Chữ in hoa (Uppercase): Sử dụng trong các phần thể hiện danh xưng quan trọng như “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”, tên cơ quan, tổ chức, chức vụ người ký hoặc tiêu đề chính của văn bản.

Quy định chi tiết cỡ chữ theo từng thành phần thể thức

Sơ đồ bố trí thể thức văn bản hành chính theo quy định

Tạm kết

Nắm rõ cỡ chữ văn bản hành chính là bước quan trọng để bảo đảm mỗi văn bản được trình bày đúng quy chuẩn. Khi các yếu tố như phông chữ, kiểu chữ và bố cục được áp dụng nhất quán, văn bản hành chính sẽ trở nên rõ ràng, trang trọng và dễ tiếp nhận. Đây cũng là cách thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng quy định trong công tác hành chính.

Một chiếc laptop văn phòng ổn định và tối ưu hiệu suất sẽ giúp bạn soạn thảo văn bản hành chính nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp hơn. Màn hình rõ nét, bàn phím êm và thời lượng pin bền bỉ tạo trải nghiệm làm việc liền mạch suốt ngày dài. Khám phá các mẫu laptop văn phòng hiệu năng cao tại FPT Shop để lựa chọn thiết bị phù hợp cho công việc hành chính của bạn.

Xem thêm:

• Hướng dẫn căn chỉnh cỡ chữ chuẩn trong Word theo thể thức văn bản hành chính
• Định dạng văn bản là gì? Hướng dẫn cách thức định dạng văn bản chuẩn trong Word