Hướng dẫn nhanh cách căn lề chuẩn trong Excel đơn giản trước khi đi in

Căn lề file Excel sẽ giúp file chuyên nghiệp và dễ nhìn hơn rất nhiều trong mắt bạn cũng như mọi người. Trong bài viết này, hãy cùng FPT Shop tìm hiểu và thực hiện nhanh cách căn lề chuẩn trong Excel chuẩn chỉ và đơn giản nhé.

Cách căn chỉnh lề chuẩn trong Excel

Trong bài viết này, chúng tôi hướng dẫn các bạn cách căn lề chuẩn trong Excel trên phiên bản phần mềm Excel 2019, thao tác trên các dòng máy tính xách tay, máy tính để bàn sử dụng hệ điều hành Windows. Với hướng dẫn này bạn có thể thực hiện tương tự trên các phiên bản Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2017 và trên phần mềm Microsoft Excel 365.

Bạn thực hiện theo các bước dưới đây để biết cách căn lề excel:

Bước 1: Mở bảng tính Excel 

Bước đầu tiên, bạn cần phải thực hiện đổi đơn vị đo mặc định trên phần mềm Excel sang đơn vị mới là centimeters, giúp cho việc căn lề chuẩn hơn. Mở tài liệu Excel, sau đó chọn mục File ở góc trái bên trên màn hình.

Bước 2: Chọn mục Options

Sau đó chọn More và nhấn vào mục Options. Chú ý, một số phiên bản Excel có thể phần Options sẽ nằm bên ngoài, bạn không cần chọn More để mở Options.

Bước 3: Chọn đơn vị Centimeters trong Rule units

Trong giao diện Excel Options, tiến hành chọn Advanced, sau đó tìm mục Display, điều chỉnh đơn vị Rule units thành đơn vị Centimeters và nhấn OK.

Một số lưu ý trong bước 3 bạn nên biết:

• Show this number of Recent Workbooks: Giúp cho bạn tìm kiếm các tài liệu Excel gần đây nhất đã xem một cách nhanh và dễ dàng hơn. Mục này có ý nghĩa là danh sách Workbooks gần đây sẽ hiển thị theo con số bạn chọn tại File > Recent.
• Ruler units (Đơn vị đo): Bao gồm Default Units (Đơn vị mặc định), Inches (~25,4 mm), Centimeters (cm), Millimeters (mm).

Bước 4: Chọn Custom Margins

Khi đã đổi đơn vị mặc định sang đơn vị đo Centimeters, bạn hãy vào mục Page Layout > Margins > Chọn Custom Margins.

Bước 5: Căn chỉnh kích thước lề 

Tại đây, bạn có thể tùy biến căn chỉnh kích thước lề, sau đó nhấn chọn OK để hoàn thành cách căn lề chuẩn trong Excel. 

Gợi ý những kích thước căn lề hợp lý trong Excel

Cách căn lề trong Excel bạn đã được hướng dẫn phía trên, tuy nhiên căn lề với kích thước như thế nào thì hợp lý, bạn có thể tham khảo dưới đây:

• Căn chỉnh lề trên (Top), lề dưới (Bottom): Bạn có thể để ở mức 1,5 cm - 2,0 cm.
• Căn chỉnh lề trái (Left): Bạn để ở mức 2,5 cm - 3,0 cm.
• Căn chỉnh lề phải (Right): Từ 1cm - 1,5 cm là mức bạn nên để.

Căn chỉnh file Excel trước khi in

Cách căn lề trong Excel trước khi đi in cũng là một bước khá quan trọng, giúp bạn tránh được các rủi ro về lỗi. Bởi vậy, trước khi đi in bạn nên kiểm tra và căn chỉnh lại file một lần nữa để tránh lỗi nhé.

Bước 1: Chọn Page Break Preview

Bạn chọn vào mục View, sau đó chọn phần Page Break Preview để xem lại file một cách bao quát tất cả các trang.

Như hình ảnh minh họa, bạn sẽ thấy có thể quan sát được tổng quan, để thấy việc chia trang đã hợp lý chưa. Nếu chưa thì điều chỉnh lại để phù hợp với các yêu cầu bạn muốn.

Bước 2: Điều chỉnh ngắt trang sao cho hợp lý

Bạn có thể điều chỉnh kéo, ngắt trang để hợp mắt và dễ nhìn hơn.

Một số thông tin về Excel bạn nên biết

Excel là một phần mềm bảng tính được Microsoft phát triển, phần mềm này nằm trong bộ Office. Phần mềm Excel giúp người dùng lưu lại các dữ liệu, thông tin với dạng bảng, tính toán và lưu giữ thông tin nhanh chóng, chính xác tuyệt đối dù dữ liệu có lớn đến mấy, vì mọi tính toán đã có các công thức được phát triển trong phần mềm xử lý. Người dùng chỉ cần đánh đúng công thức, mọi thứ sẽ tự động cập nhật.

Những trang tính trên phần mềm Excel được tạo ra từ các hàng và các cột trong excel. Những điểm giao nhau giữa hàng và cột được gọi là các ô.

Phần mềm Excel ra đời lần đầu tiên vào năm 2003, đến nay phần mềm này đã có rất nhiều bản cập nhật mới, trang bị thêm nhiều tính năng mới, hữu ích, đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu xử lý tính toán cho người sử dụng một cách nhanh chóng.

Bạn có thể tham khảo những phiên bản Excel đã được ra mắt trên thị trường trong những năm qua. Tùy vào mục đích sử dụng, hệ điều hành Windows, bạn có thể tải phiên bản phù hợp nhất.

Phần mềm Excel có nhiều tính năng nổi trội có thể kể đến như: lưu lại dữ liệu, tính toán, quản lý dữ liệu, có thể hỗ trợ các công cụ phân tích, tìm kiếm…

Tạm kết

Vậy là chúng ta đã thực hiện xong cách căn lề chuẩn trong Excel chỉ với vài bước đơn giản, cũng như biết được thêm rất nhiều thông tin thú vị về phần mềm Excel này của Microsoft. Hy vọng, bài viết này của FPT Shop sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc cần dùng đến Excel. Chúc các bạn thành công khi thực hiện!

Bạn có thể tham khảo những dòng laptop cấu hình mạnh, các phần mềm Microsoft, Windows bản quyền đang được bán tại FPT Shop. Chúng tôi cung cấp đủ các dòng laptop thuộc nhiều thương hiệu nổi tiếng với mức giá cạnh tranh nhất cho bạn lựa chọn.

Xem các laptop sinh viên, văn phòng bền tốt nhất tại đây: Laptop sinh viên.

Xem thêm:

• Hàm trừ trong Excel là gì? 6 Cách sử dụng cực hữu ích mà bạn không nên bỏ qua
• Dấu khác trong Excel 2010, 2013, 2016 là dấu gì? Cách viết và sử dụng cực đơn giản