Excel Online là gì? Khám phá những ưu điểm và cách sử dụng Excel Online chi tiết

Excel là một trong những phần mềm văn phòng nổi tiếng của Microsoft, đã trở thành một phần không thể thiếu trong công việc và học tập của chúng ta. Nhưng hiện nay, Excel Online là lựa chọn tốt hơn khi bạn có thể sử dụng trực tuyến mà không cần cài đặt phần mềm trên máy tính. Vậy Excel Online là gì?

Excel Online là gì?

Excel Online là phiên bản trực tuyến của Microsoft Excel, phần mềm thống kê bảng tính phổ biến nhất trên thế giới hiện nay. Phiên bản này cho phép bạn tạo, chỉnh sửa và chia sẻ bảng tính trực tuyến thông qua trình duyệt web mà không cần cài đặt ứng dụng trên máy tính.

Khi bạn sử dụng Excel Online sẽ mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt khi cần truy cập dữ liệu và làm việc từ bất kỳ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet. Phần tiếp theo, FPT Shop sẽ nêu những ưu điểm chi tiết ngay dưới đây.

Ưu điểm của Excel Online

Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật khi phiên bản truyền thống chuyển sang phiên bản Excel Online:

Truy cập từ bất kỳ đâu

Một trong những lợi ích lớn nhất của Excel Online là khả năng truy cập dữ liệu và làm việc trên bảng tính từ bất kỳ đâu nếu bạn có kết nối Internet. Khi đó bạn có thể làm việc trên laptop, máy tính công cộng, hoặc thiết bị di động mà không bao giờ bị giới hạn bởi vị trí địa lý hay các file đã lưu trên máy.

Chia sẻ và hợp tác dễ dàng

Excel Online cho phép bạn chia sẻ bảng tính với người khác và làm việc cùng lúc trên cùng một tài liệu. Tính năng này đặc biệt hữu ích trong các dự án tập trung và hợp tác từ xa. Bạn và đồng nghiệp có thể cùng chỉnh sửa dữ liệu và thấy những thay đổi ngay lập tức.

Bảo mật và sao lưu dữ liệu

Excel Online tích hợp các tính năng bảo mật mạnh mẽ. Dữ liệu của bạn được lưu trữ an toàn trên máy chủ Microsoft và được bảo vệ bằng các cơ chế bảo mật tiên tiến. Ngoài ra, dữ liệu của bạn cũng được sao lưu định kỳ, đảm bảo rằng bạn không bao giờ mất dữ liệu quan trọng.

Tương thích với Office 365

Nếu bạn sử dụng Office 365, Excel Online hoàn toàn tương thích với các ứng dụng khác trong bộ Office như: Word, PowerPoint và Outlook. Từ đó giúp bạn dễ dàng chuyển đổi giữa các ứng dụng và tích hợp dữ liệu một cách mượt mà.

Bạn có thể làm việc trên nhiều tài liệu từ các ứng dụng khác nhau mà không gặp bất kỳ khó khăn nào.

Tính năng tương tự với phiên bản truyền thống

Excel Online có hầu hết các tính năng mà bạn tìm thấy trong phiên bản truyền thống của phần mềm Excel chạy trên Windows. Bạn có thể thực hiện các tính toán phức tạp, tạo biểu đồ và sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu một cách dễ dàng.

Bạn có thể làm việc liền mạch giữa các phiên bản khác nhau và hiệu quả ngay cả khi sử dụng file của phần mềm Excel để tải trực tiếp lên Excel Online và sử dụng tiếp tục nhanh chóng. Cách sử dụng sẽ được FPT Shop hướng dẫn chi tiết trong phần tiếp theo.

Hướng dẫn sử dụng Excel Online chi tiết

Dưới đây là hướng dẫn cơ bản về cách sử dụng Excel Online, mời bạn tham khảo.

Bước 1. Đăng nhập vào tài khoản Microsoft

Trước khi bạn có thể sử dụng Excel Online, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Microsoft của mình hoặc tạo một tài khoản mới nếu bạn chưa có. Sau khi đăng nhập, bạn có thể truy cập vào trang web của Excel Online bằng cách điều hướng tới office.com và chọn Excel.

Bước 2. Tạo bảng tính mới

Khi bạn đã đăng nhập, bạn có thể bắt đầu tạo một bảng tính mới bằng cách nhấn vào biểu tượng dấu cộng hoặc chọn một trong những mẫu bảng tính sẵn có.

Bước 3. Chỉnh sửa bảng tính

Excel Online cung cấp giao diện sử dụng tương tự với phiên bản truyền thống của Excel. Bạn có thể thêm dữ liệu, chỉnh sửa ô, thực hiện các phép tính và định dạng bảng tính theo ý muốn. Để thêm dữ liệu, bạn nhấn đúp vào ô và bắt đầu gõ. Để thực hiện phép tính, chỉ cần bắt đầu bằng dấu bằng "=" và nhập công thức cần tính.

Bước 4. Định dạng bảng tính

Excel Online cho phép bạn định dạng bảng tính để trở nên dễ đọc và trực quan hơn. Bạn có thể thay đổi màu nền, chọn phông chữ, cỡ chữ và thêm hiệu ứng đặc biệt cho các ô hoặc dòng cột.

Bước 5. Chia sẻ và hợp tác trực tuyến

Excel Online cho phép bạn chia sẻ bảng tính với người khác và làm việc trên cùng một tài liệu trong thời gian thực. Để chia sẻ, bạn nhấn vào biểu tượng "Chia sẻ" ở góc trên cùng bên phải của giao diện và nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ. Bạn có thể cùng nhau chỉnh sửa tài liệu và xem các thay đổi ngay lập tức.

Bước 6. Lưu trữ và sao lưu dữ liệu

Dữ liệu của bạn trong Excel Online được lưu trữ trực tuyến trên OneDrive, một dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft, đảm bảo dữ liệu của bạn luôn an toàn và dễ dàng phục hồi, ngay cả khi máy tính gặp sự cố.

Bước 7. Tích hợp với Office 365

Nếu bạn sử dụng Office 365, Excel Online tương thích hoàn toàn với các ứng dụng khác trong bộ Office như Word và PowerPoint. Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các ứng dụng và tích hợp dữ liệu một cách dễ dàng.

Cách tải file Excel từ máy tính lên Excel Online

Để tải một tệp Excel từ máy tính lên Excel Online, bạn có thể tuân theo các bước sau:

Bước 1. Truy cập Excel Online

Trước tiên, hãy mở trình duyệt web và truy cập vào trang web Excel Online tại https://www.office.com.

Bước 2. Nhấn vào biểu tượng "Tệp" (File)

Khi bạn đã mở một bảng tính, hãy nhấn vào biểu tượng Tệp ở góc trên cùng bên trái của giao diện.

Bước 3. Chọn "Tải lên" (Upload)

Một menu xuất hiện, và bạn sẽ thấy tùy chọn Tải lên (Upload). Nhấn vào nó.

Bước 4. Chọn tệp Excel từ máy tính

Một hộp thoại sẽ hiển thị cho bạn chọn tệp từ máy tính của bạn. Duyệt và chọn tệp Excel mà bạn muốn tải lên.

Bước 5. Bắt đầu tải lên

Sau khi bạn đã chọn tệp, hãy nhấn vào nút Tải lên (Upload). Tệp của bạn sẽ được tải lên lên Excel Online. Sau khi tải lên hoàn tất, tệp của bạn sẽ hiển thị trong danh sách tài liệu của bạn trên Excel Online. Bạn có thể nhấn vào tệp để mở và làm việc trực tuyến.

Lưu ý: Tệp sẽ được lưu trữ trực tuyến trên OneDrive, nên bạn có thể truy cập và làm việc trên tệp này từ bất kỳ đâu có kết nối Internet. Excel Online sẽ tự động lưu thay đổi của bạn và bạn có thể chia sẻ tệp với người khác để họ có thể cùng làm việc trên cùng một tài liệu.

Ứng dụng trong công việc và học tập của Excel Online

Excel Online có nhiều ứng dụng quan trọng trong công việc và học tập trực tuyến:

Quản lý dự án

Bất kỳ dự án nào, dù lớn hay nhỏ, đều đòi hỏi sự quản lý hiệu quả. Excel Online là công cụ lý tưởng để tạo lịch trình, theo dõi tiến độ và quản lý nguồn lực.

Bạn có thể sắp xếp công việc, theo dõi thời gian hoàn thành nhiệm vụ và cập nhật thông tin dự án trong thời gian thực. Chia sẻ bảng tính với đồng nghiệp giúp họ cập nhật thông tin và tham gia vào quá trình quản lý dự án một cách dễ dàng.

Phân tích dữ liệu

Excel Online cung cấp một loạt các công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ. Bạn có thể thực hiện các phép tính, tạo biểu đồ và thực hiện phân tích thống kê để hiểu rõ hơn về dữ liệu của bạn.

Các công cụ tích hợp giúp bạn tổng hợp và tạo báo cáo dữ liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng để ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Học tập và giảng dạy

Excel Online là một công cụ hữu ích cho giáo viên và cả học sinh trong quá trình giảng dạy và học tập. Giáo viên có thể sử dụng để tạo các bài giảng tương tác và chia sẻ chúng với học sinh.

Bạn có thể tạo bài tập, câu hỏi, và ví dụ dựa trên số liệu thống kê thực tế, giúp học sinh thực hành và nắm vững kiến thức, thúc đẩy tương tác giữa giáo viên và học sinh trong quá trình học tập.

Quản lý tài chính cá nhân

Việc quản lý tài chính cá nhân đòi hỏi sự tổ chức và theo dõi cẩn thận. Excel Online cho phép bạn tạo bảng theo dõi thu chi, tạo ngân sách hàng tháng và quản lý các giao dịch tài chính của bản thân. Bạn có thể xem tổng quan về tình hình tài chính của mình và đưa ra kế hoạch tiết kiệm hoặc đầu tư chẳng hạn.

Làm việc từ xa

Với tính năng chia sẻ và hợp tác trực tuyến, Excel Online là một công cụ tuyệt vời cho việc làm việc từ xa. Bạn có thể cùng nhau làm việc trên cùng một tài liệu, thậm chí làm việc từ xa với đồng nghiệp ở nhiều múi giờ khác nhau để tăng hiệu suất và hiệu quả làm việc từ xa.

Quản lý dự án hợp tác

Trong các dự án đòi hỏi sự hợp tác từ nhiều nguồn, Excel Online cho phép nhiều người làm việc trên cùng một tài liệu mà không cần phải trao đổi tệp qua email hoặc hệ thống lưu trữ.

Các thành viên trong dự án có thể cập nhật thông tin, thêm dữ liệu mới và theo dõi tiến độ một cách liền mạch, giúp dự án tiến triển suôn sẻ.

Kết luận

Excel Online là một công cụ mạnh mẽ cho công việc và học tập trực tuyến, giúp bạn truy cập và sử dụng các tính năng ưu việt của Excel mà không cần cài đặt ứng dụng. Với tính năng chia sẻ và tương tác, nó cũng là một công cụ tuyệt vời cho việc làm việc từ xa. Bạn hãy thử trải nghiệm Excel Online và tận dụng lợi ích mà công cụ mang lại cho bạn nhé.

Xem thêm:

• Hướng dẫn cách sử dụng hàm UNIQUE trong Excel để lọc giá trị duy nhất trong vùng    
• Tìm hiểu chức năng và cách dùng hàm MID trong Excel kèm theo ví dụ chi tiết nhất

Để bạn truy cập và làm việc bằng Excel Online một cách dễ dàng, hiệu quả, chắc hẳn bạn sẽ cần một chiếc laptop văn phòng cấu hình mượt mà, ổn định và thiết kế đẹp, gọn gàng. Tại FPT Shop luôn có đa dạng mẫu mã laptop văn phòng với mức giá ưu đãi và nhiều chính sách hấp dẫn dành cho bạn.

Tham khảo đầy đủ các mẫu laptop văn phòng giá tốt nhất tại đây: Laptop văn phòng