Tô màu xen kẽ trong Google Sheets: Chuyên nghiệp hóa bảng dữ liệu để quản lý và làm việc

 Google Sheets được thiết kế để người dùng có thể dễ dàng thêm và đánh giá các tập dữ liệu nhưng bạn luôn có thể điều chỉnh chúng để làm cho bảng dữ liệu lớn trở nên minh bạch, dễ nhìn, dễ quản lý và làm việc hơn. Một cách để làm như vậy là thêm các màu xen kẽ vào hàng và cột để có thể cải thiện giao diện bảng tính của bạn ngay lập tức. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết cách tô màu xen kẽ trong Google Sheets với đầy đủ các tùy chọn có sẵn. 

Tô màu xen kẽ là gì?

Khi bạn áp dụng các màu xen kẽ, toàn bộ bảng dữ liệu của bạn sẽ ngay lập tức trông đẹp hơn rất nhiều so với bố cục ban đầu. Mỗi hàng hoặc cột được phân biệt với các hàng hoặc cột liền kề và điều này giúp người đọc dễ dàng xem và phân tích dữ liệu bạn đã thêm vào.

Bạn có thể tùy chỉnh tô màu xen kẽ trong Google Sheets với các màu sắc khác nhau tùy thích để áp dụng cho hàng hoặc cột trong bảng tính của mình. Việc thêm màu xen kẽ vào bảng tính cũng sẽ cho phép bạn tách biệt dữ liệu dạng bảng khỏi các tập dữ liệu khác mà bạn đã nhập. Bằng cách này, bạn có thể tạo các tập dữ liệu khác nhau trong bảng tính của mình và áp dụng các màu xen kẽ để phân biệt chúng với các phần tử khác.

Tô màu xen kẽ trong Google Sheets

Các màu xen kẽ có thể được thêm vào cả hàng và cột bên trong Google Sheets và dưới đây là tất cả các cách bạn có thể sử dụng chúng trong bảng tính của mình. 

1. Tô màu xen kẽ cho hàng

Bước 1: Trước khi tô màu xen kẽ với các hàng trong bảng dữ liệu Google Sheets, trước tiên bạn cần chọn các ô muốn áp dụng giao diện này. 

Bước 2: Sau khi các ô trong bảng tính Google Sheets được chọn, hãy truy cập menu Format từ thanh công cụ trên cùng và chọn tùy chọn Alternating colors từ menu xổ xuống.

Bước 3: Ngay lập tức Google Sheets sẽ áp dụng thay đổi tô màu xen kẽ cho dữ liệu bảng tính của bạn với màu mặc định được cài đặt là màu xám. Trong khi màu của tiêu đề bảng tính sẽ đậm hơn một chút so với các hàng khác. Trong trường hợp nếu trước đây bạn đã áp dụng màu cho nền của tiêu đề thì màu đó sẽ được thay thế bằng màu bạn chọn ở đây.

Bước 4: Ngoài ra bạn cũng sẽ thấy thanh Alternating colors hiển thị ở phía bên phải màn hình. Từ đây bạn sẽ được cung cấp các tùy chọn để tùy chỉnh các tùy chọn sau.

• Apply to range: Tại đây, bạn có thể chọn phạm vi muốn áp dụng các màu xen kẽ tùy theo nhu cầu. Có thể nhập vào theo cách thủ công, hoặc kích nút có biểu tượng ô vuông để chọn lại phạm vi cần áp dụng.

• Apply to range: Nếu chọn một trong hai tùy chọn này dưới mục Styles thì sẽ thêm màu tối hơn cho đầu trang hoặc chân trang của phạm vi ô.

• Default styles: Tại đây bạn sẽ được cung cấp 12 tùy chọn màu xen kẽ khác nhau để có thể lựa chọn áp dụng cho bảng dữ liệu trong Google Sheets.

• Custom styles: Nếu không hài lòng với các kiểu tô màu xen kẽ trong Google Sheets mặc định cung cấp, bạn có thể tạo kiểu riêng của mình bằng cách kích vào biểu tượng dấu cộng + ngay ở đây.

Từ đây bạn có thể tùy chọn các màu khác nhau cho các hộp Header, Color 1 và Color 2 tùy theo nhu cầu.

Sau khi đã thực hiện xong tất cả các thay đổi, kích nút Done ở dưới cùng.

Bước 5: Ngay lập tức bảng dữ liệu Google Sheets sẽ áp dụng tô màu xen kẽ với tùy chọn màu mà bạn đã thiết lập. 

2. Tô màu xen kẽ cho cột

Tính năng tô màu xen kẽ mặc dù chỉ áp dụng cho các hàng theo mặc định nhưng nếu muốn bạn vẫn có thể áp dụng cho các cột trong bảng tính bằng tính năng định dạng có điều kiện Conditional Formatting. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Trước tiên bạn cần chọn phạm vi các ô muốn chỉnh sửa. 

Bước 2: Sau khi các ô trong bảng tính Google Sheets được chọn, hãy truy cập menu Format từ thanh công cụ trên cùng và chọn tùy chọn Conditional Formatting từ menu xổ xuống.

Bước 3: Bạn sẽ thấy thanh Conditional format rules hiển thị ở phía bên trái. Từ đây hãy kích vào menu thả xuống bên dưới mục Format cells if.

Bước 4: Trong danh sách tùy chọn hiện ra, chọn Custom Formula is. 

Bước 5: Sau đó, nhập công thức sau vào hộp văn bản xuất hiện bên dưới.

Bước 6: Ngay sau khi nhập công thức trên, bạn sẽ thấy bản xem trước của bảng tính với các cột tô màu xen kẽ được áp dụng.

Bước 7: Theo mặc định, màu xanh lục sẽ được áp dụng cho tô màu bảng tính. Để thay đổi thiết lập mặc định tô màu xen kẽ trong Google Sheets này, bạn hãy kích vào biểu tượng Fill color icon (biểu tượng được biểu thị bằng thùng sơn) dưới mục Formatting Style.

Bước 8: Từ menu hiển thị, bạn hãy chọn màu sắc bạn muốn thêm vào các cột xen kẽ của bảng tính tùy nhu cầu. Sau khi chọn xong, bạn kích nút Done để hoàn tất thay đổi. 

Bước 9: Ngay lập tức bạn sẽ thấy kết quả tô màu xen kẽ với tùy chọn màu mà bạn đã chọn như hình phía trên đây. 

Bước 10: Để chọn màu tùy chỉnh cho các cột được đánh số lẻ, hãy kích tùy chọn Add Another Rule bên trong thanh bên quy tắc định dạng có điều kiện ở bên phải. Nếu vô tình đóng thanh bên, bạn có thể truy cập trở lại bằng cách đi tới menu Format > Conditional formatting từ thanh công cụ ở trên cùng.

Bước 11: Bây giờ bạn sẽ tạo quy tắc tô màu xen kẽ Google Sheets với các tùy chọn màu khác nhau cho các cột khác của bảng tính. Để làm điều đó, hãy kích vào menu thả xuống bên dưới mục Format cells if và chọn Custom Formula is. Trong hộp văn bản xuất hiện, hãy nhập công thức dưới đây.

Bước 12: Tiếp theo hãy kích vào biểu tượng Fill color icon (biểu tượng được biểu thị bằng thùng sơn) dưới mục Formatting Style.

Bước 13: Từ menu hiển thị, bạn hãy chọn màu sắc bạn muốn thêm vào các cột xen kẽ của bảng tính tùy nhu cầu. Sau khi đã chọn xong thì kích nút Done ở phía dưới để kết thúc. 

Bước 14: Ngay lập tức kết quả tô màu xen kẽ với tùy chọn màu mà bạn đã chọn cho các cột như hình ở trên. 

3. Tô màu xen kẽ cho mỗi hàng “n”

Theo mặc định, khi bạn tô màu xen kẽ trong Google Sheets cho các hàng thì nó sẽ thêm màu được chỉ định vào mọi hàng khác để màu đó xuất hiện sau khoảng trống trên một hàng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể thêm các màu xen kẽ sau mỗi hàng thứ hai, thứ ba hoặc thứ n bảng dữ liệu của mình bằng cách sử dụng tính năng định dạng có điều kiện Conditional formatting. 

Để áp dụng tô màu xen kẽ cho mỗi hàng thứ n, chúng ta sẽ sử dụng công thức dưới đây cho định dạng có điều kiện. 

trong đó n là vị trí của hàng mà bạn muốn thêm các màu đã chọn. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ thử thêm màu vào mỗi hàng thứ ba trong bảng tính. Chi tiết cách thực hiện như sau.

Bước 1: Để bắt đầu, hãy chọn phạm vi ô nơi bạn muốn áp dụng tô màu xen kẽ.

Bước 2: Với các ô đã được chọn, bạn truy cập menu Format > Conditional formatting từ thanh công cụ ở trên cùng.

Bước 3: Bạn sẽ thấy xuất hiện thanh Conditional format rules hiển thị ở phía bên trái. Từ đây hãy kích vào menu thả xuống bên dưới mục Format cells if. 

Bước 4: Trong danh sách tùy chọn hiện ra, chọn Custom Formula is. 

Bước 5: Sau đó, nhập công thức sau vào hộp văn bản xuất hiện bên dưới.

Bước 6: Sau khi nhập công thức xong, bạn sẽ thấy kết quả tô màu xen kẽ với tùy chọn màu mà bạn đã chọn cho hàng xen kẽ, trong đó màu xen kẽ sẽ được tô khác biệt theo thứ tự cách ba hàng một.

Bước 7: Theo mặc định, màu xanh lục sẽ được áp dụng cho tô màu bảng tính. Để thay đổi thiết lập mặc định tô màu xen kẽ này, bạn hãy kích vào biểu tượng Fill color icon (biểu tượng được biểu thị bằng thùng sơn) dưới mục Formatting Style.

Bước 8: Từ menu hiển thị, bạn hãy chọn màu sắc bạn muốn thêm vào các cột xen kẽ của bảng tính tùy nhu cầu. Sau khi chọn xong, bạn kích nút Done để hoàn tất thay đổi. 

Bước 9: Lập tức thấy kết quả tô màu xen kẽ bảng dữ liệu Google Sheets với tùy chọn màu mà bạn đã chọn như hình dưới đây. 

4. Tô màu xen kẽ cho mỗi cột “n”

Khi bạn sử dụng cách số 2 ở trên để tô màu xen kẽ trong Google Sheets áp dụng cho các cột, Google Sheets  sẽ chỉ định một màu đã chọn cho mỗi cột, sau đó cột tiếp theo sẽ là màu trắng. Nếu bạn muốn thêm các màu xen kẽ vào bảng tính của mình vào mỗi cột thứ n thì cần sử dụng một công thức khác để thực hiện việc đó. 

Để áp dụng các màu xen kẽ cho mỗi cột thứ n, chúng tôi sẽ sử dụng công thức dưới đây cho định dạng có điều kiện.

trong đó n là vị trí của cột mà bạn muốn thêm màu đã chọn. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ thử thêm màu vào mỗi cột thứ ba trong bảng tính của bạn.

Bước 1: Trước tiên bạn cần chọn phạm vi các ô muốn áp dụng tô màu xen kẽ.

Bước 2: Tiếp theo truy cập menu Format từ thanh công cụ trên cùng và chọn tùy chọn Conditional Formatting từ menu xổ xuống.

Bước 3: Bạn sẽ thấy thanh định dạng có điều kiện Conditional format rules hiển thị ở phía bên trái. Từ đây hãy kích vào menu thả xuống bên dưới mục Format cells if.

Bước 4: Trong danh sách tùy chọn hiện ra, chọn Custom Formula is. 

Bước 5: Sau đó, nhập công thức sau vào hộp văn bản xuất hiện bên dưới.

Bước 6: Ngay sau khi nhập công thức trên, bạn sẽ thấy bản xem trước của bảng tính với các cột tô màu xen kẽ được áp dụng.

Bước 7: Theo mặc định, màu xanh lục sẽ được áp dụng cho bảng tính. Để thay đổi thiết lập mặc định tô màu xen kẽ Google Sheets này, bạn hãy kích vào biểu tượng Fill color icon (biểu tượng được biểu thị bằng thùng sơn) dưới mục Formatting Style.

Bước 8: Từ menu hiển thị, bạn hãy chọn màu sắc bạn muốn thêm vào các cột xen kẽ của bảng tính tùy nhu cầu. Sau khi chọn xong, bạn kích nút Done để hoàn tất thay đổi. 

Bước 9: Ngay lập tức bạn sẽ thấy tô màu xen kẽ Google Sheets với kết quả hiển thị như hình trên đây.

Cách xóa màu xen kẽ trên Google Sheets

Bất kể bạn áp dụng cách tô màu xen kẽ trong Google Sheets như thế nào và ở đâu trong bảng dữ liệu của mình, việc xóa chúng hoàn toàn khỏi Google Sheets đều khá dễ dàng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể chọn xóa các thành phần cụ thể khỏi bảng tính nếu sử dụng định dạng có điều kiện Conditional formatting.

1. Xóa bỏ hoàn toàn các màu xen kẽ khỏi một phạm vi ô

Bước 1: Để loại bỏ hoàn toàn các hàng hoặc cột tô màu xen kẽ, hãy chọn phạm vi ô nơi bạn đã áp dụng định dạng này. 

Bước 2: Với các ô đã chọn, hãy truy cập vào menu Format từ thanh công cụ trên cùng và chọn Clear formatting từ menu xổ xuống. 

Bước 3: Ngay lập tức các màu xen kẽ sẽ bị xóa hoàn toàn trong phạm vi đã chọn. 

2. xóa bỏ định dạng có điều kiện cụ thể

Giả sử bạn đã sử dụng định dạng có điều kiện để áp dụng tô màu xen kẽ. Trong trường hợp đó, bạn có thể chỉnh sửa và xóa một số thành phần nhất định khỏi Google Sheets để không phải tất cả định dạng đã áp dụng đều bị xóa khỏi bảng tính của mình.

Bước 1: Chọn phạm vi ô nơi bạn đã áp dụng các màu xen kẽ rồi đi tới menu Format > Conditional Formatting từ thanh công cụ ở trên cùng. 

Bước 2: Khi thanh bên quy tắc định dạng có điều kiện xuất hiện, hãy xác định quy tắc bạn muốn xóa rồi kích  vào biểu tượng thùng rác ở phía bên phải của quy tắc đó. 

Bước 3: Ngay lập tức bảng dữ liệu Google Sheets sẽ xóa quy tắc đã chọn khỏi bảng tính của bạn.

Tạm kết

Trong bài viết trên đây, chúng tôi đã chỉ cho các bạn một số cách khác nhau để tô màu xen kẽ trong Google Sheets. Ngoài sử dụng các thiết lập mặc định, các bạn còn có thể tùy chỉnh màu sắc để áp dụng cho các cột, các hàng theo nhu cầu và sở thích cá nhân. 

Xem thêm:

• Ẩn sheet trong Google Sheets nhanh chóng trong 1 nốt nhạc
• Cách xem lịch sử chỉnh sửa trên Google Sheet cực đơn giản

Nếu bạn đang muốn tìm kiếm một chiếc laptop chính hãng để sử dụng cho nhu cầu giải trí, học tập cũng như công việc thì đừng quên ghé đến cửa hàng FPT Shop gần nhất để mua sắm. Hiện FPT Shop đang có nhiều mẫu máy tính chất lượng kèm theo nhiều khuyến mãi hấp dẫn dành cho các bạn học sinh - sinh viên có thể lựa chọn cho mùa tựu trường sắp tới, hãy nhanh tay lựa chọn bạn nhé.

Xem nhanh laptop giá tốt tại đây:

• Laptop