Thủ tục làm giấy khai sinh online cập nhật 2025, một số lưu ý dành cho cha mẹ

Với những cập nhật mới trong năm 2025, hệ thống đăng ký trực tuyến đã được cải tiến đáng kể, giúp rút ngắn thời gian xử lý và giảm thiểu giấy tờ cần thiết. Tuy nhiên, nhiều gia đình vẫn còn bỡ ngỡ với quy trình này, dẫn đến việc khai báo sai thông tin, hoặc thiếu sót các tài liệu quan trọng khi thực hiện thủ tục làm giấy khai sinh online.

Có thể làm giấy khai sinh online hay không?

Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 63/2024/NĐ-CP, cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp hoàn toàn có thể thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh online cho trẻ em thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn. Việc triển khai hình thức trực tuyến này nhằm đơn giản hóa quy trình hành chính, hỗ trợ tiết kiệm thời gian, công sức đi lại và hạn chế tình trạng chen chúc tại bộ phận một cửa.

Tuy nhiên, để đăng ký khai sinh online thành công, người thực hiện cần có đầy đủ giấy tờ hợp lệ và sử dụng tài khoản định danh điện tử (cấp bởi Cơ quan công an) để xác thực khi nộp hồ sơ. Đây là bước cải tiến đáng kể trong công tác quản lý hộ tịch, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số trong lĩnh vực hành chính công.

Thủ tục làm giấy khai sinh online

Chuẩn bị hồ sơ

Khi chuẩn bị hồ sơ để thực hiện thủ tục làm giấy khai sinh online, người thực hiện cần chuẩn bị và tải lên các giấy tờ sau trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh:

• Biểu mẫu hộ tịch online: Khai báo thông tin theo mẫu tương tác trực tuyến, từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (Phụ lục 02 – Thông tư 01/2022/TT-BTP).
• Giấy chứng sinh của trẻ: Trong trường hợp không có giấy chứng sinh, cần cung cấp văn bản của người làm chứng hoặc giấy cam đoan về việc sinh.
• Biên bản xác nhận trẻ bị bỏ rơi: Trường hợp trẻ bị bỏ rơi, nộp biên bản của cơ quan có thẩm quyền.
• Văn bản xác nhận mang thai hộ: Do cơ sở y tế cấp, nếu đăng ký khai sinh cho trẻ sinh ra từ mang thai hộ.
• Văn bản ủy quyền (có chứng thực): Nếu người thực hiện không phải cha, mẹ (trừ trường hợp là ông, bà hoặc người thân thích).
• Giấy tờ tùy thân: Trong trường hợp không dùng thẻ CCCD để xác thực.
• Giấy chứng nhận kết hôn: Nếu cha mẹ đã kết hôn nhưng thông tin chưa được cập nhật trong CSDL quốc gia về dân cư.
• Không cần nộp giấy tờ nơi cư trú: Vì thông tin được trích xuất tự động từ CSDL quốc gia.

Để thủ tục làm giấy khai sinh online được tiếp nhận và xử lý, hệ thống một cửa điện tử cấp tỉnh phải đảm bảo kết nối với CSDL quốc gia cùng phần mềm hộ tịch của Bộ Tư pháp, bảo đảm tính chính xác cũng như giá trị pháp lý.

Đăng ký làm giấy khai sinh online

Để thực hiện thủ tục làm giấy khai sinh online một cách chính xác, cha mẹ hoặc người giám hộ cần nắm rõ quy trình từng bước như sau:

Bước 1: Công dân truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn) hoặc Cổng Dịch vụ công cấp tỉnh để đăng ký/đăng nhập tài khoản, xác thực định danh điện tử. Sau đó, chọn mục Dịch vụ công liên thông: Khai sinh, khai tử.

Bước 2: Chọn mục Liên thông thủ tục hành chính đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú và cấp thẻ BHYT cho trẻ dưới 6 tuổi, sau đó đăng nhập bằng tài khoản Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc tài khoản định danh điện tử VNeID để tiếp tục thực hiện.

Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin cần thiết theo từng bước hướng dẫn hiển thị trên hệ thống. Sau khi thực hiện xong, bạn cần kiểm tra lại thông tin, đánh dấu chọn vào ô Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai trên…, sau đó nhấn Tiếp tục, nhập mã xác nhận và chọn Hoàn thành. 

Bước 4: Công chức bộ phận một cửa kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của hồ sơ:

• Nếu hợp lệ, hồ sơ được chuyển cho công chức hộ tịch xử lý.
• Nếu chưa đầy đủ, công dân sẽ nhận được yêu cầu bổ sung giấy tờ.
• Nếu không bổ sung được, hồ sơ có thể bị từ chối giải quyết theo quy định.

Bước 5: Công chức hộ tịch tiến hành thẩm tra nội dung hồ sơ. Nếu hợp lệ, tiến hành ghi vào Sổ đăng ký khai sinh, cập nhật phần mềm quản lý hộ tịch điện tử, gửi thông tin tới CSDL Quốc gia để cấp số định danh cá nhân cho trẻ.

Bước 6: Sau khi có số định danh, công chức in Giấy khai sinh, trình UBND ký duyệt và chuyển Bộ phận một cửa để trả kết quả cho công dân. Trường hợp người dân yêu cầu cấp Giấy khai sinh online, kết quả sẽ được trả dưới dạng văn bản điện tử có ký số.

Bước 7: Công dân kiểm tra thông tin trên Giấy khai sinh cũng như Sổ đăng ký khai sinh, ký xác nhận rồi nộp lệ phí nếu chưa thực hiện ở bước đầu. Cuối cùng, nhận bản chính Giấy khai sinh và hoàn tất thủ tục làm giấy khai sinh online.

Thời hạn giải quyết thủ tục làm giấy khai sinh online

Theo quy định hiện hành, thời hạn giải quyết thủ tục làm giấy khai sinh online được đảm bảo trong ngày làm việc nếu hồ sơ được nộp đầy đủ, hợp lệ trước 15 giờ. Trong trường hợp hồ sơ được tiếp nhận sau 15 giờ và không thể xử lý kịp trong ngày, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp Phiếu hẹn, hoàn tất việc trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo.

Thời gian xử lý nhanh chóng này chỉ được áp dụng khi công dân thực hiện đúng các bước, khai báo đầy đủ thông tin cũng như cung cấp chính xác các giấy tờ cần thiết ngay từ đầu. Trong trường hợp hồ sơ bị thiếu hoặc cần xác minh, thời gian giải quyết có thể kéo dài hơn tùy theo mức độ bổ sung hồ sơ của người nộp.

Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục làm giấy khai sinh online

Để tránh sai sót, đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng, khi thực hiện thủ tục làm giấy khai sinh online, cha mẹ hoặc người giám hộ cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

• Chất lượng bản chụp giấy tờ: Các giấy tờ như Giấy chứng sinh, CMND/CCCD, Giấy chứng nhận kết hôn... phải được chụp hoặc quét rõ nét, đầy đủ nội dung, từ bản gốc còn giá trị. Có thể sử dụng ảnh chụp từ điện thoại hoặc thiết bị điện tử.
  Giấy tờ do nước ngoài cấp: Nếu giấy tờ được cấp bởi cơ quan nước ngoài, cần hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt theo quy định, trừ trường hợp được miễn.
• Sử dụng bản điện tử hợp lệ: Trường hợp giấy tờ đã có bản điện tử trong hệ thống, công dân có thể sử dụng lại thay vì tải lên bản chụp mới.
• Trình giấy tờ gốc khi nhận kết quả: Khi đến cơ quan đăng ký hộ tịch để nhận Giấy khai sinh, cần nộp bản gốc Giấy chứng sinh, xuất trình giấy tờ tùy thân, bản chính Giấy chứng nhận kết hôn (nếu chưa nộp bản điện tử).
• Về người đi đăng ký thay: Ông, bà hoặc người thân thích đăng ký thay không cần văn bản ủy quyền, nhưng phải có sự thống nhất với cha mẹ trẻ về nội dung khai sinh.
• Đặt tên, xác định dân tộc, quê quán: Tên gọi của trẻ phải dễ sử dụng, không quá dài; việc xác định họ, dân tộc, quê quán phải phù hợp tập quán nhưng giới hạn trong thông tin của cha hoặc mẹ.
• Trách nhiệm khi cam đoan: Nếu người yêu cầu phải lập cam đoan cho một số nội dung (khi thiếu giấy tờ hoặc người làm chứng), cần hiểu rõ hệ quả pháp lý. Nếu phát hiện cam đoan sai sự thật, hồ sơ có thể bị từ chối hoặc bị hủy kết quả.

Tạm kết

Việc nắm rõ quy trình và các lưu ý quan trọng sẽ giúp cha mẹ thực hiện thủ tục làm giấy khai sinh online thuận tiện, nhanh chóng và chính xác hơn. Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, hình thức đăng ký khai sinh trực tuyến không chỉ tiết kiệm thời gian, mà còn góp phần hiện đại hóa dịch vụ hành chính công, nâng cao trải nghiệm cho người dân.

Để thực hiện thủ tục làm giấy khai sinh online một cách dễ dàng, bạn nên trang bị thiết bị có kết nối Internet ổn định như laptop, điện thoại thông minh. FPT Shop hiện có nhiều mẫu laptop và smartphone chính hãng, giá tốt, phù hợp cho mọi nhu cầu làm thủ tục hành chính online. Tham khảo các sản phẩm iPhone bán chạy của FPT Shop tại đây:

• iPhone chính hãng

Xem thêm:

• Hướng dẫn thủ tục làm hộ chiếu gắn chip online, thực hiện xuất nhập cảnh dễ dàng
• Hướng dẫn tra cứu tình trạng hôn nhân online bằng Căn cước công dân nhanh chóng, chính xác
• Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Quy định ngôn ngữ và thủ tục thực hiện