Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Quy định ngôn ngữ và thủ tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự

Trong bối cảnh toàn cầu hóa, khi các hoạt động hợp tác quốc tế, học tập, làm việc, di trú ngày càng phổ biến, việc sử dụng giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam hay ngược lại là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, không phải tài liệu quốc tế nào cũng mặc định được công nhận hợp pháp tại Việt Nam. Để đảm bảo giá trị pháp lý, các tài liệu đó cần được thực hiện một bước quan trọng gọi là hợp pháp hóa lãnh sự. Vậy cụ thể, hợp pháp hóa lãnh sự là gì, ngôn ngữ sử dụng ra sao và thủ tục tại Bộ Ngoại giao được quy định như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ những vấn đề này.

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, hợp pháp hóa lãnh sự được hiểu là quá trình cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu do tổ chức nước ngoài cấp để các tài liệu này có thể được sử dụng hợp pháp trong lãnh thổ Việt Nam.

Nói cách khác, đây là một thủ tục xác minh hình thức nhằm đảm bảo rằng tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp được xác thực đúng nguồn gốc, có thể được chấp nhận trong các giao dịch hành chính, pháp lý tại Việt Nam.

Quá trình hợp pháp hóa không đánh giá nội dung tài liệu, mà chỉ xác nhận các yếu tố hình thức như con dấu, chữ ký và chức danh của người ký là thật, đúng thẩm quyền.

Ngôn ngữ được sử dụng trong chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự

Nhiều người thắc mắc rằng, sau khi hoàn tất thủ tục hợp pháp hóa, nội dung chứng nhận sẽ được thể hiện bằng tiếng Việt hay tiếng Anh? Điều này đã được làm rõ trong Điều 2 của Thông tư số 01/2012/TT-BNG do Bộ Ngoại giao ban hành:

Ngôn ngữ trong chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự được thể hiện song ngữ: tiếng Việt và tiếng Anh.

Trong trường hợp thực hiện tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài, có thể sử dụng ngôn ngữ chính thức của nước sở tại thay thế tiếng Anh.

Ví dụ: Nếu bạn hợp pháp hóa tài liệu tại Đại sứ quán Việt Nam ở Nhật Bản, ngoài tiếng Việt, bạn có thể thấy phần chứng nhận bằng tiếng Nhật thay vì tiếng Anh.

Quy định này giúp đảm bảo tính minh bạch, dễ hiểu cho cả cơ quan tiếp nhận trong nước lẫn cá nhân, tổ chức sử dụng tài liệu từ nước ngoài.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam

Để thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, cá nhân hoặc tổ chức cần nắm rõ các bước theo quy định tại Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể về hồ sơ, trình tự và các vấn đề liên quan:

1. Chuẩn bị hồ sơ

Người yêu cầu hợp pháp hóa cần chuẩn bị đầy đủ một bộ hồ sơ, gồm:

• Tờ khai đề nghị hợp pháp hóa: Sử dụng mẫu theo quy định của Bộ Ngoại giao (thường có sẵn trên trang web chính thức).
• Giấy tờ tùy thân:
• Trường hợp nộp trực tiếp: xuất trình bản gốc để đối chiếu.
• Trường hợp gửi qua bưu điện: nộp bản sao.
• Giấy tờ cần hợp pháp hóa: Phải là tài liệu đã được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác nhận trước đó (ví dụ: được công chứng hoặc chứng nhận lãnh sự tại quốc gia cấp).
• Bản dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh nếu tài liệu không sử dụng một trong hai ngôn ngữ này.
• Bản sao của tất cả giấy tờ, tài liệu trên để lưu hồ sơ tại Bộ Ngoại giao.

2. Kiểm tra tính xác thực

Trong một số trường hợp, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người nộp cung cấp thêm bản chính để xác minh hoặc bổ sung các giấy tờ liên quan khác nếu thấy cần thiết. Điều này nhằm đảm bảo tính pháp lý và chính xác tuyệt đối của tài liệu.

3. Đối chiếu thông tin

Cơ quan thẩm quyền sẽ tiến hành đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh của người ký trên tài liệu với mẫu đã được thông báo chính thức từ phía nước cấp tài liệu.

Trong trường hợp các mẫu này chưa có trong hệ thống, hoặc thông tin không rõ ràng, Bộ Ngoại giao sẽ gửi văn bản xác minh tới cơ quan ngoại giao của quốc gia liên quan để kiểm tra tính xác thực.

4. Thời gian xử lý

Thông thường, thời gian giải quyết hợp pháp hóa lãnh sự là một đến hai ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đủ hồ sơ. Tuy nhiên, với các trường hợp cần xác minh hoặc bổ sung tài liệu, thời gian có thể kéo dài hơn.

5. Nhận kết quả

Kết quả sẽ được trả tại nơi nộp hồ sơ hoặc qua đường bưu điện (nếu đăng ký nhận từ xa). Người nhận cần kiểm tra kỹ nội dung chứng nhận hợp pháp hóa trước khi sử dụng tài liệu.

Một số lưu ý khi thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự

• Không hợp pháp hóa các tài liệu giả mạo, sai lệch thông tin. Nếu phát hiện, Bộ Ngoại giao có quyền từ chối tiếp nhận hoặc chuyển hồ sơ cho cơ quan chức năng xử lý.
• Các giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự thường sẽ được các cơ quan, tổ chức tại Việt Nam chấp nhận mà không cần công chứng lại.
• Nếu bạn cần sử dụng tài liệu tại nhiều quốc gia, cần kiểm tra xem có phải thực hiện thêm bước hợp pháp hóa chéo hay không.

Hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự có giống nhau không?

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm này. Thực chất:

• Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan đại diện Việt Nam xác nhận tính hợp pháp của tài liệu do Việt Nam cấp, để có thể sử dụng ở nước ngoài.
• Hợp pháp hóa lãnh sự là việc xác nhận tính hợp pháp của tài liệu do nước ngoài cấp, để có thể sử dụng tại Việt Nam.
• Cả hai thủ tục này đều phục vụ mục đích sử dụng hợp pháp tài liệu ở quốc gia khác với nơi tài liệu được ban hành.

Kết luận

Với những ai thường xuyên làm việc với hồ sơ quốc tế, hiểu rõ hợp pháp hóa lãnh sự là gì là điều cực kỳ quan trọng. Đây là bước trung gian đảm bảo cho các tài liệu nước ngoài có giá trị sử dụng hợp pháp tại Việt Nam, đồng thời góp phần minh bạch hóa các giao dịch xuyên biên giới. Nắm vững ngôn ngữ sử dụng, quy trình và các yêu cầu pháp lý sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh những sai sót không đáng có khi thực hiện thủ tục này.

Việc xử lý hồ sơ, tài liệu sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn sở hữu những công cụ hỗ trợ đắc lực như máy in, laptop, hoặc tablet. Truy cập ngay FPT Shop để lựa chọn thiết bị phù hợp, chính hãng, hỗ trợ trả góp 0%. Tham khảo ngay các mẫu laptop văn phòng tại đây: 

• Laptop văn phòng

Xem thêm:

• Hộ chiếu là gì? Những điều quan trọng cần biết về hộ chiếu Việt Nam dành cho mọi công dân
• Cách tra cứu kết quả visa Hàn Quốc trực tuyến mới nhất 2025 có thể bạn chưa biết!