Hướng dẫn chi tiết cách chuyển file XML sang Excel không mất phí

Khái niệm và tác dụng của file XML 

XML được phát triển bởi World Wide Web Consortium (W3C). W3C là một tổ chức quốc tế chuyên về tiêu chuẩn web và công nghệ liên quan đến web. XML xuất phát từ nhu cầu phát triển một ngôn ngữ đánh dấu cung cấp khả năng mô tả dữ liệu theo cách có cấu trúc, có khả năng mở rộng, và có thể dùng trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

XML cho phép bạn tự định nghĩa cấu trúc dữ liệu của mình. Bạn có thể tạo các phần tử lồng nhau và tạo cấu trúc dữ liệu phức tạp dễ dàng. XML tách biệt dữ liệu từ cấu trúc, cho phép dễ dàng trao đổi thông tin giữa các ứng dụng và hệ thống khác nhau mà không cần quan tâm đến cách dữ liệu được hiển thị hoặc lưu trữ.

XML không chỉ có thể lưu trữ dữ liệu cấu trúc mà còn có thể lưu trữ văn bản và thông tin định dạng. XML được thiết kế để dễ đọc cho con người. Các tệp XML thường có định dạng dễ theo dõi và kiểm tra. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về việc sử dụng XML trong các định dạng tài liệu và ứng dụng:

• RSS và ATOM: Đây là hai định dạng phổ biến sử dụng XML để mô tả thông tin tin tức và cấu trúc dữ liệu trên các trang web, đặc biệt trong việc cung cấp nội dung cập nhật cho các đầu đọc tin tức (RSS readers).
• Microsoft.NET Configuration Files: Các ứng dụng và dịch vụ được phát triển trên nền tảng .NET sử dụng tệp cấu hình XML để lưu trữ các thiết lập, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu kết nối, thông số ứng dụng, và quy tắc bảo mật.

Microsoft Office 2007 và các phiên bản sau này sử dụng định dạng tài liệu Office Open XML (OOXML) dựa trên XML. 

Ví dụ: Tệp Word sử dụng định dạng .DOCX, tệp Excel sử dụng định dạng .XLSX, và tệp PowerPoint sử dụng định dạng .PPTX. Sử dụng XML giúp cho việc truy xuất và chỉnh sửa nội dung trong các tài liệu Office dễ dàng hơn và tăng tính tương thích giữa các phiên bản Office.

Hướng dẫn chuyển file XML sang Excel

Dưới đây là hai cách chuyển file XML sang Excel đơn giản dễ thực hiện mà ai cũng có thể làm được. 

Chuyển file XML sang Excel bằng trang web 

Convertio là website trực tuyến hỗ trợ chuyển file XML sang Excel hoàn toàn miễn phí với các bước thực hiện khá đơn giản. Cụ thể:

• Bước 1: Mở trình duyệt web và tìm kiếm Convertio (conversiontools.io)
• Bước 2: Nhấp chuột vào Convert XML to Excel → Browse hoặc kéo và thả tệp XML bạn muốn chuyển đổi từ máy tính của bạn lên trang web → Open → Run Conversion. Trang web sẽ xử lý tệp của bạn và sau đó cung cấp liên kết để tải xuống tệp Excel đã chuyển đổi
• Bước 3: Nhấp vào liên kết “Download” để tải xuống tệp Excel đã chuyển đổi lên máy tính của bạn.

Lựa chọn phân chia kết quả thành nhiều tệp Excel khi vượt quá giới hạn số dòng trong bảng tính là một tính năng quan trọng khi bạn làm việc với dữ liệu lớn từ các tệp XML. Nếu bạn không áp dụng tính năng này, tệp Excel có thể trở nên quá lớn và khó quản lý. 

Khi bạn chọn tính năng Split Result in Multiple Excel Files, sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất và nếu số dòng trong tệp Excel vượt quá giới hạn, hệ thống sẽ tự chuyển đổi tạo nhiều tệp Excel khác nhau để chứa dữ liệu. Mỗi tệp sẽ chứa một phần của dữ liệu ban đầu. 

Đối với phiên bản Microsoft Excel 2007 trở lên, bạn nên chọn định dạng .xlsx, vì đây là định dạng tệp Excel hiện đại và hỗ trợ nhiều tính năng. Nếu bạn cần tương thích với các phiên bản cũ hơn của Excel, bạn có thể chọn định dạng .xls.

Mở file XML bằng Microsoft Excel 

Các bước thực hiện tương đối phức tạp hơn so với cách chuyển file XML sang Excel bằng trang web. 

• Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Excel. Chọn “Mở” hoặc “Open”. Trong giao diện Excel, điều hướng đến tab "File" (hoặc “Tệp” trong phiên bản tiếng Việt) ở góc trái trên cùng của cửa sổ.
• Bước 2: Chọn “Mở” hoặc “Open” từ menu ở cột bên trái. Chọn “Browse” → Chọn tệp XML cần mở.
• Bước 3: Sau khi chọn tệp XML, bạn sẽ thấy một nút “Mở" hoặc "Open” ở góc phải dưới. Nhấp vào nút này để mở tệp XML.
• Bước 4: Chọn Open XML → As an XML table → OK. Sau đó chỉ cần lưu file dữ liệu vừa chuyển đổi là xong. 

Microsoft Excel sẽ tự động đọc tệp XML và hiển thị dữ liệu trong bảng tính, tuân theo cấu trúc dữ liệu được xác định trong tệp XML. Bạn có thể tiếp tục làm việc với dữ liệu này trong Excel, lưu trữ, chỉnh sửa, hoặc thậm chí tính toán dữ liệu.

Kết

Trên đây là cách chuyển file XML sang Excel hoàn toàn miễn phí mà bạn có thể áp dụng ngay trên máy tính của bạn. Nếu bạn có cách nào hay hơn hay nhanh hơn hãy bình luận ở phía bên dưới để cùng thảo luận nhé.

Ngoài một chiếc máy tính đủ tốt để phục vụ cho nhu cầu văn phòng thì bạn có thể sẽ cần một bộ ứng dụng Microsoft Office bản quyền để luôn được cập nhật nhanh nhất, bảo mật nhất và quan trọng là có đầy đủ các tính năng từ Microsoft cung cấp. Hãy đến ngay cửa hàng FPT Shop gần nhất để được tư vấn hoặc chọn mua ngay ở đường link phía dưới nhé.

Microsoft Office

Xem thêm: 

• Bí quyết để copy công thức trong Excel để tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất làm việc
• Cách thay đổi dấu chấm thành dấu phẩy trong Excel, chuẩn hóa dữ liệu bảng tính nhanh chóng