Mách bạn cách tách 1 ô thành 2 ô trong Excel vô cùng đơn giản và nhanh chóng

Trong công việc văn phòng, việc sử dụng Microsoft Excel để quản lý dữ liệu và thông tin là điều không thể thiếu. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tận dụng tối đa các tính năng của Excel để tối ưu hóa công việc. Một trong những thao tác cơ bản nhưng vô cùng hữu ích là tách một ô thành hai ô để tổ chức dữ liệu rõ ràng và dễ theo dõi hơn. 

Nếu bạn chưa biết mẹo nhỏ đó, bài viết này sẽ mách bạn cách tách 1 ô thành 2 ô trong Excel một cách đơn giản và nhanh chóng, giúp bạn làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

Khi nào bạn cần tách 1 ô thành 2 ô trong Excel?

Việc tách một ô thành hai ô trong Excel thường được sử dụng khi bạn cần chia nhỏ dữ liệu trong một ô thành các phần riêng biệt để dễ quản lý và phân tích hơn. Điều này rất hữu ích khi bạn có dữ liệu gộp chung trong một ô như họ và tên, địa chỉ hoặc mã số sản phẩm và bạn muốn phân tách chúng thành các cột riêng biệt.

Ví dụ: trong trường hợp bạn có danh sách tên đầy đủ trong một ô và muốn tách riêng họ và tên vào hai ô khác nhau, tính năng "Text to Columns" của Excel sẽ giúp bạn thực hiện điều này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Việc này không chỉ giúp bảng tính của bạn trở nên gọn gàng hơn mà còn giúp bạn dễ dàng thực hiện các thao tác phân tích dữ liệu tiếp theo.

Vậy làm sao để tách 1 ô thành 2 ô trong Excel? Hãy cùng FPT Shop khám phá cách thực hiện thủ thuật này trong phần tiếp theo của bài viết nhé.

Cách tách 1 ô thành 2 ô trong Excel

Để tách một ô thành hai ô trong Excel, bạn có thể làm theo các bước hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Chọn ô chứa dữ liệu cần tách

• Mở bảng tính Excel của bạn và chọn ô hoặc các ô chứa dữ liệu mà bạn muốn tách. Đảm bảo rằng các ô liền kề bên phải trống hoặc không chứa dữ liệu quan trọng, vì dữ liệu sẽ được ghi đè lên các ô này.

Bước 2: Mở công cụ Text to Columns

• Trên thanh công cụ Ribbon, bạn hãy chuyển đến tab Data.
• Trong nhóm công cụ Data Tools, bạn hãy chọn Text to Columns. Sau đó, hộp thoại Convert Text to Columns Wizard sẽ xuất hiện​ trên màn hình.

Bước 3: Chọn kiểu phân tách

• Trong hộp thoại Convert Text to Columns Wizard, bạn hãy chọn tùy chọn Delimited nếu bạn muốn tách dữ liệu dựa trên các ký tự phân tách như dấu phẩy, dấu cách hoặc dấu chấm phẩy.
• Nếu bạn muốn tách dữ liệu dựa trên vị trí cố định, bạn hãy chọn tùy chọn Fixed width.
• Sau đó, bạn hãy nhấp vào Next để tiếp tục.

Bước 4: Xác định ký tự phân tách

• Nếu bạn chọn Delimited, bạn sẽ được yêu cầu chọn ký tự phân tách ở bước tiếp theo. Chọn ký tự phù hợp với dữ liệu của bạn (ví dụ: dấu cách để tách họ và tên).
• Bạn có thể chọn nhiều ký tự phân tách nếu cần bằng cách đánh dấu các tuỳ chọn tương ứng (comma, space, semicolon,...).
• Bạn sẽ thấy một bản xem trước của cách dữ liệu sẽ được tách trong hộp thoại Data preview của Excel.
• Sau đó, bạn hãy nhấn vào Next để tiếp tục​.

Bước 5: Chọn định dạng dữ liệu

• Trong bước tiếp theo, bạn có thể chọn định dạng cho dữ liệu tách ra (General, Text, Date).
• Chọn định dạng General nếu bạn muốn Excel tự động định dạng dữ liệu số và ngày tháng và giữ nguyên định dạng văn bản cho các dữ liệu khác.

Bước 6: Chọn ô đích

• Chọn ô mà bạn muốn đặt dữ liệu đã tách. Bạn có thể nhập địa chỉ ô đích trong hộp Destination hoặc sử dụng chuột để chọn ô trên bảng tính. Điều này rất quan trọng để tránh ghi đè dữ liệu gốc.
• Sau đó, bạn hãy nhấn vào Finish để hoàn tất quá trình tách ô.

Bước 7: Kiểm tra và điều chỉnh dữ liệu

• Sau khi nhấp Finish, dữ liệu sẽ được chia thành các cột mới dựa trên ký tự phân tách mà bạn đã chọn.
• Bạn hãy kiểm tra lại dữ liệu để đảm bảo rằng không có thông tin nào bị mất hoặc sai lệch.
• Bạn có thể cần điều chỉnh lại định dạng hoặc sắp xếp lại các cột để đảm bảo bảng tính trông gọn gàng và dễ đọc hơn.

Một số lưu ý khi tách 1 ô thành 2 ô trong Excel

Khi tách một ô thành hai ô trong Excel, có một số lưu ý quan trọng bạn cần nhớ để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và kết quả đạt được như mong muốn:

• Chọn đúng phương pháp: Tùy vào loại dữ liệu bạn muốn tách, bạn hãy chọn phương pháp phù hợp. Nếu bạn tách dữ liệu dựa trên một ký tự phân tách như dấu phẩy hoặc dấu cách, bạn hãy sử dụng tính năng "Text to Columns". Nếu dữ liệu phức tạp hơn, bạn có thể cần sử dụng các hàm Excel như LEFT, RIGHT, MID kết hợp với FIND hoặc LEN.
• Kiểm tra dữ liệu trước khi tách: Bạn cần đảm bảo rằng không có ký tự phân tách thừa trong dữ liệu của bạn, vì điều này có thể làm sai lệch kết quả tách. Các ký tự thừa có thể là khoảng trắng đầu dòng, cuối dòng hoặc khoảng trắng đôi.
• Dữ liệu sẽ bị ghi đè: Khi tách một ô thành hai ô, dữ liệu sẽ được ghi đè lên các ô liền kề bên phải. Vì vậy, bạn hãy chắc chắn rằng các ô này trống hoặc chứa dữ liệu không quan trọng.
• Kiểm tra kết quả sau khi tách: Sau khi tách, bạn hãy kiểm tra lại dữ liệu để đảm bảo rằng không có thông tin nào bị mất hoặc sai lệch. Bạn có thể cần điều chỉnh lại định dạng hoặc sắp xếp lại các cột để đảm bảo bảng tính trông gọn gàng và dễ đọc hơn.
• Sử dụng tính năng Undo: Nếu kết quả tách không như mong muốn, bạn có thể sử dụng tính năng "Undo" (Ctrl + Z) để quay lại bước trước đó và thử lại với các thiết lập khác.
• Sử dụng Flash Fill: Nếu dữ liệu có mẫu nhất quán, bạn có thể sử dụng tính năng Flash Fill để tự động điền các giá trị sau khi nhập mẫu ban đầu. Tính năng này rất hữu ích khi làm việc với các tập dữ liệu lớn.

Với những lưu ý này, FPT Shop tin rằng bạn sẽ có thể tách ô trong Excel một cách hiệu quả, giúp quản lý và phân tích dữ liệu trong bảng tính trở nên dễ dàng hơn.

Tạm kết

Việc nắm vững cách tách 1 ô thành 2 ô trong Excel không chỉ giúp bạn quản lý dữ liệu một cách khoa học mà còn nâng cao khả năng xử lý thông tin nhanh chóng. Với những hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu trong bài viết này, FPT Shop hy vọng bạn sẽ áp dụng thành công thủ thuật này vào công việc hàng ngày của mình. Nếu bạn đang có nhu cầu sử dụng bộ phần mềm văn phòng của Microsoft, hãy truy cập ngay vào đường link bên dưới nhé.

• Microsoft Office

Xem thêm:

• Cách sử dụng Excel: 5 hàm cơ bản nhất cho người mới bắt đầu
• 10 hàm tính toán trong Excel có thể giúp bạn xử lý lượng lớn dữ liệu trong nháy mắt