Cách nén tệp để gửi chúng qua email và những điều cần biết

Bạn có thể nén các tệp để làm cho chúng nhỏ hơn hoặc cuộn nhiều tệp thành một tệp duy nhất để dễ quản lý và gửi trong thư email hơn. Ngày nay, dung lượng ổ cứng không còn khó khăn và hầu hết mọi người không nén tệp để tiết kiệm dung lượng đĩa. Tuy nhiên, nhiều người nén tệp để có thể gửi tệp nhanh hơn qua Internet.

Những điều cần biết về việc nén file để gửi chúng qua email

Các loại nén

Một số định dạng nén thường được sử dụng và việc chọn định dạng phù hợp phụ thuộc vào một vài yếu tố khác nhau. Nén ZIP được hỗ trợ phổ biến nhất và phổ biến hơn các định dạng khác, nhưng nó cung cấp ít cách nén hơn các định dạng như RAR và 7Z. 

Tuy nhiên, các định dạng RAR, 7Z này yêu cầu các chương trình chuyên dụng để giải nén tệp. Trong hầu hết các trường hợp, điều này làm cho ZIP trở thành lựa chọn tốt nhất, vì tính năng nén ZIP được tích hợp với Windows, loại bỏ nhu cầu tải xuống hoặc bổ sung plug-in.

Cách nén tệp để gửi email

Quá trình nén tệp sẽ khác nhau tùy thuộc vào chương trình bạn đang sử dụng. Để sử dụng tính năng nén ZIP tích hợp sẵn của Windows. Làm theo các bước sau để nén tệp hoặc các tệp:

1. Trong Windows Explorer hoặc My Computer, chọn tệp hoặc các tệp bạn muốn nén. Lưu ý: Các loại tệp khác nhau có thể được nén vào cùng một tệp ZIP.

2. Nhấp chuột phải vào một trong các tệp và chọn Send to (Gửi Đến) -> Compressed (Zipped) Folder từ trình đơn thả xuống kết quả. Vậy là xong. 

Giới hạn kích thước tệp đính kèm

Tùy thuộc vào dịch vụ email bạn đang sử dụng để gửi tệp nén theo kích thước của mình. Mỗi nhà cung cấp có giới hạn kích thước khác nhau, vì vậy bạn sẽ cần kiểm tra với nhà cung cấp cụ thể của mình để biết chính xác. Các tùy chọn phổ biến như Gmail giới hạn bạn ở 25MB mỗi email, trong khi Outlook.com giới hạn bạn ở 10MB mỗi email. Các ứng dụng email cũng giới hạn, với Microsoft Outlook giới hạn ở 20MB mỗi tệp đính kèm, Windows Live mail giới hạn bạn ở 10GB cho mỗi email và không quá 50MB cho mỗi tệp và Mozilla Thunderbird cung cấp kích thước không giới hạn.

Giải pháp thay thế dựa trên lưu trữ đám mây

Lưu trữ đám mây cung cấp một giải pháp thay thế chắc chắn nếu tệp của bạn vẫn vượt quá giới hạn kích thước, bất kể bạn nén nó ở mức độ nào. Bằng cách lưu trữ tệp nén trên máy chủ đám mây như OneDrive, Google Drive hoặc Dropbox và gửi liên kết tải xuống tới người nhận, bạn tiết kiệm thời gian đính kèm tệp và gửi tệp lớn. Đây cũng là một cách thuận tiện hơn để chia sẻ tệp với nhiều người, vì nó chỉ cần được tải lên một lần. Sau đó, người nhận của bạn có thể tải xuống tệp một cách thuận tiện.