Outlook là gì? Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Outlook cơ bản

Outlook là gì?

Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft và là một phần trong bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office. Trong công việc, Outlook thường được sử dụng chính với vai trò nhận, gửi, tổng hợp email. Tuy nhiên trên thực tế Outlook có đầy đủ các tính năng quản lý như lịch, ghi chú, tạo lời nhắc, cuộc hẹn.

Outlook không chỉ có trên máy tính mà còn có ở nền tảng di động như smartphone hay máy tính bảng. Đối với máy tính, bạn có thể sử dụng trên ứng dụng Microsoft Office hoặc dùng ngay trên trình duyệt web.

Outlook có những lợi ích gì?

Về cơ bản, tính năng chính của Outlook sẽ là gửi, nhận và quản lý email, đồng thời theo dõi các cuộc hẹn và sự kiện. Tuy nhiên ở Outlook, bạn có thể quản lý email chuyên nghiệp hơn với khả năng sắp xếp khoa học và kết nối; định vị những email là quan trọng với bạn; tìm kiếm email nhanh chóng. Ngoài ra trên Outlook, bạn có thể tạo các kế hoạch, những việc cần làm trong ngày bằng Microsoft To Do.

Bên cạnh nhiều tính năng quản lý email tiện lợi, bảo mật chính là yếu tố quyết định để người dùng chọn Microsoft Outlook. Dữ liệu trong hộp thư của bạn sẽ được mã hóa; tự động hủy kích hoạt các liên kết không an toàn chứa lừa đảo, virus, mã độc, phần mềm xấu là những tính năng bỏa mật rất quan trọng có mặt trên Outlook.

Hướng dẫn sử dụng Outlook cơ bản

Để sử dụng Outlook, đầu tiên bạn cần phải có ứng dụng này. Outlook là một phần mềm nằm trong bộ ứng dụng Microsoft Office. Chính vì thế nếu máy tính của bạn có Office, thông thường đã có luôn Outlook, bạn có thể tìm kiếm ứng dụng này trong thanh tìm kiếm của Windows. Nếu máy tính bạn chưa có Office, bạn có thể mua phần mềm bản quyền Microsoft Office tại đây.

Bên cạnh việc sử dụng ứng dụng Microsoft Outlook, bạn có thể sử dụng Outlook bằng trình duyệt web ở đường dẫn này. Nếu sử dụng Outlook trên điện thoại, bạn có thể tải về ở đường dẫn dưới đây:

Tải về Outlook cho Android

Tải về Outlook cho iOS

Sau khi mở Outlook, bạn cần phải thiết lập tài khoản Outlook cho riêng mình bằng cách đăng nhập tên, địa chỉ email và mật khẩu. Nếu làm cho các doanh nghiệp, Outlook sẽ yêu cầu bạn cung cấp thêm máy chủ email của bạn. Nếu muốn thêm tài khoản khác, bạn cần chọn File > Add Account và đăng nhập.

Trong giao diện Outlook, bạn sẽ thấy đầy đủ những mục chính của hộp thư như Hộp thư đến, Bản nháp, Mục đã gửi, Mục đã xóa, … Để soạn thư mới bạn chọn New Email, sau đó bạn soạn Nội dung, Tiêu đề thư, địa chỉ người gửi và nhấn Send (gửi) sau khi đã soạn xong nội dung email.

Giao diện ứng dụng Microsoft Outlook

Giao diện soạn thư mới của Outlook

Để đính kèm tệp trong email, bạn chọn vào phần Attach File, ở đây sẽ hiện những tệp bạn thao tác gần đây để chọn nhanh, hoặc bạn chọn Browse This PC để chọn tệp mình cần gửi trong máy tính.

Để nhận tệp đính kèm, bạn chỉ cần nhấn vào phần mũi tên ở File đính kèm, chọn Save As để lưu vào máy tính và đọc tệp. Những email có tệp đính kèm sẽ có biểu tượng hình ghim bấm bên cạnh email.

Với mỗi email nhận được bạn sẽ có các tùy chọn Trả lời (Reply), Trả lời tất cả (Reply All), Chuyển tiếp (Forward) hiện ngay trên nội dung email của bạn.

Để xóa email, bạn chỉ cần nhấn chuột phải vào email đó và chọn dòng cuối cùng Delete.

Trên đây chỉ là một số thao tác cơ bản trong Microsoft Outlook, ngoài ra bạn còn có rất nhiều tính năng nâng cao khác như cài đặt email trả lời tự động, tạo thư mục, tạo chữ ký, gửi email hàng loạt, bạn có thể tham khảo ở những bài viết khác trên trang tin tức FPT Shop.