Mách bạn cách lặp lại tiêu đề trong Word cho bảng biểu để tiết kiệm thời gian

Khi làm việc với các tài liệu dài có nhiều bảng biểu trong Microsoft Word, việc lặp lại tiêu đề của bảng trên mỗi trang không chỉ giúp tài liệu của bạn dễ đọc hơn mà còn tạo sự chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian chỉnh sửa. 

Nếu bạn đã từng mất nhiều thời gian để điều chỉnh thủ công tiêu đề cho từng trang, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách lặp lại tiêu đề trong Word một cách tự động và hiệu quả, giúp bạn tối ưu hóa công việc và tạo ra những tài liệu hoàn hảo hơn.

Khi nào cần lặp lại tiêu đề trong Word?

Trong Microsoft Word, bạn sẽ có thể cần lặp lại tiêu đề trong các trường hợp sau:

• Bảng kéo dài qua nhiều trang: Khi bạn có một bảng kéo dài qua nhiều trang, việc lặp lại tiêu đề bảng trên đầu mỗi trang sẽ giúp người đọc dễ dàng theo dõi các cột dữ liệu mà không cần phải quay lại trang đầu tiên để xem tiêu đề.
• Mục lục hoặc danh mục dài: Nếu mục lục hoặc danh mục trong tài liệu của bạn rất dài và kéo dài qua nhiều trang, lặp lại tiêu đề hoặc phần tiêu đề trên các trang mới có thể giúp tăng tính dễ đọc và định hướng cho người đọc.
• Phần nội dung được chia thành nhiều phần phụ: Trong các tài liệu có cấu trúc phức tạp, khi một phần nội dung được chia thành nhiều phần phụ kéo dài qua nhiều trang, việc lặp lại tiêu đề của phần chính hoặc các phần phụ có thể giúp người đọc dễ dàng xác định vị trí trong tài liệu.

Việc lặp lại tiêu đề giúp tài liệu của bạn trở nên rõ ràng và dễ theo dõi hơn, đặc biệt là khi in ấn hoặc chia sẻ với người khác.

Lợi ích của việc lặp lại tiêu đề trong Word cho bảng biểu

Việc lặp lại tiêu đề cho bảng biểu khi làm việc với các tài liệu dài trong Microsoft Word mang lại nhiều lợi ích quan trọng, đặc biệt là khi bảng biểu của bạn trải dài qua nhiều trang. Dưới đây là một vài lợi ích chính mà bạn có thể tham khảo:

• Cải thiện tính dễ đọc và chuyên nghiệp của tài liệu: Khi tiêu đề bảng được lặp lại ở đầu mỗi trang, người đọc không cần phải quay lại trang trước để xem tiêu đề của từng cột. Điều này giúp tài liệu của bạn trở nên rõ ràng và dễ theo dõi hơn, đặc biệt là trong các báo cáo dài hoặc tài liệu chuyên nghiệp như kế toán, báo cáo tài chính, hay thống kê.
• Tiết kiệm thời gian và công sức chỉnh sửa: Thay vì phải tự tay lặp lại tiêu đề trên từng trang, tính năng lặp lại tiêu đề trong Word tự động thực hiện điều này cho bạn. Tính năng này không chỉ giảm thiểu lỗi sai khi sao chép thủ công mà còn giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể trong việc chỉnh sửa tài liệu.
• Đảm bảo tính nhất quán trên toàn bộ tài liệu: Khi bạn thay đổi tiêu đề ở trang đầu tiên, các tiêu đề trên những trang tiếp theo sẽ tự động cập nhật theo. Nhờ vậy, tài liệu của bạn có thể duy trì tính nhất quán, đảm bảo rằng mọi thông tin được trình bày đúng cách mà không có sự sai lệch giữa các trang.

Nhờ những lợi ích này, việc lặp lại tiêu đề trong Word là một tính năng không thể thiếu để nâng cao chất lượng và hiệu quả khi làm việc.

Cách lặp lại tiêu đề trong Word cho bảng biểu

Khi làm việc với các bảng biểu dài trong Microsoft Word, việc lặp lại tiêu đề trên mỗi trang là một bước quan trọng giúp tài liệu của bạn dễ đọc và chuyên nghiệp hơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn có thể thực hiện thủ thuật này một cách dễ dàng:

Bước 1: Chọn hàng tiêu đề trong bảng

Trước hết, bạn cần chọn hàng tiêu đề mà bạn muốn lặp lại trên mỗi trang. Đây thường là hàng đầu tiên của bảng, chứa các tiêu đề cột.

Sau đó, bạn hãy đặt con trỏ chuột vào bất kỳ ô nào trong hàng tiêu đề. Nếu bảng của bạn có nhiều hàng tiêu đề, bạn có thể chọn toàn bộ các hàng này bằng cách kéo chuột qua các hàng cần chọn.

Bước 2: Mở hộp thoại “Table Properties”

Sau khi chọn hàng tiêu đề, bạn cần mở hộp thoại “Table Properties” để truy cập các tùy chọn lặp lại tiêu đề. Để mở hộp thoại này, bạn hãy nhấp chuột phải vào hàng tiêu đề đã chọn, sau đó chọn Table Properties từ menu ngữ cảnh.

Mẹo: Một cách khác là vào tab Layout dưới Table Tools trên thanh Ribbon, sau đó nhấp vào “Properties”.

Bước 3: Kích hoạt tùy chọn lặp lại tiêu đề

Trong hộp thoại Table Properties, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn để tùy chỉnh bảng biểu. Để lặp lại tiêu đề, bạn cần điều chỉnh trong tab Row (Hàng).

Trong tab Row, bạn hãy đánh dấu vào ô Repeat as header row at the top of each page (Lặp lại hàng tiêu đề trên đầu mỗi trang). Tùy chọn này sẽ đảm bảo rằng hàng tiêu đề của bạn sẽ xuất hiện ở đầu mỗi trang khi bảng kéo dài qua nhiều trang.

Bước 4: Xác nhận và kiểm tra

Sau khi đã chọn tùy chọn lặp lại tiêu đề, bạn cần xác nhận thay đổi và kiểm tra để đảm bảo rằng tiêu đề thực sự lặp lại trên mỗi trang.

Để kiểm tra, bạn hãy thử hãy di chuyển qua các trang trong tài liệu của bạn để xem hàng tiêu đề đã được lặp lại đúng cách trên tất cả các trang có bảng biểu. Nếu hàng tiêu đề không lặp lại như mong đợi, bạn hãy kiểm tra lại các bước trên để đảm bảo bạn đã chọn đúng hàng và đã bật tùy chọn lặp lại tiêu đề. Ngoài ra, bạn có thể xem tài liệu ở chế độ Print Layout để thấy được sự thay đổi này.

Lặp lại tiêu đề trong Word là một kỹ thuật đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao trong việc làm cho tài liệu của bạn trở nên dễ đọc và chuyên nghiệp hơn, đặc biệt là khi làm việc với các tài liệu dài và phức tạp.

Tạm kết

Việc biết cách lặp lại tiêu đề trong Word cho bảng biểu không chỉ giúp tài liệu của bạn trở nên chuyên nghiệp và dễ theo dõi mà còn tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi xử lý các tài liệu dài. Với hướng dẫn đơn giản và chi tiết trong bài viết này, FPT Shop hy vọng bạn sẽ không còn lo lắng về việc tiêu đề bị lệch hay phải chỉnh sửa thủ công từng trang nữa.

Nếu bạn đang có nhu cầu sở hữu bộ phần mềm văn phòng của Microsoft với giá ưu đãi nhất, hãy truy cập đường link bên dưới hoặc ghé thăm các cửa hàng gần nhất của FPT Shop.

• Microsoft Office

Xem thêm:

• Cách gắn link vào Word để tăng tính tương tác và giá trị thông tin cho văn bản
• Bật mí cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Word mà nhiều người dùng không hề biết làm