Các kiểu dữ liệu thông dụng của Excel là những kiểu dữ liệu nào, bạn đã biết chưa?

Excel không chỉ là công cụ bảng tính đơn thuần mà còn là kho tàng dữ liệu khổng lồ. Việc hiểu rõ các kiểu dữ liệu thông dụng của Excel là chìa khóa để khai thác tối đa tiềm năng của phần mềm này. Vì vậy, bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết về các kiểu dữ liệu phổ biến trong Excel, giúp bạn phân tích dữ liệu hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

Kiểu dữ liệu Text trong Excel

Một trong các kiểu dữ liệu thông dụng của Excel là kiểu dữ liệu dạng Text hay dạng chuỗi. Kiểu dữ liệu Text được sử dụng để lưu trữ văn bản, chữ cái, ký tự và các chuỗi ký tự đặc biệt khác. Kiểu dữ liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc diễn đạt và giải thích các yếu tố một cách rõ ràng trong bảng tính. Đây cũng có thể được xem là kiểu dữ liệu được dùng nhiều nhất trong Excel.

Đặc điểm của dữ liệu Text:

• Được căn lề trái trong ô: Theo mặc định dữ liệu Text sẽ được căn lề trái trong ô tính.
• Có thể chứa các ký tự khác nhau: Bao gồm chữ cái (A-Z, a-z), số, ký tự đặc biệt (@, #, $,...) và khoảng trắng.
• Không thể thực hiện tính toán trực tiếp: Chẳng hạn, bạn không thể cộng hai chuỗi "Hello" và "World" lại với nhau.
• Cần đặt trong dấu ngoặc kép khi sử dụng trong công thức: Khi sử dụng dữ liệu Text trong công thức, cần đặt nó trong cặp dấu ngoặc kép ("") để Excel hiểu đó là một chuỗi ký tự. Ví dụ: =IF(A1="Tốt", "Đậu", "Rớt").

Ví dụ về dữ liệu Text: “Tên khách hàng”, "Nguyễn Văn A", “Tên sản phẩm”, "Máy tính xách tay XYZ", “Địa điểm”, "Số 123, đường ABC",...

Kiểu dữ liệu Number trong Excel

Xếp thứ hai trong các kiểu dữ liệu thông dụng của Excel là kiểu dữ liệu Number hay còn gọi là dữ liệu số. Đây là một trong các loại dữ liệu cơ bản và không thể thiếu trong Excel. Nó được sử dụng để lưu trữ các giá trị số, bao gồm số nguyên, số thập phân,...

Đặc điểm của dữ liệu Number:

• Lưu trữ giá trị số: Các giá trị số được tạo thành từ 0 đến 9, kể cả số âm, số thập phân, số nguyên tố,...
• Căn lề phải: Dữ liệu Number mặc định được căn lề phải trong ô tính.
• Sử dụng trong tính toán: Number có thể được sử dụng trực tiếp trong các phép tính toán học.

Cách thể hiện số âm bằng định dạng Number

• Dấu trừ (-): Sử dụng dấu trừ trước số để biểu thị số âm. Ví dụ: -123, -45,...
• Dấu ngoặc đơn ('): Đặt dãy số vào dấu ngoặc đơn để biểu thị số âm. Ví dụ: (123), (45),...

Cách ghi số thập phân bằng định dạng Number trong Excel

• Dấu phẩy (,) hoặc dấu chấm (.): Sử dụng dấu phẩy hoặc dấu chấm để phân tách phần nguyên và phần thập phân của số. Ví dụ: 123.45 hoặc 12,34567…

Cách đánh số điện thoại trong Excel bằng định dạng Number

• Đặt dấu nháy đơn ('): Đặt dấu nháy đơn trước số điện thoại để giữ nguyên số 0 ở đầu. Ví dụ: '0123456789,...

Kiểu dữ liệu Time trong Excel

Có độ phổ biến thứ ba trong các kiểu dữ liệu thông dụng của Excel là kiểu dữ liệu Time hay còn được người dùng biết đến với tên gọi là dữ liệu thời gian. Kiểu dữ liệu thời gian được sử dụng để lưu trữ các giá trị thời gian, bao gồm ngày, tháng, giờ và phút. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý dữ liệu liên quan đến thời gian, chẳng hạn như lịch trình, dự án, báo cáo tài chính,...

Nếu bạn sử dụng định dạng thời gian, khi nhập dữ liệu thời gian vào trong ô tính, dữ liệu sẽ được hiển thị bên phải ô tương tự như kiểu dữ liệu Number.

Kiểu dữ liệu Logic trong Excel

Kiểu dữ liệu Logic trong Excel là một kiểu dữ liệu đặc biệt chỉ bao gồm hai giá trị: Đúng (True) và Sai (False). Nó được sử dụng để biểu thị các điều kiện hoặc kết quả của các phép so sánh logic.

Đặc điểm của dữ liệu Logic:

• Chỉ hai giá trị: Logic chỉ có hai giá trị True và False, không có giá trị nào khác.
• Sử dụng trong công thức: Logic được sử dụng trong các công thức có điều kiện để kiểm tra các điều kiện và trả về kết quả tương ứng.
• Kết hợp với các toán tử logic: Logic có thể được kết hợp với các hàm toán tử logic như AND, OR, NOT để tạo ra các biểu thức logic phức tạp hơn.

Kiểu dữ liệu Formula trong Excel

Không thể không nhắc đến các kiểu dữ liệu thông dụng của Excel là kiểu dữ liệu Formula hay kiểu dữ liệu công thức. Kiểu dữ liệu này dùng để lưu trữ các biểu thức tính toán hoặc tham chiếu đến các ô khác trong bảng tính. Khi nhập công thức vào ô tính, Excel sẽ tính toán giá trị dựa trên biểu thức và hiển thị kết quả trong ô đó.

Đặc điểm của dữ liệu công thức:

• Bắt đầu bằng dấu "=": Dấu "=" là dấu hiệu nhận biết dữ liệu dạng công thức.
• Hiển thị kết quả: Khi nhập công thức, Excel sẽ tính toán giá trị và hiển thị kết quả trong ô tính, thay vì hiển thị biểu thức, công thức.
• Sử dụng các phép toán và hàm: Công thức có thể sử dụng các phép toán cơ bản như cộng, trừ, nhân, chia, mũ, phần trăm,... Ngoài ra, còn có thể sử dụng các hàm Excel để thực hiện các thao tác phức tạp hơn.
• Tham chiếu đến các ô khác: Công thức có thể tham chiếu đến các ô khác trong bảng tính để lấy giá trị và thực hiện tính toán.

Tạm kết

Hiểu rõ về các kiểu dữ liệu thông dụng của Excel là nền tảng quan trọng để bạn có thể sử dụng Excel một cách hiệu quả. Hãy dành thời gian để luyện tập và khám phá những ứng dụng đa dạng của các kiểu dữ liệu trong các công việc khác nhau.

Xem thêm:

• Mách bạn 5 bước thao tác dễ dàng để tạo dòng dấu chấm trong Excel một cách nhanh gọn nhất
• Bật mí cách căn chữ giữa ô trong Excel để tạo bảng dữ liệu đẹp và chuyên nghiệp hơn

Bạn đang cần một chiếc máy tính để đồng hành cùng bạn trong việc nâng cao kỹ năng sử dụng Excel, nhằm phục vụ cho học tập và công việc. Hãy đến với FPT Shop, nơi cung cấp đa dạng các dòng laptop chất lượng cao với mức giá phải chăng, đáp ứng mọi nhu cầu của bạn.

Xem thêm các dòng laptop đang có tại FPTShop:

• Laptop giá rẻ.