Bỏ túi top 10 phần mềm quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ dễ sử dụng nhất hiện nay

Giải pháp quản lý tài liệu, giấy tờ, hồ sơ và công văn bằng phần mềm là cách hiệu quả để doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất. Việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản giúp doanh nghiệp hoặc tổ chức nâng cao hiệu quả làm việc. Dưới đây là 10 phần mềm quản lý văn bản phổ biến và dễ sử dụng nhất hiện nay.

Lợi ích của phần mềm quản lý văn bản

Sau một thời gian dài, phương thức lưu trữ và quản lý tài liệu truyền thống đã bị loại bỏ vì không hiệu quả và tốn nhiều thời gian. Vì vậy, việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản đang trở thành xu hướng trong thời đại 4.0. Việc chuyển đổi mô hình làm việc văn phòng giấy tờ truyền thống sang văn phòng điện tử nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và không gian lưu trữ. Tài liệu được lưu trữ trên đám mây hoặc mạng internet để dễ dàng tìm kiếm. Việc này cũng giúp tiết kiệm chi phí mua sắm văn phòng phẩm và máy móc, giảm thiểu nguồn nhân lực trong việc lưu trữ hồ sơ và văn bản. Các văn bản đến, đi và nội bộ được lưu trữ và quản lý trên một hệ thống chung, chỉ người dùng có tài khoản và được phân quyền mới có thể truy cập và sử dụng. Tất cả dữ liệu được đảm bảo an toàn và bảo mật.

Top 10 phần mềm quản lý văn bản

Viindoo Documents

Viindoo Documents là một phần mềm quản lý văn thư trong hệ thống phần mềm văn phòng điện tử hàng đầu của Viindoo. Phần mềm này giúp số hóa các hoạt động quản lý văn thư, tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất làm việc trong các nghiệp vụ khác nhau. Nó cũng kết nối giấy tờ từ các bộ phận khác nhau vào một hệ thống duy nhất.

Dưới đây là một số điểm mạnh của phần mềm quản lý văn bản Viindoo Documents:

• Hỗ trợ người dùng chia sẻ nhiều tài liệu nội bộ với các đối tác và khách hàng.
• Có tính năng gắn sao cho tài liệu và hỗ trợ lọc ra các tài liệu đã gắn sao một cách dễ dàng và nhanh chóng.
• Hỗ trợ phân quyền cho thành viên trong các đội/nhóm. Mỗi thành viên sẽ có quyền tải lên và chỉnh sửa tài liệu của đội/nhóm mình.

Lưu ý: Phần mềm có tính phí. Giá của Viindoo Documents phụ thuộc vào các tính năng và mức độ sử dụng. Bạn có thể liên hệ với nhà cung cấp để biết thông tin chi tiết về giá cả.

Tham khảo Viindoo Documents TẠI ĐÂY

DocEye

DocEye là một phần mềm quản lý tài liệu đầy đủ tính năng hữu ích cho doanh nghiệp, từ cơ bản đến nâng cao. Nó giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu, giấy tờ và công văn một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian tìm kiếm. Các tính năng nổi trội của phần mềm này bao gồm nhận dạng và phân loại từng nguồn thông tin tài liệu, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu dễ dàng và nhanh chóng, bảo mật thông tin tài liệu bằng cơ chế phân quyền đến từng cá nhân người dùng, cho phép đồng bộ hóa file tài liệu cá nhân với thư mục và kho tài liệu chung của công ty.

Lưu ý: Phần mềm có tính phí. Giá của sản phẩm dịch vụ chỉ mang tính chất tham khảo và có thể thay đổi theo thời gian hoặc đơn vị phát hành.

Tham khảo DocEye TẠI ĐÂY

iOffice VNPT

Phần mềm quản lý văn bản iOffice VNPT là một hệ thống quản lý văn bản được cung cấp bởi công ty công nghệ VNPT. Được thiết kế với nhiều tính năng hữu ích và dễ sử dụng, nó đã trở thành lựa chọn của nhiều doanh nghiệp hiện nay.

Các tính năng nổi trội của phần mềm này bao gồm sắp xếp công việc cá nhân và báo cáo công việc một cách kịp thời và nhanh chóng. Nó cũng cho phép tương tác đa chiều giữa các nhân viên trong tổ chức để chia sẻ, trao đổi và phản hồi thông tin. Ban lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý và sắp xếp lịch họp cũng như nắm bắt đầy đủ thông tin để đưa ra những quyết định chính xác. Thông tin được lưu trữ trên một website duy nhất, cho phép tra cứu và quản lý văn bản dễ dàng trên máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.

Lưu ý: Phần mềm có tính phí. iOffice VNPT có nhiều phiên bản với giá phù hợp với từng nhu cầu sử dụng của cá nhân hoặc từng quy mô của tổ chức.

Tham khảo iOffice VNPT TẠI ĐÂY

Cloud Office

Cloud Office là một ứng dụng quản lý văn bản được thiết kế theo cách rất khoa học, với các chức năng hữu ích để hỗ trợ việc quản lý văn bản, trao đổi thông tin và điều hành các tác vụ. Đặc biệt, qua việc kết nối với Internet, người dùng có thể theo dõi và quản lý công việc từ xa.

Hãy cùng tìm hiểu một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý văn bản CloudOffice dưới đây:

• Phân loại văn bản theo chủ đề, phù hợp cho mọi phòng ban trong tổ chức và doanh nghiệp.
• Hỗ trợ tính năng bình luận dưới văn bản và tài liệu.
• Ban lãnh đạo được phép phê duyệt và xử lý văn bản đối với từng cá nhân và đơn vị cụ thể.
• Hỗ trợ phân hệ cá nhân giúp người dùng có thể tùy chỉnh và tạo ra các tính năng riêng phù hợp với mình nhất.

Lưu ý: Phần mềm có tính phí. Cloud Office cung cấp nhiều phiên bản tùy theo quy mô đơn vị, nhu cầu cụ thể cùng các đặc thù công việc.

Tham khảo CloudOffice TẠI ĐÂY

Codedao

Codedao là một trong những giải pháp giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề lưu trữ và quản lý các văn bản nội bộ. Thay vì phải lưu trữ các công văn bằng bản cứng từ năm này qua năm khác, rất tốn diện tích và tốn thời gian tìm kiếm khi sử dụng, công cụ quản lý văn bản codedao.com giúp doanh nghiệp lưu trữ, tra cứu công văn, văn thư nhanh chóng, bảo mật và chính xác nhất.

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý văn bản ngoại tuyến này bao gồm:

- Giao diện phần mềm thân thiện, dễ hiểu và dễ sử dụng cho mọi người.

- Cho phép tra cứu thông tin lịch sử nhanh chóng.

- Hỗ trợ theo dõi và xử lý kịp thời, chính xác các loại văn thư và giấy tờ.

- File đính kèm của mọi văn bản được mã hóa để đảm bảo tính an toàn.

- Dữ liệu có thể được sao lưu và khôi phục dễ dàng.

- Cho phép tìm kiếm tài liệu và văn bản dựa trên các thông tin như loại văn bản, ngày ban hành, nơi ban hành, ký hiệu, nội dung tóm tắt,...

Lưu ý: Phần mềm đang cung cấp miễn phí cho người dùng, phần mềm có thể hoạt động ngoại tuyến, không cần kết nối Internet.

Tham khảo Codedao TẠI ĐÂY

eFile

eFile là phần mềm quản lý văn bản và điều hành giúp tổ chức số hóa công tác quản lý văn bản, hồ sơ công việc. Nó đồng nhất và số hoá các quy trình hoạt động, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong tổ chức. Mục tiêu là nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, cán bộ và nhân viên.

Lưu ý: Phần mềm có tính phí với nhiều phiên bản phù hợp cho nhu cầu của từng tổ chức, cá nhân.

Tham khảo eFile TẠI ĐÂY

Lạc Việt SureDMS 

Phần mềm Lạc Việt SureDMS là một công cụ quản lý, thu thập và xử lý hồ sơ lưu trữ dành cho các cơ quan và doanh nghiệp. Các tính năng của phần mềm bao gồm khai thác, tra cứu, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và báo cáo thống kê. Giao diện phần mềm được thiết kế đơn giản và dễ sử dụng. Hồ sơ lưu trữ được quản lý theo nhiều kho khác nhau, bao gồm kho tạm và kho chuyên dụng. Phần mềm cũng trang bị hai tính năng tìm kiếm nhanh và tìm kiếm nâng cao, cho phép xuất file tìm kiếm ra Excel, và dễ dàng thực hiện các báo cáo thống kê.

Lưu ý: Phần mềm có tính phí.

Tham khảo Lạc Việt SureDMS TẠI ĐÂY

EFY-DOC

EFY-DOC là một phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, giúp hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả tại văn phòng. Phần mềm này cho phép xử lý các tác vụ thông thường như xử lý văn bản đến và đi, lưu trữ hồ sơ công việc. EFY-DOC được đánh giá phù hợp với các cơ quan và doanh nghiệp Nhà nước.

Các tính năng nổi trội của EFY-DOC bao gồm:

- Giao diện đơn giản, thân thiện, dễ hiểu và sử dụng.

- Người dùng có thể gửi tài liệu hoặc thông báo cho nhiều người khác nhau.

- Hỗ trợ người dùng trong việc thu thập, tra cứu, khai thác, chỉnh lý, bảo quản và báo cáo thống kê dữ liệu.

- Văn bản và dữ liệu được lưu trữ một cách tập trung và an toàn với số lượng lớn.

Lưu ý: Phần mềm có tính phí.

Tham khảo EFY-DOC TẠI ĐÂY

Faceworks 

Phần mềm quản lý văn bản Faceworks được đánh giá cao vì tích hợp nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp. Nó giải quyết hiệu quả các vấn đề như mất mát tài liệu giấy, khó khăn trong việc thống kê thông tin lưu trữ và tìm kiếm tài liệu. Faceworks còn có các tính năng quản lý tài liệu và văn thư như: lưu trữ dữ liệu và thông tin an toàn với số lượng không giới hạn, cập nhật văn bản đến và đi liên tục theo thời gian, sắp xếp hồ sơ và tài liệu khoa học theo từng nhóm công việc và truy cập, tìm kiếm dữ liệu dễ dàng và nhanh chóng với đa dạng các tiêu chí.

Lưu ý: Người dùng có thể đăng ký để trải nghiệm phần mềm miễn phí. Tuy nhiên, sau giai đoạn dùng thử, để tiếp tục sử dụng bạn sẽ cần thanh toán phí.

Tham khảo Faceworks TẠI ĐÂY

C-Office

C-Office là một phần mềm quản lý văn bản trực tuyến, được thiết kế để phục vụ cho mọi cơ quan và doanh nghiệp hiện nay. C-Office giúp số hóa và tự động hóa quy trình quản lý và điều hành, tạo ra hiệu quả công việc cao.

Dưới đây là các tính năng quan trọng của phần mềm C-Office:

• Quản lý công việc, nhắc nhở và thông báo hoàn thành công việc qua Email.
• Quản lý tất cả các hồ sơ tài liệu hiện hành hoặc đã được số hóa trên hệ thống lưu trữ, giúp quản lý, cập nhật, khai thác và tìm kiếm thông tin dễ dàng.
• Quản lý thư viện tài liệu cho tổ chức, bao gồm tài liệu về quy trình, hướng dẫn, chia sẻ tài liệu, biểu mẫu, quy định và chính sách.
• Phân quyền giúp cấp trên có thể gửi thông báo thuận tiện đến nhân viên.

Lưu ý: Bạn có thể đăng ký để sử dụng thử phần mềm miễn phí và nhận tư vấn về giá trước khi quyết định mua sản phẩm.

Tham khảo C-Office TẠI ĐÂY

Tạm kết

Trong doanh nghiệp, việc tổ chức, lưu trữ và chia sẻ thông tin đòi hỏi sự hỗ trợ từ các phần mềm quản lý văn bản và tài liệu. Trong bài viết này, FPT Shop đã giới thiệu top 10 phần mềm quản lý văn bản chuyên nghiệp được ưa chuộng hiện nay. Mỗi phần mềm có những tính năng riêng, hy vọng bạn sẽ tìm được phần mềm phù hợp với nhu cầu của bản thân hoặc doanh nghiệp, tổ chức bạn đang làm việc.

Xem thêm

TOP 6 app dịch tiếng Anh sang tiếng Việt bằng giọng nói cực chính xác và dễ sử dụng

Tổng hợp 5 app xác định kiểu khuôn mặt cực chuẩn trên hệ điều hành Android và iOS

Tổng hợp 10 phần mềm chèn sub vào video nhanh và chuyên nghiệp nhất hiện nay

Bạn đang tìm kiếm một bộ ứng dụng văn phòng mạnh mẽ và dễ sử dụng? Bạn muốn hoàn thành công việc hiệu quả hơn? Hãy chọn Microsoft Office bản quyền từ FPT Shop!

Microsoft Office