Góc khuất ngành logistics nằm ở đâu? Hé mở những áp lực phía sau ngành vận hành chuỗi cung ứng

Logistics đang trở thành ngành trụ cột của thương mại hiện đại, nhưng không phải ai cũng nhìn thấy những góc khuất đằng sau mỗi đơn hàng được gửi đi. Ẩn dưới quy trình tưởng chừng trơn tru là chuỗi công việc phức tạp, chịu tác động của nhiều yếu tố về con người, công nghệ và vận hành. Việc hiểu những góc khuất ngành logistics là cách để nhận diện rủi ro và đánh giá đúng giá trị của một hệ thống vận chuyển hiệu quả.

Góc nhìn tổng quan về ngành logistics

Góc khuất ngành logistics không chỉ là những trục trặc thuộc về vận chuyển, mà còn bao gồm những yếu tố khó thấy trong suốt hành trình từ kho, xe tải đến hệ thống chứng từ. Ở bề nổi, hàng hóa được xem như di chuyển liên tục, nhưng thực tế nhiều khâu vẫn phụ thuộc vào thao tác thủ công, theo dõi giấy tờ rời rạc và xử lý sự cố theo kinh nghiệm. Điều này khiến chi phí vận hành cao hơn dự tính, trong khi tỷ lệ sai sót lại khó giảm nếu không có quy trình chặt chẽ.

Các doanh nghiệp nhỏ đặc biệt dễ gặp thách thức hơn, khi họ không đủ nguồn lực để số hóa hoặc đồng bộ hóa hệ thống quản lý. Việc cập nhật đơn hàng, xác minh thông tin, kiểm soát số lượng và thời gian giao nhận đôi khi vẫn phải thực hiện trên nhiều nền tảng khác nhau. Đây là lý do khiến nhiều người ngoài ngành không nhận ra rằng phía sau mỗi kiện hàng là cả một chuỗi hoạt động phức tạp, chủ yếu dựa vào con người.

Các loại áp lực và sự cố phổ biến trong ngành logistics

Ngành logistics vốn vận hành trên chuỗi hoạt động nối tiếp nhau, nên chỉ cần một điểm gặp trục trặc là toàn bộ quá trình có thể bị ảnh hưởng. Góc khuất ngành logistics hiện diện khi khối lượng công việc tăng nhanh hơn năng lực tối ưu, mà những vấn đề phổ biến nhất có thể kể đến như sau.

Công việc thủ công chiếm tỷ lệ lớn

Dù công nghệ đã phát triển, nhiều doanh nghiệp vẫn dựa vào thao tác thủ công trong tạo đơn, nhập mã vận đơn, đối soát hay cập nhật chứng từ. Chỉ một lỗi nhỏ khi nhập mã SKU hoặc chọn sai tuyến cũng khiến kiện hàng bị định tuyến nhầm, giao trễ hoặc tồn kho không mong muốn. Khi toàn bộ quy trình phụ thuộc quá nhiều vào từng cá nhân, độ ổn định của hệ thống trở nên khó kiểm soát.

Khối lượng công việc tăng cao theo mùa vụ

Trong các dịp lễ, mùa mua sắm hoặc khi thị trường biến động mạnh, lượng đơn tăng đột ngột khiến toàn bộ chuỗi vận hành bị kéo căng. Nhân viên kho, tài xế, bộ phận nhập liệu đều phải làm việc liên tục để tránh tồn đọng. Đây là thời điểm dễ phát sinh sai lệch tồn kho, sai mã kiện, cập nhật trạng thái chậm hoặc nhầm tuyến giao hàng, do áp lực quá lớn và thời gian xử lý quá ít.

Rủi ro từ nhân sự chưa được đào tạo bài bản

Do nhu cầu nhân lực tăng nhanh, nhiều doanh nghiệp phải tuyển gấp, dẫn tới việc nhân sự mới chưa được đào tạo đầy đủ về quy trình kiểm đếm, phân loại hay đối soát. Điều này khiến các lỗi nhỏ lặp lại thường xuyên: Nhập sai số lượng, ghi sai địa chỉ, không xác minh giấy tờ kịp thời… Những lỗi này tuy nhỏ nhưng cộng dồn lại có thể gây ra chậm trễ lớn.

Sự phức tạp của hệ thống chứng từ

Một kiện hàng đi qua kho, xe, trung tâm phân loại… đồng nghĩa đi qua rất nhiều giấy tờ. Trong các hệ thống chưa số hóa, việc lưu giữ chứng từ thủ công khiến giấy tờ dễ thất lạc, hư hỏng hoặc cập nhật muộn. Khi chứng từ sai lệch ở bất kỳ bước nào, toàn bộ lô hàng sẽ phải kiểm tra lại, gây chậm trễ và phát sinh chi phí.

Độ chính xác của thông tin chưa được đảm bảo

Mỗi mã hàng, mã tuyến, địa chỉ hay thông tin khách hàng đều cần cập nhật chính xác tuyệt đối. Nhưng khi quy trình còn phụ thuộc nhiều vào con người, lỗi nhập liệu dễ xảy ra, nhất là khi xử lý hàng trăm đơn mỗi giờ. Không phải doanh nghiệp nào cũng có hệ thống cảnh báo lỗi, khiến việc sửa sai phải thực hiện thủ công, tốn thời gian và công sức.

Thiếu kết nối giữa các đơn vị trong chuỗi

Logistics không chỉ là công việc của một doanh nghiệp mà là của nhiều đơn vị đồng thời. Nhưng nếu mỗi bên sử dụng một hệ thống quản lý khác nhau, việc trao đổi dữ liệu sẽ không đồng bộ. Chỉ cần một bên chậm cập nhật, bên còn lại sẽ nhận thông tin sai, dẫn đến xung đột xử lý, giao nhầm tuyến hoặc chậm trạng thái đơn hàng.

Những rủi ro tiềm ẩn gây ảnh hưởng đến chất lượng chuỗi cung ứng

Sự cố bất ngờ trong vận tải

Tai nạn, tắc đường, thời tiết xấu, đứt gãy chuỗi cung ứng quốc tế… đều có thể khiến đơn hàng chậm mà khách hàng khó hiểu được lý do. Đây là “góc tối” thường gặp nhưng khó tránh khỏi trong ngành.

Chi phí âm thầm tăng lên

Nhiều doanh nghiệp phải chi thêm cho khâu lưu kho, nhân lực sửa lỗi, vận chuyển lại hoặc đền bù cho khách hàng. Những chi phí này thường không được công bố, nhưng tác động mạnh đến lợi nhuận.

Công nghệ chưa theo kịp nhu cầu

Dù doanh nghiệp muốn chuyển đổi số, nhưng chi phí triển khai phần mềm quản lý kho, hệ thống theo dõi vận đơn thời gian thực hoặc tự động hóa quy trình không hề nhỏ. Điều này khiến nhiều công ty vẫn trì hoãn nâng cấp, tạo ra khoảng cách lớn giữa nhu cầu và năng lực.

Những nhầm lẫn phổ biến về ngành logistics

Nhiều người không trực tiếp làm trong lĩnh vực này thường có cái nhìn đơn giản hơn thực tế và đánh giá thấp tính nghiêm trọng của các góc khuất ngành logistics. Để tránh hiểu sai, có thể lưu ý một số quan niệm chưa chính xác sau:

• Nghĩ rằng logistics chủ yếu là giao hàng, trong khi phần lớn công việc nằm ở xử lý thông tin và chứng từ.
• Cho rằng chỉ cần thêm nhân sự là giải quyết được vấn đề, nhưng thực tế phụ thuộc vào quy trình và hệ thống.
• Hiểu nhầm rằng doanh nghiệp chủ động được toàn bộ quá trình, dù nhiều sự cố đến từ yếu tố bất khả kháng như thời tiết hoặc tắc nghẽn chuỗi cung ứng.
• Tin rằng lỗi vận hành chỉ xảy ra ở doanh nghiệp nhỏ, trong khi các doanh nghiệp lớn cũng có thể gặp điểm nghẽn khi khối lượng đơn vượt khả năng xử lý.

Tạm kết

Hiểu rõ những góc khuất ngành logistics giúp ta nhìn nhận toàn diện hơn về hoạt động vận chuyển vốn phức tạp và đầy biến động. Khi nhìn đúng vào những điểm nghẽn, doanh nghiệp và người làm nghề sẽ chủ động hơn trong quản lý, nâng cấp quy trình và hạn chế rủi ro. Đây cũng là cách tạo ra chuỗi cung ứng bền vững và hiệu quả hơn trong dài hạn.

Những ai làm trong ngành logistics đều hiểu giá trị của một chiếc laptop mỏng nhẹ có thể đồng hành trong mọi ca làm, từ tạo đơn đến đối soát chứng từ. Hiệu suất ổn định giúp việc cập nhật dữ liệu diễn ra liên tục và chính xác hơn. Hãy đến FPT Shop để chọn chiếc laptop phù hợp cho nhu cầu di chuyển và làm việc cường độ cao.

Xem thêm:

Ngành Logistics và quản lý chuỗi cung ứng: Học trường nào? Ra trường làm gì? Lương bao nhiêu?

Gợi ý 9 phần mềm quản lý vận tải hiệu quả và tốt nhất hiện nay cho doanh nghiệp của bạn