Cách tạo link Excel trên Google Drive chi tiết, chia sẻ file nhanh và làm việc nhóm hiệu quả hơn

Người dùng Internet ngày nay càng ngày càng hướng đến các giải pháp làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Thay vì gửi file qua nhiều nền tảng khác nhau, người dùng có xu hướng sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây để tối ưu thời gian. Trong đó không thể không kể đến sự tiện lợi của các nền tảng Google online. Trong bài viết này, FPT Shop sẽ hướng dẫn bạn cách tạo link Excel trên Google Drive để làm việc thuận tiện hơn nhé.

Tạo link Excel trên Google Drive để làm gì?

Tạo link chia sẻ file Excel trên Google Drive mang lại rất nhiều lợi ích trong thực tế. Dùng Excel online là một giải pháp làm việc nhóm và lưu trữ dữ liệu vô cùng hiệu quả.

Khi sử dụng cách tạo link Excel trên Google Drive, bạn có thể cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa một bảng tính. Nhờ đó có thể giảm thiểu việc gửi qua lại nhiều phiên bản khác nhau và tránh nhầm lẫn dữ liệu. Ngoài ra, bạn cũng có thể theo dõi lịch sử chỉnh sửa để biết ai đã thay đổi nội dung nào trong file.

Một lợi ích khác là khả năng cộng tác trực tuyến. Mọi người có thể làm việc cùng lúc, dù ở bất kỳ đâu, giúp tăng tốc độ xử lý công việc. Đồng thời, bạn có thể chia sẻ báo cáo cho khách hàng hoặc cấp trên mà không cần gửi file trực tiếp.

Cách tạo link Excel trên Google Drive

Cách tạo link Excel trên Google Drive bằng điện thoại

Với điện thoại, bạn vẫn có thể thực hiện thao tác rất nhanh mà không cần máy tính. Các bước dưới đây khá đơn giản và dễ thực hiện.

• Bước 1: Mở Google Drive
• Bước 2: Nhấn dấu + ⇒ chọn Tải lên
• Bước 3: Chọn file Excel cần tạo link
• Bước 4: Nhấn dấu 3 chấm cạnh file
• Bước 5: Chọn Sao chép liên kết hoặc Chia sẻ
• Bước 6: Chọn quyền Xem, Nhận xét hoặc Chỉnh sửa
• Bước 7: Gửi link qua Zalo, Messenger hoặc email

Sau khi hoàn tất, bạn đã có thể chia sẻ file cho người khác một cách dễ dàng.

Cách tạo link Excel trên Google Drive bằng máy tính

Trên máy tính, thao tác sẽ trực quan hơn và dễ kiểm soát quyền truy cập. Đây là cách được sử dụng phổ biến trong môi trường làm việc.

• Bước 1: Truy cập Google Drive ⇒ Chọn File upload hoặc Folder upload và tải lên, hoặc kéo thả file vào Google Drive

• Bước 2: Nhấp chuột phải vào file Excel
• Bước 3: Chọn Chia sẻ
• Bước 4: Nhấn Thay đổi quyền truy cập (Change)
• Bước 5: Chọn Sao chép liên kết (Copy Link)
• Bước 6: Chọn quyền Xem / Nhận xét / Chỉnh sửa

• Bước 7: Nhấn Done và dán link để chia sẻ

Bạn cũng có thể gửi trực tiếp qua email bằng cách nhập địa chỉ người nhận và phân quyền ngay trong cửa sổ chia sẻ. 

Các quyền truy cập khi chia sẻ link Excel

Khi thực hiện cách tạo link Excel trên Google Drive, bạn cần lựa chọn quyền truy cập hợp lý để tránh gặp rắc rối. Nó quyết định người nhận có thể làm gì với file của bạn.

Quyền “Chỉ xem” phù hợp khi bạn chỉ muốn người khác xem nội dung mà không chỉnh sửa. Quyền “Nhận xét” cho phép họ góp ý nhưng không thay đổi dữ liệu. Trong khi đó, quyền “Chỉnh sửa” cho phép người nhận thay đổi nội dung trực tiếp trong file.

Những lưu ý quan trọng khi tạo link Excel

Để sử dụng hiệu quả, bạn cần chú ý một số điểm quan trọng để bảo vệ dữ liệu và tránh rủi ro trong quá trình chia sẻ. Trước hết, bạn nên hạn chế chia sẻ link công khai nếu file chứa thông tin quan trọng. Ngoài ra, cần kiểm tra lại link trước khi gửi để đảm bảo đúng file và quyền truy cập.

Bạn cũng nên tạo bản sao file gốc trước khi chia sẻ để tránh mất dữ liệu nếu có người chỉnh sửa nhầm. Bên cạnh đó, bạn có thể thu hồi quyền truy cập khi không còn cần thiết để đảm bảo bảo mật.

Cách quản lý link Excel đã chia sẻ trên Google Drive

Sau khi thực hiện cách tạo link Excel trên Google Drive, bạn nên quản lý các link đã chia sẻ để đảm bảo dữ liệu luôn được kiểm soát. Nhiều người thường chỉ tạo link rồi gửi đi mà quên kiểm tra lại quyền truy cập, dẫn đến việc file bị truy cập ngoài ý muốn hoặc không còn phù hợp với mục đích ban đầu.

Kiểm tra danh sách người đã được cấp quyền

Khi bạn chia sẻ file Excel, Google Drive sẽ lưu lại toàn bộ danh sách những người đã được cấp quyền truy cập. Bạn có thể dễ dàng theo dõi ai đang có quyền xem hoặc chỉnh sửa file. Để kiểm tra, bạn chỉ cần mở lại file và truy cập vào phần chia sẻ. Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách email hoặc nhóm người đang có quyền.

Cách chỉnh sửa quyền truy cập đã cấp

Trong quá trình làm việc, bạn có thể cần thay đổi quyền của người đã được chia sẻ. Ví dụ, chuyển từ quyền chỉnh sửa sang chỉ xem sau khi hoàn thành công việc. Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Mở Google Drive
• Bước 2: Nhấp chuột phải vào file Excel
• Bước 3: Chọn Chia sẻ

• Bước 4: Tại danh sách người dùng, nhấn vào quyền hiện tại
• Bước 5: Chọn lại quyền phù hợp (Xem / Nhận xét / Chỉnh sửa)

• Bước 6: Nhấn Xong

Cách thu hồi quyền truy cập link

Trong một số trường hợp, bạn cần ngừng chia sẻ file hoặc thu hồi quyền của một số người. Điều này thường xảy ra khi dự án đã hoàn thành hoặc bạn không muốn file tiếp tục được truy cập. Bạn có thể xóa quyền của từng người hoặc tắt hoàn toàn chế độ chia sẻ link. Khi đó link cũ sẽ không còn hoạt động nữa. Tuy nhiên việc này không loại bỏ hoàn toàn khả năng link đã được sao lưu/ tạo bản sao trước đó.

Quản lý link chia sẻ công khai

Nếu bạn đã chia sẻ file dưới dạng “Bất kỳ ai có link”, bạn nên kiểm tra lại thường xuyên. Đây là dạng chia sẻ dễ gây rủi ro nhất vì bất kỳ ai có link đều có thể truy cập. Trong trường hợp không còn cần thiết, bạn nên chuyển về chế độ giới hạn người cụ thể.

Theo dõi hoạt động và lịch sử chỉnh sửa

Google Drive cho phép bạn xem lịch sử chỉnh sửa của file Excel. Bạn có thể biết ai đã thay đổi nội dung và thay đổi vào thời điểm nào. Tính năng này giúp bạn dễ dàng kiểm soát và khôi phục dữ liệu nếu cần thiết. Bạn có thể kiểm tra lịch sử chỉnh sửa trực tiếp trên Google Drive hoặc Google Sheets. Các bước thực hiện khá đơn giản:

• Bước 1: Mở file Excel (Google Sheets) trên Google Drive
• Bước 2: Nhấn vào Tệp (File)
• Bước 3: Chọn Lịch sử phiên bản
• Bước 4: Nhấn Xem lịch sử phiên bản

Sau khi mở, bạn sẽ thấy danh sách các phiên bản được lưu theo thời gian. Mỗi phiên bản đều hiển thị người chỉnh sửa và nội dung thay đổi. Ngoài cách trên, bạn có thể sử dụng phím tắt để truy cập nhanh. Trên máy Mac, chỉ cần nhấn tổ hợp ⌘ + Option + Shift + H để mở lịch sử phiên bản.

Nếu phát hiện dữ liệu bị thay đổi hoặc mất nội dung, bạn có thể khôi phục lại phiên bản trước đó chỉ với vài thao tác:

• Bước 1: Mở lịch sử phiên bản
• Bước 2: Chọn phiên bản bạn muốn khôi phục
• Bước 3: Nhấn Khôi phục phiên bản này

Sau khi khôi phục, file sẽ quay lại trạng thái như trước đó. Đây là tính năng rất quan trọng khi làm việc nhóm, giúp bạn tránh mất dữ liệu quan trọng. Đặc biệt, Google Drive còn cho phép bạn xem chi tiết ai đã chỉnh sửa nội dung. Mỗi thay đổi đều được gắn với tài khoản cụ thể, giúp bạn dễ dàng kiểm soát.

Những lỗi hay gặp khi tạo link Excel trên Google Drive

Không mở được link Excel trên Google Drive

Đây là lỗi phổ biến nhất khi chia sẻ file. Người nhận nhấn vào link nhưng không thể truy cập hoặc trang không tải được nội dung. Nguyên nhân thường đến từ bộ nhớ đệm của trình duyệt bị lỗi hoặc kết nối mạng không ổn định. Trong một số trường hợp, phần mềm diệt virus hoặc tiện ích mở rộng trên trình duyệt cũng có thể chặn truy cập.

Để khắc phục, bạn nên thử mở link bằng trình duyệt khác như Chrome, xóa cache hoặc kiểm tra lại kết nối Internet. Nếu vẫn không được, hãy kiểm tra xem file có bị giới hạn quyền truy cập hay không.

Người nhận không có quyền chỉnh sửa file

Khi thực hiện cách tạo link Excel trên Google Drive, nhiều người vô tình để quyền chia sẻ ở chế độ “Người xem”. Điều này khiến người nhận chỉ có thể xem mà không thể chỉnh sửa. Đây không phải lỗi hệ thống mà là do thiết lập quyền chưa đúng. Để xử lý, bạn chỉ cần vào lại phần chia sẻ và chuyển quyền sang “Người chỉnh sửa”.

File Excel không đồng bộ theo thời gian thực 

Một số trường hợp người dùng chỉnh sửa nhưng người khác không thấy thay đổi ngay lập tức. Nguyên nhân thường do lỗi trình duyệt hoặc kết nối mạng yếu khiến dữ liệu không được cập nhật kịp thời. Ngoài ra, nếu file quá nặng, quá trình đồng bộ cũng sẽ chậm hơn.

Bạn có thể khắc phục bằng cách tải lại trang, đăng xuất và đăng nhập lại hoặc khởi động lại máy. Khi áp dụng cách tạo link Excel trên Google Drive, nên đảm bảo mạng ổn định để tránh lỗi này.

File Excel bị lỗi định dạng khi mở trên Google Drive

Khi tải file Excel lên Google Drive và mở trực tiếp, đôi khi định dạng sẽ bị thay đổi. Điều này thường xảy ra với các file có công thức phức tạp hoặc sử dụng font chữ đặc biệt. Nguyên nhân là do sự khác biệt giữa Excel và Google Sheets. Hai nền tảng này không hoàn toàn tương thích 100%. Để hạn chế lỗi, bạn nên chuyển file sang định dạng Google Sheets trước khi chia sẻ.

Không tải được file Excel từ Google Drive

Một số người nhận link nhưng không thể tải file về máy. Khi đó, nút tải xuống có thể bị ẩn hoặc không hoạt động. Nguyên nhân là do chủ sở hữu đã tắt quyền tải xuống, in hoặc sao chép trong phần cài đặt bảo mật. Đây là tính năng nhằm bảo vệ dữ liệu.

Nếu cần tải file, bạn phải liên hệ với người chia sẻ để họ bật lại quyền này. Khi sử dụng cách tạo link Excel trên Google Drive, bạn nên cân nhắc thiết lập này tùy theo mục đích chia sẻ.

File Excel mở rất chậm trên Google Drive

Khi file có dung lượng lớn, nhiều công thức hoặc chứa nhiều hình ảnh, việc mở trên trình duyệt có thể bị chậm. Nguyên nhân chủ yếu là do trình duyệt phải xử lý nhiều dữ liệu cùng lúc. Ngoài ra, máy tính cấu hình thấp cũng có thể khiến tốc độ tải file giảm đáng kể. Để khắc phục, bạn nên tối ưu file trước khi tải lên bằng cách xóa dữ liệu không cần thiết, giảm dung lượng hình ảnh và hạn chế định dạng phức tạp.

Kết luận

Cách tạo link Excel trên Google Drive rất đơn giản, chỉ cần thực hiện vài thao tác. Với Google Trang tính, bạn có thể làm việc nhóm thuận tiện hơn, đồng bộ dữ liệu nhanh chóng mà không phải chuyển file qua lại phức tạp. Hãy thực hiện theo các bước hướng dẫn để tạo link và sử dụng ngay nhé, chúc bạn thành công!

Nếu bạn thường xuyên làm việc với file Excel và Google Drive thì có thể đầu tư một chiếc laptop có hiệu năng ổn định sẽ giúp thao tác nhanh hơn và hạn chế tình trạng giật lag khi xử lý dữ liệu lớn. Những dòng laptop hiện nay không chỉ hỗ trợ làm việc online tốt mà còn tối ưu đa nhiệm hiệu quả. Bạn có thể tham khảo các mẫu laptop chính hãng tại FPT Shop để nâng cao hiệu suất làm việc và trải nghiệm sử dụng hằng ngày, mua sắm ngay hôm nay để nhận ưu đãi!

Xem thêm:

• Hướng dẫn cách lấy đường link trong Excel cực nhanh và đơn giản
• Chia sẻ bảng tính Excel mang đến lợi ích gì? Những lưu ý khi chia sẻ bảng tính Excel