Kanbanchi là gì? Ứng dụng quản lý công việc trực quan tích hợp Google Drive

Trong môi trường làm việc hiện đại, đặc biệt là khi xu hướng làm việc nhóm từ xa ngày càng phổ biến, các công cụ quản lý dự án và công việc trở thành trợ thủ không thể thiếu. Một trong những giải pháp nổi bật được nhiều người lựa chọn chính là Kanbanchi – ứng dụng quản lý công việc và cộng tác nhóm tích hợp trực tiếp với hệ sinh thái Google.

Kanbanchi là gì?

Kanbanchi là ứng dụng quản lý công việc và làm việc nhóm trực quan, được thiết kế với nhiều tính năng hỗ trợ người dùng tổ chức, phân chia và theo dõi tiến độ công việc. Điểm đặc biệt của Kanbanchi nằm ở khả năng tích hợp chặt chẽ với Google Drive và Google Calendar, giúp đồng bộ dữ liệu và lịch làm việc một cách mượt mà.

Người dùng chỉ cần đăng nhập bằng tài khoản Google để bắt đầu. Ngay lập tức, toàn bộ dữ liệu sẽ được lưu trữ và đồng bộ với Google Drive. Điều này không chỉ giúp bảo mật thông tin mà còn thuận tiện khi cần truy cập ở bất kỳ đâu.

Cách tổ chức công việc trong Kanbanchi

Kanbanchi quản lý công việc theo dạng Dashboard – Danh sách – Thẻ:

• Dashboard: Được xem như bảng tổng quan của dự án. Mỗi Dashboard có thể tùy chỉnh, sao chép, thay đổi màu sắc, xuất dữ liệu CSV hoặc kích hoạt thông báo qua email.
• Danh sách: Các cột trong Dashboard, đại diện cho từng giai đoạn hoặc nhóm nhiệm vụ. Người dùng có thể thêm, sao chép, in hoặc giới hạn số lượng thẻ trong danh sách.
• Thẻ: Là phần tử nhỏ nhất chứa nội dung công việc. Mỗi thẻ có thể gắn mô tả, ngày hạn, checklist, bình luận, file đính kèm, người phụ trách, màu sắc hoặc nhãn đánh dấu.

Ngoài ra, Kanbanchi còn có bộ lọc thông minh (Dashboard Filter) cho phép tìm kiếm thẻ theo người được giao việc, ngày tạo, nhãn màu hay bình luận, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.

Tính năng của Kanbanchi

Tính năng nổi bật

• Tích hợp với Google Drive và Google Calendar: Tất cả dữ liệu trên Kanbanchi sẽ được đồng bộ trực tiếp vào Google Drive, giúp người dùng truy cập dễ dàng từ bất kỳ thiết bị nào và không lo thất lạc. Đồng thời, việc tích hợp với Google Calendar cho phép bạn theo dõi hạn chót, lịch họp và tiến độ công việc trong cùng một hệ sinh thái Google, rất tiện lợi cho cá nhân lẫn doanh nghiệp.
• Cho phép chia sẻ công việc qua email và quản lý quyền truy cập (xem, chỉnh sửa, bình luận): Với Kanbanchi, bạn có thể mời cộng sự tham gia chỉ bằng địa chỉ email. Người quản trị có quyền thiết lập chế độ truy cập khác nhau như chỉ xem, chỉnh sửa hoặc chỉ bình luận. Điều này đảm bảo tính bảo mật, đồng thời phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng thành viên trong dự án.
• Cộng tác nhóm nhanh chóng với địa chỉ Gmail: Nhờ liên kết trực tiếp với Gmail, việc cộng tác trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Các thành viên trong nhóm chỉ cần tài khoản Google để cùng tham gia, chia sẻ file, thảo luận qua bình luận và theo dõi tiến độ ngay trên một nền tảng chung.

• Giao diện trực quan với các cột, thẻ và nhãn màu dễ theo dõi: Công việc được sắp xếp khoa học theo mô hình Dashboard – List – Card. Các nhãn màu giúp phân loại nhanh chóng, trong khi giao diện dạng bảng cho phép kéo thả linh hoạt. Cách hiển thị này giúp bạn nắm bắt tình hình tổng thể của dự án chỉ trong vài giây.
• Hỗ trợ đính kèm file, bình luận và theo dõi thay đổi trong thời gian thực: Kanbanchi cho phép tải file từ máy tính hoặc Google Drive, đính kèm trực tiếp vào từng thẻ. Các thành viên có thể trao đổi ngay trong phần bình luận, hạn chế việc sử dụng nhiều ứng dụng rời rạc. Mọi thay đổi đều được cập nhật tức thì, đảm bảo nhóm luôn theo dõi đúng tiến độ.
• Xuất dữ liệu dưới dạng file CSV: Người dùng có thể xuất toàn bộ dữ liệu dự án sang định dạng CSV để xử lý trên Excel hoặc Google Sheets. Đây là lựa chọn hữu ích khi cần phân tích dữ liệu, lập báo cáo hoặc lưu trữ dài hạn.
• Nhận thông báo qua email về mọi hoạt động mới: Kanbanchi gửi email thông báo cho bạn mỗi khi có thay đổi quan trọng, như thêm thẻ mới, cập nhật trạng thái hay bình luận. Nhờ vậy, người dùng không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào trong quá trình làm việc nhóm.

Tính năng nâng cao có trả phí 

Bên cạnh bản miễn phí, Kanbanchi mang đến những công cụ cao cấp dành cho quản lý dự án chuyên nghiệp:

• Gantt Chart: Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể chuyển bảng công việc sang dạng biểu đồ Gantt. Đây là công cụ phổ biến trong quản lý dự án, giúp hiển thị tiến độ, mốc thời gian và sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. Nhờ đó, nhóm có cái nhìn trực quan và dễ điều chỉnh khi kế hoạch thay đổi.
• Time Tracker: Công cụ đếm giờ tích hợp sẵn ngay trong Kanbanchi cho phép theo dõi thời gian thực hiện từng công việc. Bạn có thể bật/tắt bộ đếm ngay trên thẻ, từ đó biết chính xác thời gian tiêu tốn cho mỗi nhiệm vụ. Đây là tính năng đặc biệt hữu ích trong việc đánh giá hiệu quả làm việc cá nhân và nhóm.
• Branding: Kanbanchi hỗ trợ doanh nghiệp tùy chỉnh giao diện bằng logo và hình nền riêng. Việc đồng bộ thương hiệu trên công cụ quản lý không chỉ tạo sự chuyên nghiệp mà còn nâng cao trải nghiệm người dùng, đặc biệt khi làm việc với đối tác hoặc khách hàng.

Mức giá cho gói trả phí dao động từ 10 USD/tháng (trả theo năm) đến 20 USD/tháng (trả theo tháng), phù hợp cho các công ty cần công cụ quản lý dự án chuyên sâu mà vẫn tiết kiệm chi phí.

Vì sao nên dùng Kanbanchi?

Kanbanchi không chỉ đơn thuần là công cụ quản lý công việc, mà còn là trợ thủ đắc lực giúp nâng cao năng suất:

• Quản lý trực quan: Thay vì danh sách dạng cây truyền thống, công việc được thể hiện rõ ràng qua bảng, cột và thẻ. Người dùng dễ dàng nắm bắt trạng thái từng nhiệm vụ và toàn bộ dự án mà không cần tìm kiếm phức tạp.
• Hỗ trợ làm việc nhóm: Các thành viên có thể cộng tác theo thời gian thực, chỉnh sửa nội dung, để lại bình luận hoặc phân chia công việc nhanh chóng. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho nhóm làm việc từ xa, đảm bảo sự liên kết chặt chẽ dù ở bất kỳ đâu.
• Đồng bộ an toàn: Nhờ được lưu trữ trực tiếp trên Google Drive, dữ liệu luôn được bảo mật, dễ dàng khôi phục và truy cập mọi lúc mọi nơi. Đây là lợi thế vượt trội so với nhiều công cụ quản lý khác vốn phải lưu trữ thủ công.
• Linh hoạt: Kanbanchi phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau, từ cá nhân muốn quản lý công việc hàng ngày, nhóm nhỏ đang thực hiện dự án ngắn hạn, cho đến doanh nghiệp có nhu cầu quản lý dự án phức tạp.

Kết luận

Kanbanchi là một công cụ quản lý công việc toàn diện, đặc biệt hữu ích cho những nhóm làm việc từ xa hoặc doanh nghiệp cần sự phối hợp nhịp nhàng. Với giao diện trực quan, tích hợp Google Drive và nhiều tính năng miễn phí lẫn nâng cao, Kanbanchi giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng hiệu suất dự án.

Kanbanchi giúp bạn quản lý công việc hiệu quả, nhưng để tối ưu trải nghiệm làm việc, những thiết bị công nghệ chất lượng là không thể thiếu. Hãy đến FPT Shop để chọn mua laptop, máy tính bảng, ổ cứng và nhiều sản phẩm chính hãng. Trải nghiệm mua sắm tiện lợi, giá tốt cùng chế độ bảo hành uy tín chỉ có tại FPT Shop.

Xem nhanh: Laptop HP

Xem thêm:

• Tải Daily Tasks: To Do List: Ứng dụng quản lý thời gian và công việc một cách hiệu quả cho bạn
• TickTick: Things & Tasks To Do - Ứng dụng giúp bạn quản lý thời gian và công việc hiệu quả